Question 1

Co to jest wirtualne biuro?

Accepted Answer

Wirtualne biuro jest to usługa polegająca na wynajęciu adresu rejestracyjnego dla firmy oraz pełnej obsłudze korespondencji przychodzącej. Więcej informacji na temat funkcjonowania wirtualnego biura napisaliśmy w artykule na naszym blogu - Wirtualne biuro - co to jest?

Question 2

Jakie usługi oferuje wirtualne biuro?

Accepted Answer

Wirtualne biuro przede wszystkim oferuje wynajem adresu do rejestracji firmy, a także pełną obsługę korespondencji przychodzącej. W zależności od wybranego pakietu listy mogą być skanowane i odsyłane do klienta. Zapraszamy do zapoznania się z pakietami wirtualnego biura.

Question 3

Do kogo skierowana jest oferta wirtualnego biura?

Accepted Answer

Wirtualne biuro jest to usługa skierowana głównie do przedsiębiorców prowadzących spółkę lub jednoosobową działalność gospodarczą. Mogą z niej korzystać również fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty prawne.

Question 4

Gdzie mogę się posługiwać adresem?

Accepted Answer

Adresem będziesz mógł posługiwać się wszędzie tam, gdzie normalnie podaje się adres działalności firmy - we wszelkich rejestrach, urzędach, na umowach, fakturach, korespondencji itp.

Question 5

Czy umowę muszę podpisać osobiście?

Accepted Answer

Umowy nie trzeba podpisywać fizycznie w naszym biurze. Cały proces odbywa się online bez papierowego obiegu dokumentów.

Question 6

Jak wygląda proces podpisania umowy?

Accepted Answer

Umowa podpisywana jest w 100% online. Bez potrzeby skanowania, drukowania i odsyłania pocztą. Na adres mailowy przychodzi link z zaproszeniem do zawarcia umowy. Za pomocą generowanego podpisu cyfrowego i po wpisaniu kodu sms umowa zostaje zawarta. Cały proces jest bezpieczny, bardzo prosty i szybki.

Question 7

Czy umowę podpisuje się przed czy po założeniu spółki / JDG?

Accepted Answer

Co do zasady umowy podpisujemy z istniejącymi już firmami. Najpierw należy więc zgłosić nam chęć skorzystania z adresu, następnie założyć spółkę lub jednoosobową działalność gospodarczą, a na koniec podpisać umowę na usługi wirtualnego biura.

Question 8

Ile czasu będzie trwał proces przygotowania umowy?

Accepted Answer

Po otrzymaniu przez nas wszystkich niezbędnych dokumentów, umowa gotowa jest do podpisania w ciągu 10 minut.

Question 9

Co się dzieje z korespondencja przychodzącą na adres rejestracyjny mojej firmy?

Accepted Answer

Wszelka przychodząca korespondencja jest przez nas odbierana, a klient jest o niej powiadamiany. W zależności od wybranego pakietu listy mogą być skanowane oraz odsyłane do klienta kurierem.

Question 10

Jak szybko klient jest informowany o przychodzącej korespondencji?

Accepted Answer

Klient o przychodzącej korespondencji jest informowany niezwłocznie w dniu jej otrzymania. W skrajnych przypadkach w ciągu 24 godziny od jej otrzymania.

Question 11

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Accepted Answer

Naturalnie. Wirtualne biura działają w Polsce od wielu lat i rejestracja firmy pod takim adresem jest akceptowana przez wszystkie urzędy i instytucje. Więcej na temat legalności wirtualnego biura przeczytasz w artykule na blogu.

Question 12

Na jaki okres zawierana jest umowa?

Accepted Answer

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony. Nie stosujemy umów terminowych i kar umownych za ich rozwiązanie.

Question 13

Jaki jest okres wypowiedzenia?

Accepted Answer

Zgodnie z umową okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym składane jest wypowiedzenie. Czyli jeśli umowa została wypowiedziana 20 sierpnia, to zostanie ona rozwiązana 30 września.

Question 14

Jak wynająć salę na spotkania?

Accepted Answer

Salkę na spotkanie trzeba najpierw zarezerwować. Wystarczy kontakt telefoniczny lub email.

Question 15

Wirtualne biuro a Urząd Skarbowy

Accepted Answer

Jeśli zarejestrujesz swoją firmę w naszym wirtualnym biurze, to nie będziesz z tego powodu miał żadnych problemów z Urzędem Skarbowym. Wirtualne biuro działa w pełni legalnie i Urząd Skarbowy jest z tego rodzajem działalności oraz z naszym biurem zaznajomiony.

Question 16

Wirtualne biuro a kontrola z Urzędu Skarbowego?

Accepted Answer

Nasi klienci mogą bezpłatnie korzystać z salki spotkań w przypadku kontroli ze strony każdego urzędu - w tym Urzędu Skarbowego. O tym jak wygląda kontrola z Urzędu Skarbowego zapraszamy do naszego artykułu na naszym blogu.

Question 17

Wirtualne biuro a rejestracja do VAT?

Accepted Answer

Wielu klientów zadaje sobie pytanie, czy nie będzie problemu z rejestracją spółki jako czynnego płatnika VAT? Dawniej urzędnicy wychodzili bowiem z założenia, że wirtualne biuro służy jedynie jako adres rejestracyjny firmy i nie jest prowadzona w nim działalność firmy. Wśród urzędników panowało też przekonanie, że wirtualne biura mogą służyć do wyłudzania podatku VAT. Na przestrzeni lat wiele się jednak zmieniło i rejestracji VAT odmawia się (zgodnie z art. 96 ust. 4a ustawy o podatku towarów i usług z dnia 11 marca z 2004 roku) w przypadku:
- błędnych danych umieszczonych w formularzu rejestracyjnym gdy podmiot nie istnieje,
- przy braku możliwości skontaktowania się z podmiotem,
- w przypadku nie stawienia się podmiotu na wezwania naczelnika Urzędu Skarbowego,
- przy orzeczeniu wydanym przez sąd o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej oraz posiadaniu informacji, że podmiot może prowadzić działania mające na celu wykorzystania działalności banków.

Więcej informacji na ten temat można przeczytać na naszym blogu w artykule - Czy wirtualne biuro jest legalne?

Question 18

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Accepted Answer

Ceny wirtualnego biura zależą się od wybranego pakietu usług oraz opłaconego okresu. Zapraszamy do zapoznania się z naszym cennikiem.

Question 19

Czy za usługę wirtualnego biura płaci się co miesiąc, czy można zapłacić za dłuższy okres?

Accepted Answer

Oferujemy różne warianty płatności. Można opłacać fakturę co miesiąc, co pół roku lub za cały rok z góry.

Question 20

Czy sposób rozliczeń można zmienić?

Accepted Answer

Sposób płatności można zmienić w dowolnym momencie. Nasze umowy są pod tym względem elastyczne.

Question 21

Jaki będzie adres mojego biura?

Accepted Answer

Nasze wirtualne biuro znajduje się przy ulicy Złotej 2/19, 15-016 Białystok. Taki będzie też adres Twojej firmy.

Question 22

Pod jaki Urząd Skarbowy będę podlegać? / Które urzędy podlegają pod adres wirtualnego biura?

Accepted Answer

Nasze biuro w Białymstoku i firmy w nim zarejestrowane podlegają pod:

Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku
ul. Plażowa 17, 15-502 Białystok

Question 23

Pod jaki Sąd będę podlegać?

Accepted Answer

Nasze biuro i firmy w nim zarejestrowane podlegają pod:
Sąd Rejonowy w Białymstoku – XII Wydział Gospodarczy KRS
ul. Mickiewicza 103, 15-950 Białystok

Question 24

Czy odbierane są paczki?

Accepted Answer

Tak, istnieje możliwość odbioru paczek (w zależności od wybranego pakietu). Zapraszamy do zapoznania się z naszym cennikiem.

Question 25

Jak długo przechowywane są paczki?

Accepted Answer

Paczki w zależności od wybranego pakietu przechowujemy do 48 godzin lub do 7 dni. Zapraszamy do zapoznania się z naszym cennikiem.

Question 26

Dlaczego warto zarejestrować firmę w wirtualnym biurze?

Accepted Answer

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na korzystanie z usług wirtualnego biura. Głównymi zaletami są:
- redukcja kosztów prowadzenia działalności,
- usługi sekretarskie wraz z obsługa korespondencji,
- prestiżowy adres,
- obsługa prawna i księgowa w jednym miejscu.

Po więcej informacji dlaczego warto skorzystać z usług wirtualnego biura zapraszamy do artykułu na naszym blogu - Wady i zalety biura wirtualnego.

Question 27

Dlaczego umowa wirtualnego biura zawierana jest na czas nieokreślony?

Accepted Answer

Zawieramy umowy na czas nieokreślony ze względu na ich elastyczność i łatwość adaptacji do zmiennej sytuacji naszych klientów. W ramach takich umów można dowolnie zmieniać pakiety i okresy płatności (co miesiąc, co pół roku, co roku). Umowa tego rodzaju charakteryzuje się też krótkim, miesięcznym okresem wypowiedzenia. Wolimy by klienci zostali z nami na lata ze względu na wysoki poziom świadczonych usług, a nie ze względu na restrykcyjne umowy terminowe.

Question 28

Jak należy rozumieć miesięczny okres wypowiedzenia umowy wirtualnego biura?

Accepted Answer

W umowach wirtualnego biura obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca kalendarzowego. To znaczy, że jeśli wypowiedzenie składamy na przykład 14 lutego, to umowa zostanie rozwiązana z końcem kolejnego miesiąca (marca).

Question 29

Czy mogę zawrzeć z Wami umowę wirtualnego biura dla spółki jeśli nie mam jeszcze nadanego numeru NIP?

Accepted Answer

Tak jest to możliwe. Jeśli została już podpisana umowa spółki, ale spółka nie jest jeszcze widoczna w KRS i nie posiada jeszcze numeru NIP, nic nie stoi na przeszkodzie, abyśmy zawarli umowę. W takim przypadku do nazwy spółki w umowie dodajemy dopisek "w organizacji". Do sporządzenia takiej umowy potrzebujemy skanu zawartej umowy spółki, żeby potwierdzić, kto jest uprawniony do jej reprezentacji, a tym samym do zawarcia umowy z nami.

Question 30

Czy korespondencję firmy może odebrać inna osoba?

Accepted Answer

Tak, może, ale musimy wcześniej otrzymać mailowe upoważnienie takiej osoby do odbioru korespondencji wraz z kompletem jej danych. Takiego upoważnienia powinna udzielić osoba uprawniona do reprezentacji firmy. Konieczne również wskazanie, czy takie upoważnienie jest jednorazowe, okresowe, czy do odwołania.

Question 31

Czy mogę otrzymywać skany korespondencji na kilka skrzynek?

Accepted Answer

Skany korespondencji przesyłamy na jedną, wskazaną w umowie skrzynkę. Po stronie własnej skrzynki pocztowej klienci zwykle mają jednak możliwość ustawienia przekierowania maili od konkretnego nadawcy na inne skrzynki

Question 32

Czy mogę otrzymywać faktury za usługi wirtualnego biura na kilka skrzynek?

Accepted Answer

Faktury przesyłamy na jedną, wskazaną w umowie skrzynkę. Po stronie własnej skrzynki pocztowej klienci zwykle mają jednak możliwość ustawienia przekierowania maili od konkretnego nadawcy na inne skrzynki.

Question 33

Czy mogę otrzymywać faktury za usługi wirtualnego biura na skrzynkę inną niż ta, na którą otrzymuję skany?

Accepted Answer

Tak, faktury mogą być przesyłane na inną skrzynkę, niż skany korespondencji.

Question 34

Czy możecie odbierać korespondencję kierowaną do wspólników?

Accepted Answer

Tak, po wcześniejszym poinformowaniu nas o tym, do których wspólników możemy spodziewać się korespondencji, którą powinniśmy odbierać. Wspólników tych należy wskazać nam z imienia i nazwiska. W zależności od wybranego pakietu wirtualnego biura może być to usługa dodatkowo płatna.

Question 35

Czy możecie odbierać korespondencję kierowaną do pracowników?

Accepted Answer

Tak, po wcześniejszym poinformowaniu nas o tym, do których pracowników możemy spodziewać się korespondencji, którą powinniśmy odbierać. Pracowników tych należy wskazać nam z imienia i nazwiska. W zależności od wybranego pakietu wirtualnego biura może być to usługa dodatkowo płatna.

Question 36

Czy mogę przenieść firmę pod Wasz adres / zarejestrować ją na Waszym adresie nie informując Was wcześniej o tym?

Accepted Answer

Takie działanie nie jest dopuszczalne. Bezumowna rejestracja firmy na naszym adresie wiąże się z opłatą w wysokości 10 000 PLN netto. Dodatkową konsekwencją będzie fakt, iż o bezumownym wykorzystywaniu adresu informujemy odpowiedni Urząd Skarbowy oraz KRS/CEIDG.

Question 37

Czy w trakcie trwania umowy mogę przejść na inny pakiet?

Accepted Answer

Pakiety wirtualnego biura można dowolnie zmieniać w trakcie obowiązywania umowy.

Question 38

Jak długo muszę czekać, aż mój wniosek o rejestrację spółki przejdzie w KRS?

Accepted Answer

Procesowanie wniosku o rejestrację spółki w KRS może różnić się czasowo w zależności od kilku czynników takich jak rodzaj spółki, kompletność dokumentacji i sposób jej założenia (system S24 lub notariusz). Teoretycznie w przypadku spółki założonej w systemie S24 sąd powinien podjąć działanie w terminie jednego dnia, w praktyce spółka zwykle staje się aktywna w ciągu 2-7 dni od złożenia wniosku o jej założenie.

Question 39

Czy mogą państwo odesłać moją paczkę, która omyłkowo przyszła na wasz adres?

Accepted Answer

Możemy przygotować taką paczkę do wysyłki - po stronie klienta pozostaje jednak kwestia zamówienia odpowiedniego kuriera, rodzaju paczki i przesłanie nam listu przewozowego/etykiety nadawczej.

Question 40

Jak mogę zarezerwować salkę spotkań?

Accepted Answer

Telefonicznie bądź mailowo. Po więcej szczegółów zapraszamy na podstronę salki spotkań.

Question 41

W jakiej formie podpisana jest umowa w przypadku gdy spółka nie jest jeszcze zarejestrowana w KRS?

Accepted Answer

Jeśli została już sporządzona umowa spółki (u notariusza lub przez S24), ale spółka nie jest jeszcze widoczna w KRS, to podmiot funkcjonuje jako "spółka w organizacji" i może zawierać umowy zgodnie z reprezentacją. W takiej sytuacji zawieramy standardową umowę, a w nazwie spółki pojawia się dopisek "w organizacji".

Question 42

Czy można zmienić dane spółki w umowie wirtualnego biura w przypadku, w którym zmieniły się one w KRS?

Accepted Answer

Tak. Jeśli w danych spółki zajdą zmiany, możemy w dowolnym momencie przygotować odpowiedni aneks.

Question 43

Czy podana kwota wynajmu wirtualnego biura jest stała i nie ulegnie zmianom w trakcie trwania umowy?

Accepted Answer

Cennik może ulec zmianie w trakcie umowy. O planowanych zmianach musimy jednak poinformować klientów przynajmniej miesiąc przed ich wprowadzeniem. W przypadku opłacenia usługi z góry na dłuższy okres - na przykład rok, obowiązuje gwarancja ceny i jakiekolwiek zmiany cennika mają skutek dopiero po upłynięciu opłaconego okresu.

Question 44

Jakie są warunki wypowiedzenia umowy wirtualnego biura?

Accepted Answer

W umowach wirtualnego biura obowiązuje miesięczny okres wypowiedzenia ze skutkiem na koniec kolejnego miesiąca kalendarzowego. To znaczy, że jeśli wypowiedzenie składamy na przykład 14 lutego, umowa zostanie rozwiązana z końcem kolejnego miesiąca (marca). Dodatkowym warunkiem jest wykreślenie adresu biura z rejestrów takich jak KRS czy CEIDG. W przypadku, gdy po wypowiedzeniu umowy podmiot będzie nadal zarejestrowany na adresie wirtualnego biura, a my nie otrzymamy dokumentu potwierdzającego zmianę, zgodnie z zapisami umowy możemy wystawiać faktury za kolejne okresy rozliczeniowe aż do czasu wykreślenia naszego adresu z rejestrów.

Question 45

Kupiłem spółkę notarialnie, chciałbym zmienić jej adres na adres wirtualnego biura. Jaki kolejny krok powinienem wykonać?

Accepted Answer

Kolejnym krokiem powinno być zawarcie umowy z wirtualnym biurem, a następnie dokonanie zmian adresu w odpowiednich rejestrach.

Question 46

Zakładam fundację/stowarzyszenie. Aby został jej nadany numer NIP i została wpisana do KRS potrzebuje adresu. Czy powinienem zawrzeć umowę wirtualnego biura już teraz pomimo braku możliwości korzystania z usług i posługiwania się adresem przez kilka najbliższych miesięcy?

Accepted Answer

W przypadku fundacji i stowarzyszeń wystarczy informacja o chęci zarejestrowania się na naszym adresie - umowę należy podpisać niezwłocznie po uzyskaniu wpisu do KRS.

Question 47

Co z opłaconymi usługami wirtualnego biura jeśli zawieszam swoją działalność?

Accepted Answer

Zawieszenie działalności nie jest jednoznaczne z jej likwidacją. Zawieszenie działalności nie jest jednoznaczne z wykreśleniem spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej z rejestrów - nie powoduje więc rozwiązania umowy. Dopóki firma posługuje się naszym adresem w rejestrach, umowa nadal obowiązuje, a usługa obsługi korespondencji jest realizowana. Rozwiązanie umowy i ewentualny zwrot nadpłaty będą możliwe tylko po jej likwidacji lub zmianie adresu siedziby firmy na inny.

Question 48

Czy po zakończeniu umowy wirtualnego biura przez jakiś czas odbierają Państwo przychodzącą korespondencję i informują o niej klienta?

Accepted Answer

Po zakończeniu umowy nie możemy odbierać korespondencji ze względu na fakt, że wraz z rozwiązaniem umowy wygasają wszelkie udzielone nam pełnomocnictwa. Bywa jednak tak, że po zmianie adresu firmy przez jakiś czas korespondencja wciąż przychodzi na stary adres. W takiej sytuacji można przesunąć okres wypowiedzenia i opłacać usługi w cyklu miesięcznym - wtedy odbieramy i przesyłamy informację o wszystkich listach.

Wirtualne Biuro Białystok Złota 2 w samym centrum!

Wirtualne Biuro Białystok – Pakiety i cennik

Poznaj Wirtualne Biuro Złota 2 w Białymstoku – nasze usługi

Usługi dodatkowe – dostępne we wszystkich pakietach

Usługi concierge – dostępne tylko w pakiecie “Spółka”

Chcesz podpisać umowę na adres w Białymstoku? Masz pytania?

Możesz też skorzystać z poniższego formularza!

Właściwe urzędy – Wirtualne Biuro Białystok Złota 2

Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku

Sąd Rejonowy w Białymstoku – XII Wydział Gospodarczy KRS

ZUS Oddział w Białymstoku

Urząd Pocztowy

Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku

Dlaczego warto wybrać nasze wirtualne biuro w Białymstoku?

Białystok – dynamicznie rozwijające się miasto przyjazne biznesowi

Gwarantowana obsługa korespondencji w Wirtualnym Biurze Złota 2 w Białymstoku

Dlaczego wprowadziliśmy gwarancję obsługi korespondencji?

Regularny odbiór korespondencji i pełna kontrola nad przesyłkami

Wirtualne Biuro Białystok Złota 2 – jedno miejsce, wiele usług

Dobry adres w sercu Białegostoku

Indywidualne podejście i pełen zakres usług

Zaufanie i najwyższa jakość usług

Wirtualne Biuro Białystok Złota 2 – dowiedz się więcej

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Wady i zalety biura wirtualnego

Jak założyć wirtualne biuro?

Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?

Jak wybrać najlepszy adres wirtualny dla swojej firmy?

Wirtualne biuro – co to jest?

Siedziba i adres spółki a wirtualne biuro

Skrytka pocztowa, a wirtualne biuro – która usługa sprawdzi się najlepiej?

Wirtualne biuro a rejestracja VAT

Najczęściej zadawane pytania o usługę Wirtualnego Biura Złota 2 w Białymstoku