Wirtualne biuro a rejestracja VAT

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Zgodnie z polskim porządkiem prawnym, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w określonych przepisami przypadkach zobowiązani są do zarejestrowania do VAT. Rejestracja VAT odbywa się po uprzednim zweryfikowaniu przez naczelnika urzędu skarbowego danych przedstawionych we wniosku. Czy wskazanie wirtualnego biura jest przesłanką do odmowy rejestracji?

Kto podlega rejestracji do VAT?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług nazywaną potocznie ustawą o VAT, przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestracji jako podatnik VAT jeżeli:

  • wartość sprzedaży przekracza limit 200 tys. zł w poprzednim roku,
  • sprzedaje towary lub usługi enumeratywnie wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT.

Przy czym jeżeli działalność gospodarcza została rozpoczęta w trakcie roku, limit ustalany jest proporcjonalnie do liczby miesięcy, jakie zostały do końca roku kalendarzowego. 

Ustawodawca przewidział także obowiązek rejestracji tzw. VAT-EU. Dotyczy on przedsiębiorców, którzy będą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw towarów, importu usług i świadczenia usług, jeśli podatnikiem jest usługobiorca mający siedzibę w innym państwie członkowskim UE. 

Rejestracja VAT – jak i kiedy dokonać?

Jak zarejestrować się do VAT? Służy do tego druk VAT-R, który wypełniasz także wtedy, gdy chcesz zarejestrować się do VAT-UE. 

W zgłoszeniu rejestracyjnym zobowiązany jesteś do przedstawienia określonych informacji, w tym m.in.:

  • numeru identyfikacji podatkowej,
  • naczelnika urzędu skarbowego, do którego kierujesz zgłoszenie,
  • imienia, nazwiska, adresu zamieszkania lub nazwy, siedziby i adresu firmy – może być to także adres wirtualnego biura w Warszawie lub jakimkolwiek innym mieście,
  • podstawy prawnej, z której wynika obowiązek podatkowy.

Nie bez znaczenia pozostaje termin zgłoszenia rejestracyjnego. Pamiętaj, że powinieneś go dokonać przed dniem pierwszej sprzedaży towarów bądź usług lub przed dniem, w którym utracisz prawo do zwolnienia podmiotowego, czyli po przekroczeniu limitu wartości sprzedaży w poprzednim roku. Jeżeli jednak mimo przysługującego ci zwolnienia z opodatkowania VAT chcesz zostać jego płatnikiem, wówczas zobowiązany jesteś do zgłoszenia rejestracyjnego przed początkiem miesiąca, w którym z prawa tego rezygnujesz.

Warto podkreślić, że rejestracja do VAT jest bezpłatna.

Zobacz również: VAT-R: co to jest, kto powinien wypełnić formularz i jak to zrobić?

Weryfikacja zgłoszenia rejestracyjnego

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, od 1 stycznia 2017 roku rejestracja nie następuje automatycznie po zgłoszeniu. Naczelnik urzędu skarbowego dokonuje bowiem weryfikacji danych zawartych w zgłoszeniu. Sprawdzi on zatem przede wszystkim adres siedziby. Zwróci uwagę na to czy istnieje, czy odpowiada rodzajowi prowadzonej działalności, czy możliwe jest odbieranie korespondencji pod tym adresem. Pamiętaj zatem, aby w zgłoszeniu wskazać adres, w którym faktycznie będzie to możliwe. Nawet jeśli będzie to adres wirtualny w Warszawie, a ty przebywasz w innym miejscu. 

Jeżeli naczelnik urzędu skarbowego w wyniku weryfikacji stwierdzi, że dane podane w zgłoszeniu są niezgodne z prawdą, podmiot nie istnieje lub pomimo udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z wnioskodawcą lub jego pełnomocnikiem, lub też nie stawiają się oni na wezwanie – nie dokonuje on rejestracji podmiotu jako podatnika VAT. Co więcej, nie musi nawet zawiadamiać o tym zainteresowanego podmiotu.

Rejestracja do VAT a wirtualne biura

W związku z weryfikacją dokonywaną podczas rejestracji VAT często pojawia się pytanie o to, czy możliwe jest wskazanie jako siedziby adresu wirtualnego biura np. w Warszawie. Warto podkreślić, że ustawa o VAT nie zakazuje rejestracji podatnika, którego siedzibą jest wirtualne biuro. Z punktu widzenia weryfikacji istotne jest jedynie, aby pod wskazanym adresem biuro faktycznie się znajdowało. Naturalnie osoby tam przebywające muszą też wiedzieć, że jest to twoja siedziba. Dlatego tak istotne jest podpisanie umowy z wirtualnym biurem. Warto pamiętać, że aktualna oferta wirtualnych biur w Warszawie to nie tylko odbiór korespondencji, ale też szereg dodatkowych usług. Są to m.in. księgowość on-line, pomoc w zakładaniu spółek czy udostępnianie sal na spotkania. Pozwala to przedsiębiorcy zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ jest w stanie powierzyć wiele usług jednej placówce. Wirtualne biuro jest w stanie zapewnić pełen zakres usług biurowych, odciążając właściciela firmy. Tym samym wizyta urzędnika pod wskazanym adresem, nie powinna przysporzyć żadnych trudności w zidentyfikowaniu podatnika. 

Pamiętaj zatem, wskazanie w zgłoszeniu rejestracyjnym do VAT jako siedziby wirtualnego biura nie jest przesłanką do odmowy rejestracji. Zastanawiasz się nad takim rozwiązaniem? Skorzystaj z oferty wirtualnego biura w Warszawie Złota 75A! Dołącz do grona naszych klientów, którzy jak dotąd nigdy nie spotkali się z problemami podczas rejestracji.

Zobacz również:
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?
Sprawozdanie finansowe 2022 – czym jest, kogo obowiązuje, jak złożyć?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank