Siedziba i adres spółki a wirtualne biuro 

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Każda działalność gospodarcza prowadzona w Polsce musi posiadać siedzibę oraz adres. Wskazanie siedziby spółki konieczne jest już na etapie rejestracji, w przeciwieństwie do jej adresu. Mimo że potocznie pojęcia te używane są zamiennie, należy pamiętać, że w świetle prawa nie są one tożsame. Co to jest siedziba spółki i czym różni się od jej adresu? Czy zyskujące na popularności wirtualne biura są dla nich alternatywą i mogą posłużyć rejestracji spółki?

Siedziba a adres spółki 

Choć pojęcia „siedziba” i „adres” spółki używane są powszechnie zamiennie, w świetle prawa nie są one tożsame. Zgodnie z art. 41 kodeksu cywilnego siedzibą osoby prawnej, a zatem także spółki, jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Przy czym należy podkreślić, że ustawodawca daje szansę na inne uregulowanie tej kwestii – wynikać może to z ustawy lub statutu spółki. 

W tym miejscu warto wyjaśnić pojęcie „miejscowości”, które zdefiniowane zostało przez ustawodawcę w ustawie o urzędach i nazwach miejscowości i obiektów fizjograficznych. Zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy przez miejscowość rozumie się jednostkę osadniczą lub inny obszar zabudowany, który odróżnia się od innych miejscowości odrębną nazwą, a w przypadku jednakowej nazwy – odmiennym określeniem ich rodzaju. W praktyce oznacza to, że siedzibą spółki może być zarówno miasto, jak i wieś, sołectwo, a nawet osiedle. 

Adresem spółki jest zaś dokładnie wskazana nazwa ulicy, numer nieruchomości, lokalu oraz kod pocztowy, w którym spółka prowadzi działalność. Jest to zatem nic innego, jak doprecyzowanie siedziby spółki. 

Zmiana siedziby i adresu spółki

Odróżnienie siedziby od adresu spółki jest również istotne w przypadku chęci ich zmiany. Siedzibę spółki wskazuje się bowiem w umowie spółki. Tym samym, chęć jej zmiany wymaga zmiany umowy, co wymaga zachowania stosownej formy np. w przypadku spółki z o.o. umowa spółki powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Zgoła odmiennie wygląda zmiana adresu spółki – jako że nie jest on podawany w umowie, nie ma potrzeby jej zmiany. 

Czy posiadanie siedziby i adresu spółki to obowiązek?

Zastanawiasz się, czy posiadanie siedziby i adresu spółki jest niezbędne dla prowadzenia działalności? Odpowiedź brzmi – tak. Co więcej, ich wskazanie jest bardzo istotne ze względów nie tylko formalnych, ale też praktycznych. W oparciu o siedzibę spółki określana jest m.in:

  • właściwość sądu dla zarejestrowania spółki,
  • właściwość urzędu skarbowego,
  • miejsce, gdzie odbywają się zgromadzenia wspólników – co do zasady muszą one odbywać się bowiem w siedzibie spółki. 

Adres spółki to zaś przede wszystkim miejsce, pod który będzie trafiać korespondencja – w tym urzędowa. 

Zobacz również: Jak założyć spółkę z o.o.

Co zatem w sytuacji, w której z uwagi na charakter prowadzonej działalności, ze względu na koszty lub z jakiegokolwiek innego powodu nie chcesz podejmować jej w realnym biurze? Rozwiązaniem jest tzw. wirtualne biuro, czyli usługa, która polega na outsourcingu obsługi biurowej, a także – co niezwykle istotne – wirtualnego adresu bez potrzeby fizycznego prowadzenia działalności w danym miejscu.

Czy wirtualne biuro to rozwiązanie dla spółki?

Wirtualne biura w Warszawie zyskują w ostatnich latach coraz większą popularność. Nic w tym dziwnego. To doskonałe rozwiązanie dla osób, które rozpoczynają swoją działalność, freelancerów, startupów, a także wszystkich tych, którzy wykonują swoją pracę zdalnie. Czy jest to też rozwiązanie dla twojej spółki? Zdecydowanie, tak. Forma prowadzenia działalności nie odgrywa bowiem żadnego znaczenia, a korzyści z wirtualnego adresu w Warszawie możesz czerpać prowadząc zarówno jednoosobową działalność, jak i spółkę z o.o., czy spółkę partnerską. 

Jakie korzyści możesz czerpać z wirtualnego biura np. w Warszawie? Poza oszczędnościami, które są jego niekwestionowaną zaletą, warto wspomnieć także choćby o swego rodzaju prestiżu. Dla wirtualnego biura Warszawa centrum to idealne miejsce – taki adres nie tylko podniesie wiarygodność twojej firmy, ale też zwiększy zainteresowanie potencjalnych klientów i partnerów biznesowych. Pamiętaj też, że wiele nowoczesnych biur wirtualnych w Warszawie świadczy usługi dodatkowe, w tym prowadzenie księgowości, czy przechowywanie dokumentów. Udostępniają one też przestrzeń np. na spotkania z klientami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbywały się w nim również zgromadzenia zarządu. 

Wirtualne biuro dla spółki a rejestracja do podatku VAT

Kwestią, która do niedawna przysparzała trudności, było wskazywanie adresu wirtualnego biura podczas rejestracji spółki jako czynnego płatnika VAT. 1 stycznia 2017 roku zaostrzona została bowiem procedura rejestracji, która zostaje poprzedzona na ogół kontrolą w miejscu wskazanym jako adres spółki. Należy jednak pamiętać, że jeśli wybrane przez ciebie wirtualne biuro działa w praktyce, to wizyta urzędnika nie powinna być problemem. Pod wskazanym przez ciebie adresem biura wirtualnego zawsze będzie bowiem znajdował się ktoś, kto potwierdzi, że korespondencja twojej spółki jest odbierana. 

Zastanawiasz się nad tym, czy wirtualne biuro to rozwiązanie dla twojej spółki? A może szukasz prestiżowego adresu do jej rejestracji? Zapoznaj się z ofertą nowoczesnego biura wirtualnego w Warszawie Złota 75A i wybierz optymalny dla swoich potrzeb pakiet usług.

Zobacz również:
Kod PKD – co warto o nim wiedzieć
Skrytka pocztowa, a wirtualne biuro

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank