Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Wirtualne biuro to stosunkowo nowa usługa, polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej i udostępnieniu wirtualnego adresu przedsiębiorcom. Skierowana jest głównie do osób, które pracują z domu, a nie chcą lub nie mogą rejestrować firmy pod adresem zamieszkania. To też świetna opcja dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność, których nie stać na samodzielnie wynajęcie biura w centrum dużego miasta. Mogą pojawić się jednak pytania, jak urzędy skarbowe traktują tego typu rozwiązania. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, jak wygląda kontrola skarbowa pod adresem wirtualnym.

Czy wirtualne biuro jest legalne?

Usługa biura wirtualnego jest usługą w pełni legalną. W przeszłości zdarzało się, że urzędy kwestionowały możliwość zarejestrowania firmy pod adresem wirtualnym. Jako powód zazwyczaj podawano fakt, że takie biura nie posiadają konkretnego lokalu. Urzędy skarbowe darzą mniejszym zaufaniem firmy posiadające adres wirtualny i co też może oznaczać częstsze kontrole, zwłaszcza w trzech branżach:

  • złomowej,
  • paliwowej,
  • finansowej.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą rozlicza podatek VAT i podatek dochodowy z urzędem skarbowym, zgodnym z jego miejscem zamieszkania jako osoby fizycznej. Jeśli pod adresem wirtualnym zarejestrowana jest spółka, pod uwagę brany jest adres siedziby lub miejsce wykonywania działalności.

Kontrola urzędu skarbowego a biuro wirtualne – jak to wygląda?

Zanim dojdzie do kontroli, urząd skarbowy zawsze informuje o tym fakcie listownie. Wówczas trzeba umówić się na datę jej przeprowadzenia. Należy pamiętać, aby cała dokumentacja, do której dostępu mogą zażądać urzędnicy, znajdowała się w jednym miejscu (np. w biurze wirtualnym, a nie w rozliczającym nas biurze rachunkowym). Jeśli całą dokumentację przechowujemy w innym miejscu, to konieczne jest poinformowanie o tym urzędu i podanie odpowiedniego adresu, pod którym zostanie przeprowadzona kontrola.

Bardzo dogodnym rozwiązaniem jest wybór biura wirtualnego który będzie jednocześnie oferował usługi księgowe. Dzięki temu cała dokumentacja firmy będzie dostępna w jednym miejscu, co znacznie ułatwi i oszczędzi czas przedsiębiorcy. Aby całkowicie pozbyć się zbędnej „papierologii”, najlepiej jest zdecydować się na księgowość, która oferuje klientom obsługę ze 100% obiegiem dokumentacji online.

Dlaczego pojawiają się kontrole z urzędu skarbowego?

Powodów kontroli może być bardzo wiele, ale urzędnicy najbardziej zwracają uwagę na kilka aspektów. Podejrzane dla urzędu skarbowego mogą wydać się:

  • częste korekty VAT,
  • duże różnice między wysokością obrotów a wysokością podatku,
  • złożenie wniosku o zwrot VATu.

Kontrola firm zarejestrowanych pod adresem wirtualnym nie zawsze odbywa się na miejscu. Czasami zdarza się tak, że do biura przesyłane jest pismo z pytaniami, na które trzeba odpowiedzieć (czy podmiot wynajmuje lokal pod wskazanych adresem, czy opłaca faktury wystawiane przez biuro wirtualne itd.). Urzędnicy często proszą także o przesłanie skanu takiej umowy. Może się również zdarzyć, że urzędnik wybierze się do biura na kontrolę osobiście, zadając praktycznie te same pytania.

Na dźwięk słów „urząd skarbowy” wielu przedsiębiorców odczuwa stres. Należy jednak zaznaczyć, że jeśli prowadzona dokumentacja jest prawidłowa, nie ma się czym denerwować. Warto zwrócić uwagę na fakt, że unikanie kontroli skarbowych może wiązać się z jeszcze częstszymi wizytami urzędników. W przypadku dłuższej zwłoki takie zachowanie traktowane jest nawet jako wykroczenie.

Najlepszym rozwiązaniem jest zatem współpraca z urzędem skarbowym i nieutrudnianie prowadzonych czynności. Na żadnym etapie nie ma jednak potrzeby rozważać rezygnacji z adresu wirtualnego, ponieważ polskie prawo nie zawiera żadnych przepisów, które stawiałby legalność wirtualnego biura pod znakiem zapytania. Jeśli posiadasz jeszcze wątpliwości dotyczące artykułu lub chciałbyś zapoznać się z ofertą wirtualnego adresu, zapraszamy do kontaktu!

Zobacz również:
Jak wybrać najlepszy adres wirtualny dla swojej firmy?
Jakie biuro księgowe wybrać?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank