Wady i zalety biura wirtualnego

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Biuro wirtualne to nowoczesna usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej. Przedsiębiorca może skorzystać z wirtualnego adresu, pod którym firma zostanie zarejestrowana w CEIDG, a także liczyć na pełną obsługę administracyjno-księgową. Warto jednak, omawiając tę usługę, zastanowić się, jakie są wady i zalety takiego rozwiązania? Przeczytaj i zobacz, czy wirtualne biuro to usługa dla Ciebie.

Wirtualne biuro – zalety

Jedna z największych zalet biura wirtualnego wynika z jego istoty. Chodzi o pełen outsourcing obsługi biurowej. Adres wirtualny Twojej firmy może znajdować się nawet kilkaset kilometrów od miejsca zamieszkania. Wirtualne biura oferują także wsparcie księgowe i pomagają w prowadzeniu kalendarza spotkań. Za niewielką opłatą otrzymujesz nie tylko adres, pod którym możesz zarejestrować firmę, ale też przestrzeń potrzebną do pracy oraz wsparcie w prowadzeniu działalności gospodarczej. Jest to szczególnie ważne dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie.

Raport IdeaMoney pokazuje, że 80% firm upada w ciągu pierwszych dwóch lat swojej działalności. Powodem tego są często koszty prowadzenia biznesu, które biuro wirtualne pozwala znacznie zredukować.

Po drugie – koszty. Koszt biura wirtualnego to 50-200 zł miesięcznie. Wszystko zależy od lokalizacji, w jakiej znajduje się biuro. Biura w centrum Warszawy na ogół będą droższe niż w innych miastach. Cena uzależniona jest też od zakresu usług. Przy wynajmowaniu swojego lokalu trzeba zapłacić wysokie czynsze, zatroszczyć się o usługę sprzątania oraz utrzymać stanowisko sekretariatu. Dzięki usłudze wirtualnego biura wiele problemów zdejmowanych jest z głowy z przedsiębiorcy.

Wirtualne biura dają szansę na rejestrację działalności w prestiżowej lokalizacji. Nie każdy może sobie pozwolić na wynajęcie całego biura w biznesowej dzielnicy w Warszawie. Biuro wirtualne stwarza taką możliwość. Ludzie mniej ufają firmom zarejestrowanym w małych miejscowościach, pod adresem domowym. Siedziba w centrum miasta pozytywnie wpływa na wizerunek firmy i powoduje, że jest ona postrzegana korzystniej w oczach potencjalnych klientów i inwestorów.

Jak wiadomo, prowadzenie własnego biznesu to nie tylko przyjemności. Przedsiębiorcy muszą mierzyć się z niezliczonymi formalnościami i kontrolami. Wiele osób prowadzących firmę decyduje się na skorzystanie z usług biura wirtualnego, ponieważ nie chce, aby pracownicy Urzędu Skarbowego przychodzili na kontrole do jego domu. Odesłanie skarbówki pod adres wirtualny pozwala zaoszczędzić wiele stresu, nie wspominając o czasie. To duża zaleta zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, ponieważ pracownicy biura wirtualnego zwykle mają większe doświadczenie w tego typu kontrolach.

Wynajmując biuro wirtualne, dysponujesz nie tylko adresem, pod którym możesz zarejestrować firmę, ale też realną przestrzenią. Jeśli wiesz, że będziesz odbywać wiele spotkań biznesowych, warto znaleźć biuro, które ma w swojej ofercie sale konferencyjne. Pracownicy biur wirtualnych dbają również o profesjonalną obsługę spotkań biznesowych, co wpływa na pozytywnie postrzeganie przedsiębiorców w oczach kontrahentów. To duża zaleta zwłaszcza dla startupów.

Wirtualne biuro – wady

Jak każda usługa, biuro wirtualne także ma swoje wady. Po pierwsze, mogą pojawić się problemy z urzędnikami. Mimo że wirtualne biuro jest usługą w pełni legalną, zdarzały się przypadki, w których urzędy kwestionowały możliwość zarejestrowania firmy pod adresem wirtualnym. Wirtualne biura wciąż są w Polsce usługą stosunkowo nową i Urzędy Skarbowe darzą mniejszym zaufaniem firmy zarejestrowane w ten sposób, ale sytuacja w tej kwestii się zmienia i dzisiaj nie ma żadnych obaw przed założeniem takiego wirtualnego biura.

Posiadając firmę zarejestrowaną pod adresem wirtualnym, musisz się liczyć z tym, że to właśnie na ten adres będziesz otrzymywać korespondencję. Obsługą formalności zajmują się pracownicy biura, przekazując listy dalej, na adres domowy przedsiębiorcy, lub wysyłając mu skany dokumentów. Może to powodować problemy z komunikacją i dłuższy czas odpowiedzi. Wielu klientów oczekuje natychmiastowej informacji o korespondencji, więc dla przedsiębiorców ten aspekt działalności biur wirtualnych może okazać się problematyczny. Dlatego przed podpisywaniem umowy warto dowiedzieć się jak szybko przekazywana jest informacja o nadesłanej korespondencji.

Dla osób lubiących pracować wieczorami lub po nocach problemem mogą się okazać godziny otwarcia takiego biura. Każde wirtualne biuro pracuje w określonych godzinach i trzeba się dobrze zastanowić, czy te godziny będą nam odpowiadać.

Rejestrując działalność pod adresem wirtualnym, trzeba się także liczyć z faktem, że nie będziesz tam jedynym klientem. Pod tym samym adresem mogą mieścić się firmy nie tylko działające w różnych branżach, ale też mogące poszczycić się różną reputacją. Wszystko to wpływa na postrzeganie Twojej firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych. Jednakże pracownicy wirtualnych biur czynią wszelkie starania, aby weryfikować podejrzane firmy już na początku współpracy, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji w przyszłości.

Każdy przedsiębiorca przed podpisaniem umowy z biurem wirtualnym powinien zastanowić się, czy rejestracja firmy w ten sposób przyniesie mu więcej korzyści czy strat. Wynajem biura wirtualnego to jednak stosunkowo tanie rozwiązanie przynoszące wymierne korzyści. Jeśli po przeczytaniu artykułu dalej zastanawiasz się czy ta usługa jest dla Ciebie to zapraszamy do kontaktu lub zapoznania się z ofertą wirtualnego biura.

Zobacz również:
Jak założyć wirtualne biuro?
Jak wybrać najlepszy adres wirtualny dla swojej firmy?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank