Czy wirtualne biuro jest legalne?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Wirtualne biura to usługa ciesząca się coraz większą popularnością. Jak wiemy z poprzedniego artykułu o biurze wirtualnym, usługa ta polega na outsourcingu obsługi biurowej i udostępnieniu wirtualnego adresu firmy przedsiębiorcom. Może się jednak pojawić pytanie, czy korzystanie z wirtualnego biura jest w pełni legalne? Przeczytaj, aby poznać odpowiedź!

Choć o legalności tego rozwiązania najlepiej świadczy popularność tego typu rozwiązań, nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie, to ktoś może się zastanawiać, czy na pewno może korzystać z usług biura wirtualnego. Z jakimi formalnościami może to się wiązać? Ale zacznijmy od początku.

Dlaczego warto korzystać z wirtualnego biura?

Biuro wirtualne to usługa, która oprócz udostępniania wirtualnego adresu (na zasadzie wynajmu adresu dla firmy), zapewnia często szereg innych udogodnień. Przedsiębiorcy wybierający to rozwiązanie mogą skorzystać z takich usług, jak:

  • odbiór i przesyłanie korespondencji,
  • przechowywanie dokumentów,
  • wsparcie księgowe i doradcze,
  • wyrabianie pieczątek i wizytówek,
  • wynajem przestrzeni coworkingowej i biurek dla freelancerów.

Z uwagi na niskie koszty i bogactwo świadczonych usług, z biur wirtualnych korzysta coraz więcej przedsiębiorców, których działalność polega na pracy zdalnej. Na takie rozwiązanie decydują się także osoby, które chciałyby podnieść prestiż firmy, lokując swoje biuro np. w centrum Warszawy. Nie każdy chce rejestrować działalność pod swoim adresem domowym – w takim wypadku wirtualny adres firmy sprawdzi się idealnie.

Wirtualne biuro – jak to działa? Czy wirtualne biuro jest legalne?

Zdarzały się przypadki, w których urzędy kwestionowały możliwość założenia biura pod wirtualnym adresem. Urzędnicy swoje decyzje motywowali tym, że takie biura nie posiadały konkretnego lokalu. Przyczyną decyzji odmownej potrafił być też brak możliwości wykonywania pod wskazanym adresem funkcji zarządczych, co dotyczyło spółek. Mimo wszelkich wątpliwości urzędników, wirtualne biura były i są usługą w pełni legalną.

Naczelny Sąd Administracyjny w 2014 roku wydał orzeczenie II FSK 3549/13, w którym stwierdza, że:

„(…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”

AKTUALIZACJA GRUDZIEŃ 2021:

Pierwsza wersja tego artykułu powstała w kwietniu 2021 roku. Od tamtego czasu sytuacja nieco się zmieniła. Biura wirtualne oczywiście nadal są legalne, natomiast pojawiła się konieczność ich rejestracji. Od kwietnia 2022 roku biura wirtualne będą musiały być zarejestrowane w Rejestrze działalności na rzecz spółek lub trustów  prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową w Katowicach.

Wirtualny adres firmy – jak rozliczać podatki?

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza podatki z Urzędem Skarbowym, który jest zgodny z jego miejscem zamieszkania. Oznacza to, że z punktu widzenia indywidualnej działalności gospodarczej, adres rejestrowy firmy nie ma większego znaczenia. A co w wypadku spółek? W sytuacji, kiedy pod adresem wirtualnym zarejestrowana jest spółka, czyli tzw. osoba prawna, pod uwagę brany jest adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności.

Trzeba jednak przyznać, że Urzędy Skarbowe darzą mniejszym zaufaniem firmy, których adres zarejestrowany jest pod adresem biura wirtualnego. Może to skutkować zwiększoną liczbą kontroli tych firm przez urzędy. Dotyczy to zwłaszcza trzech branż:

  • paliwowej,
  • złomowej,
  • finansowej.

Czasami także w przypadku nowo rejestrowanych firm, których adresem ma być biuro wirtualne, urzędnicy odmawiają nadania numeru NIP, a tym samym rejestracji jako płatnik VAT.

Co ważne, zgodnie z art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji firmy do podatku VAT, wyłącznie w sytuacji, jeśli zostanie spełniony co najmniej jeden z warunków:

  • dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
  • podmiot nie istnieje,
  • mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z podmiotem lub jego pełnomocnikiem,
  • podmiot lub jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
  • wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie unika kontaktu z urzędnikami, a firma działa zgodnie z prawem, nie występuje żaden z przytoczonych wyżej warunków. Jak zatem widać, sam fakt posiadania przez dany podmiot adresu wirtualnego nie stanowi wystarczającego powodu, aby odmówić rejestracji VAT.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, wydanym 14 lipca 2016 roku, użycie adresu wirtualnego biura podczas wypełniania formularza VAT-R nie może być jedynym powodem negatywnej decyzji podczas rejestracji firmy do podatku VAT.

Podsumowując, należy pamiętać, że wirtualne biura wciąż są usługą stosunkowo nową i nieznaną urzędnikom. Ale wirtualne biura działają w pełni legalnie i nie są podstawą do odmowy zarejestrowania działalności, co potwierdza szereg dokumentów, w tym orzeczenia sądów. Zarejestrowanie działalności pod adresem wirtualnym może wiązać się ze zwiększoną liczby kontroli urzędniczych. Jednak prowadząc firmę w pełni legalnie i rejestrując ją pod legalnie działającym adresem wirtualnym, nie ma się czego obawiać. Często też urzędy skarbowe dobrze znają rzetelnie prowadzone biura wirtualne i w takich miejscach nie występuje ryzyko zwiększonej liczby kontroli.

Jeśli chciałbyś skorzystać z wirtualnego adresu firmy lub zastanawiasz się jak założyć biuro wirtualne – zapraszamy serdecznie do kontaktu! Nasi eksperci odpowiedzą na wszelkie Twoje pytania i pomogą stworzyć wirtualny adres dla Twojej firmy.

Zobacz również:
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?
Księgowy online a tradycyjny księgowy – co wybrać?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank