Wirtualne biuro – co to jest?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Bez wątpienia wirtualne biura i wirtualne adresy działalności zyskują coraz większą popularność wśród przedsiębiorców. Pozwalają one na wynajem adresu dla firmy, jeśli nie chcemy (lub nie możemy) zarejestrować jej pod adresem zamieszkania. Wirtualne biuro potrafi także znacznie usprawnić funkcjonowanie firmy i podnieść jej prestiż. Jak działa wirtualne biuro i kto powinien zainteresować się tym rozwiązaniem? Zapraszamy do lektury!

Wirtualne biuro – jak to działa?

Wirtualne biuro to w skrócie usługa polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej i udostępnieniu wirtualnego adresu przedsiębiorcom. Dodajmy, że osoba prowadząca firmę nie musi być fizycznie obecna w danym miejscu, a wszelkie formalności mogą być załatwiane przez pracowników biura.

Wirtualnym biurem jest na ogół realnie istniejąca firma lub organizacja pozarządowa, która udostępnia adres potrzebny do zarejestrowania działalności i obsługi korespondencji. Taka firma pomaga też w dopełnieniu formalności związanych z wirtualnym adresem i często oferuje także szereg innych usług, najczęściej obsługę kadrowo-księgową.

Wiadomo, że aby świadczyć usługi, szczególnie online, nie trzeba posiadać fizycznego biura. Firma musi jednak posiadać adres, pod którym będzie zarejestrowana w CEIDG oraz KRS. Wirtualny adres firmy jest świetną opcją dla osób, które dopiero zaczęły swoją przygodę biznesową i nie stać ich na wynajem przestrzeni biurowej lub dla osób pracujących w tzw. wolnych zawodach. Na tego typu rozwiązanie decyduje się wielu freelancerów czy innych osób wykonujących pracę zdalną. Do grona zainteresowanych biurem wirtualnym należy też coraz więcej startupów.

W obecnej sytuacji spowodowanej pandemią takie rozwiązanie może pomóc zapewnić wielu firmom przetrwanie, ponieważ pozwala ono zaoszczędzić na wynajmie przestrzeni biurowej. Warto przypomnieć, że według raportu opublikowanego przez IdeaMoney, aż 80% firm upada w ciągu pierwszych dwóch lat swojej działalności. Często przyczyną są koszty związane z prowadzeniem działalności.

Firma poza miejscem zamieszkania

Przedsiębiorca nie zawsze może lub po prostu nie chce zakładać firmy pod adresem domowym. Po pierwsze, jeśli mieszkanie jest wynajmowane, trzeba uzyskać zgodę na zarejestrowanie firmy pod tym adresem, na co wielu właścicieli się nie zgadza. Wiąże się to również z faktem, że lokal opodatkowany zostanie wyższym podatkiem od nieruchomości.

Po drugie, przedsiębiorca może nie chcieć, aby Urząd Skarbowy odwiedzał go w domu celem przeprowadzenia kontroli. I wreszcie po trzecie, adres biura w centrum dużego miasta wiąże się z większym prestiżem i poprawia wizerunek firmy. Wtedy właśnie z pomocą przychodzą wirtualne biura.

Co oferuje wirtualne biuro?

Zakres usług oferowanych przez biuro wirtualne jest różnorodny i obejmuje między innymi:

  • odbiór i przesyłanie korespondencji,
  • przechowywanie dokumentów,
  • wsparcie księgowe i doradcze,
  • wyrabianie pieczątek i wizytówek,
  • wynajem biurek, sal konferencyjnych i przestrzeni coworkingowej.

Jak wspomnieliśmy, jedną z wielu zalet wirtualnego biura jest prestiżowy adres. Jeśli na co dzień mieszkasz w podwarszawskiej miejscowości, bądź w jakimkolwiek małym mieście w Polsce, wynajem adresu np. w centrum Warszawy przy ulicy Złotej, zapewni Ci biznesową lokalizację Twojej firmy. Z pewnością będzie on zwracał uwagę na wizytówkach oraz materiałach marketingowych Twojego przedsiębiorstwa.

Wirtualne biura okazują się pomocne także w sytuacji, kiedy odbywamy spotkania biznesowe. Lepiej jest bowiem spotkać się z klientem w profesjonalnie zaadaptowanej przestrzeni niż w domowym zaciszu. Biura wirtualne często oferują profesjonalną obsługę tego typu spotkań, co ma zdecydowany wpływ na pozytywne postrzeganie przedsiębiorcy w oczach klienta.

Wirtualne biuro – koszt

W zależności od lokalizacji i zakresu oferowanych usług, ceny wirtualnych biur mogą się między sobą różnić. Przyjmuje się, że koszt wirtualnego biura to koszt 50-200 zł netto miesięcznie, w zależności od oferowanych usług oraz prestiżu danej lokalizacji. Najbardziej opłacalne są również długoterminowe sposoby płatności. Kwota za usługi wirtualnego biura będzie znacznie mniejsza gdy wybierze się roczny pakiet, niż ten z comiesięcznym rozliczeniem.

Najtaniej można wynająć biuro już za około 59 zł netto miesięcznie przy płatności z góry za okres roku lub dwóch lat. Przed podpisaniem umowy warto jednak zwrócić uwagę na kilka elementów, na przykład:

  • godziny otwarcia biura,
  • sposób zawarcia umowy – niektóre biura umożliwiają zawarcie umowy w 100% online,
  • ilość i rodzaj korespondencji obsługiwanej w ramach pakietu ewentualne usługi dodatkowe i ich koszt poza pakietem.

Jak zawsze w biznesie, najważniejsze jest dokładne zapoznanie się z umową przed jej podpisaniem.

Jakie są zalety wirtualnego biura?

Z pewnością za największą zaletę tego rozwiązania należy uznać oszczędność finansową. Przedsiębiorca nie musi wynajmować całego lokalu. Nie przejmuje się także opłatami za media, oszczędza na materiałach biurowych czy usłudze sprzątającej. Wszystko to może mieć już od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Wirtualne biuro jest również szansą dla młodych przedsiębiorców, którzy chcieliby się rozwijać, a jeszcze nie mają do tego wystarczających środków, czy przestrzeni. Obecność biura wirtualnego w renomowanej okolicy pomaga także w podnoszeniu prestiżu firm i ich atrakcyjności w oczach potencjalnych inwestorów, czy klientów. Dla wielu osób nie bez znaczenia jest też możliwość odbierania przesyłek w takim biurze. Znika ryzyko nieodebranej korespondencji (np. urzędowej), lub konieczności umawiania się z kurierem w domu w godzinach pracy. O innych korzyściach wirtualnego biura napisaliśmy osobny artykuł.

Wirtualne biuro – jak założyć?

Pierwszym (i najważniejszym) krokiem jest znalezienie profesjonalnej firmy, która świadczy tego typu usługi. Warto zacząć od przejrzenia ofert w miastach, które nas najbardziej interesują (najczęściej są to miasta wojewódzkie i oczywiście Warszawa). W dużych miastach wybór wirtualnych biur jest największy, toteż można przebierać wśród ofert i lokalizacji.

Przy zakładaniu wirtualnego biura warto też zastanowić się, jakiego typu usług potrzebujemy. Czy wystarczy nam tylko wirtualny adres, czy będziemy potrzebować sali konferencyjnej, a może przestrzeni do pracy? Warto zwrócić uwagę na ukryte koszty, np. ewentualną kaucję. Czasami biura wirtualne oferują także możliwość skorzystania z darmowego okresu próbnego. Z uwagi na specyfikę branży, wiele tego typu biur oferuje możliwość podpisania umowy najmu online.

Podsumowując, ofertą biur wirtualnych powinni zainteresować się wszyscy przedsiębiorcy, którzy pracują z domu, a nie chcą rejestrować działalności pod tym adresem. To również świetne rozwiązanie dla młodych przedsiębiorców, którzy chcą podnieść prestiż swojej firmy i potrzebują profesjonalnie zaadaptowanej przestrzeni, do której mogliby zaprosić swoich klientów.

Jeśli chciałbyś skorzystać z oferty firmy oferującej biura wirtualne, zapraszamy do kontaktu! Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie.

Zobacz również:
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank