Wstąpienie Polski do Unii Europejskiej otworzyło nowe możliwości biznesowe i ułatwiło dostęp do rynków państw członkowskich. Wielu przedsiębiorców korzysta z tych udogodnień, prowadząc wymianę handlową z zagranicznymi kontrahentami. Tego rodzaju zabieg nazywany jest transakcją wewnątrzwspólnotową. Przy tego typu transakcji ma miejsce specyficzny sposób rozliczenia VAT-UE. Polega ona na rozliczeniu podatku przez nabywcę w miejscu, w którym posiada on siedzibę lub miejsce zamieszkania. Co w przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z wirtualnego biura? Kiedy i w jaki sposób następuje rejestracja do VAT-UE?
Kogo dotyczy rejestracja do VAT-UE?
Obowiązek rejestracji jako płatnik VAT- UE musi zostać wykonany przed zakupem, lub sprzedażą usług czy towarów na terenie Unii Europejskiej. Jednak rejestracja ta nie jest wymagana od wszystkich przedsiębiorców. Rejestracja do VAT-UE jest obowiązkowa dla:
- podmiotów dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, tzn. zakupu towarów od kontrahentów z krajów należących do Unii Europejskiej;
- podmiotów dokonujących wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, tzn. sprzedaży towarów na rzecz kontrahenta z UE, który również jest zobowiązany do rejestracji VAT-UE;
- podmiotów nabywających usługi, dla których miejscem ich świadczenia jest kraj nabywcy;
- podmiotów świadczących usługi na rzecz kontrahentów należących do Unii Europejskiej, których miejscem świadczenia jest kraj prowadzenia działalności lub zamieszkania nabywcy — inny niż Polska.
Jak dokonać zgłoszenia do VAT-UE?
Zgłoszenia do VAT-UE można dokonać poprzez złożenie lub aktualizację formularza VAT-R, z wypełnioną częścią C.3. Ważne jest, aby zostało ono wykonane przed dokonaniem wyżej wymienionych czynności. Zgłoszenia można dokonać w urzędzie skarbowym, właściwym dla miejsca zamieszkania podatnika lub właściwym dla siedziby podmiotu.
Zgłoszenie do VAT-EU można złożyć osobiście, wysłać pocztą tradycyjną lub złożyć elektronicznie. W przypadku wersji elektronicznej, zgłoszenie odbywa się w formie załącznika do wniosku o wpis działalności do CEIDG, wniosku o zmianę wpisu w CEIDG, lub przez Portal Podatkowy.
Po dokonaniu rejestracji jako podatnik VAT-UE, przedsiębiorca uzyskuje prawo do posługiwania się numerem VAT-UE. W praktyce jest to jego bieżący numer NIP, poprzedzony przedrostkiem PL.
Czy wirtualne biuro stoi na przeszkodzie, aby zarejestrować się do VAT- UE?
W świetle obowiązującego prawa, każda legalnie działająca firma musi posiadać fizyczny adres, pod którym będzie zarejestrowana w CEIDG lub w KRS. Wirtualne biuro jest alternatywą dla konieczności rejestracji firmy na adres domowy, bądź ponoszenia kosztów wynajmu przestrzeni biurowej. Mimo to, wielu przedsiębiorców stroni od tego typu rozwiązania w obawie, że wirtualne biuro może stanowić problem dla rejestracji firmy do podatku VAT-UE.
Zgodnie z art. 96 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług, naczelnik urzędu skarbowego może odmówić rejestracji do VAT-u wyłącznie wtedy, gdy:
- dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
- podmiot ten nie istnieje,
- nie ma możliwości skontaktowania się z danym podmiotem lub jego pełnomocnikiem,
- podmiot albo jego pełnomocnik nie stawia się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego.
Natomiast jeśli podmiot korzystający z wirtualnego biura prowadzi działalność legalnie, nie uchybiając się od obowiązku kontaktu z Urzędem Skarbowym, wówczas nie ma żadnej podstawy prawnej do odmowy rejestracji do VAT-UE. Co więcej, użycie adresu wirtualnego biura podczas wypełniania formularza VAT-R, nie może być jedynym powodem negatywnej decyzji, w sprawie rejestracji firmy do podatku VAT-UE.
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro jest to rodzaj outsourcingu obsługi biurowej, który oferuje przedsiębiorcom wirtualny adres (np. Warszawa), na który mogą zarejestrować swoją firmę. Bowiem zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda firma musi posiadać oficjalną siedzibę.
Podmiot korzystający z wirtualnego biura wykupuje jedynie adres (np. wirtualne biuro Warszawa Złota) oraz skrzynkę pocztową. Wirtualne biuro jest także korzystnym rozwiązaniem pod względem wizerunkowym. Bowiem znacznie większe wrażenie na klientach i kontrahentach robi firma zarejestrowana w znanym miejscu, jak np. wirtualne biuro Warszawa Centrum.
Szukasz lokalizacji dla siedziby swojej firmy? Zapoznaj się z naszą ofertą wirtualnego adresu i przekonaj się dlaczego jest to najlepszy wybór!
Zobacz również: Wirtualne biuro a rejestracja VAT