VAT-R: co to jest, kto powinien wypełnić formularz i jak to zrobić?

Usługodawcy, producenci, handlowcy czy jubilerzy i prawnicy — wymienione branże zobligowane są do rejestracji swojej branży do VAT. Gdzie zarejestrować formularz VAT-R, jakie są warunki tej procedury i na co należy zwrócić szczególną uwagę? Wyjaśniamy poniżej.

Co to jest formularz VAT-R?

VAT-R to formularz, który należy złożyć w sytuacji, gdy podatnik chce zarejestrować lub zaktualizować dane w zakresie podatku od usług i towarów. Jest to tzw. VAT (Value added Tax), czyli podatek od wartości dodanej.

Kto powinien złożyć formularz VAT-R?

Przedsiębiorcy, którzy chcą rozpocząć wykonywanie czynności, podlegających opodatkowaniu, zobligowani są do złożenia druku rejestracyjnego VAT-R. Taki formularz muszą wypełnić także osoby, które uaktualniają dane wskazane w poprzednim zgłoszeniu. Niektórzy podatnicy są zwolnieni z deklaracji VAT – R, ze względu na limit obrotów czy zwolnienie przedmiotowe (zgodnie z art. 43 ust.1).

Warunki wypełnienia formularzu VAT-R

Dane, które wpisane są w formularzu VAT-R należy także umieszczać na fakturach zakupu i sprzedaży. Nadrzędnym warunkiem rejestracji jest limit sprzedaży do 200 tys. zł. Podatnik, który przekroczy tę kwotę jest zobowiązany do zapoznania się z VAT-R. Natomiast są towary, których sprzedaż — niezależnie od osiągniętych przychodów — wiąże się z obowiązkiem rejestracji. Są one wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT.

Istotną kwestią jest terminowość. Formularz rejestracyjny musi zostać złożony przed dniem dokonania pierwszej usługi, która podlega opodatkowaniu VAT lub przed dniem utarty prawa do wcześniejszego zwolnienia.

W momencie, kiedy dane zawarte na formularzu VAT – R ulegną zmianie, podatnik ma obowiązek zgłoszenia modyfikacji do naczelnika urzędu skarbowego. Można to zrobić w terminie 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Gdzie złożyć wniosek VAT-R?

Wypełniony formularz VAT-R można złożyć:

• osobiście w Urzędzie Skarbowym,

• drogą pocztową,

• przez Portal Podatkowy,

• jako załącznik do formularza CEIDG-1.

Jak wypełnić formularz VAT-R? Instrukcja krok po kroku

Zanim podatnik przystąpi do wypełnienia poszczególnych części formularza, w polu nr 1 po lewej stronie powinien podać NIP — Identyfikator podatkowy. Jeśli działalność gospodarcza jest jednoosobowa, właściciel wpisuje swój numer NIP, natomiast, kiedy podatnik prowadzi spółkę cywilną — numer NIP spółki. Wtedy spółka staje się czynnym podatnikiem VAT, a nie jej właściciele. Pozostałe pola (2 i 3) są wypełniane przez pracownika urzędu skarbowego.

CZĘŚĆ A. FORMULARZA VAT-R. CEL I MIEJSCE ZŁOŻENIA ZGŁOSZENIA ORAZ INFORMACJA DOTYCZĄCA WŁAŚCIWOŚCI NACZELNIKA URZĘDU SKARBOWEGO

W polu nr 4 podatnik określa cel składanego wniosku:

• rejestracja

• aktualizacja danych.

W polu nr 5 przedsiębiorca musi podać dane urzędu skarbowego, do którego wypełniany formularz jest kierowany.

Pola 6. i 7. uzupełnia się w momencie, gdy adres zamieszkania przedsiębiorcy jest poza granicami Polski.

Kiedy podatnik tylko aktualizuje swoje dane, wtedy wypełnia pola nr 8 i 9.

CZĘŚĆ B. FORMULARZA VAT-R. DANE PODATNIKA

Część B.1. przeznaczona jest na dane identyfikacyjne podatnika.

Ważne, aby pamiętać, że pola, które są oznaczone symbolem „*” kierowane są do podatnika niebędącego osobą fizyczną, natomiast pola oznaczone symbolem „**” do podatnika, który jest osobą fizyczną, czyli np. prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

Część B.2. to miejsce na adres zamieszkania w przypadku osób fizycznych lub adres siedziby firmy dla spółek.

Część B.3. to pole przeznaczone dla podatnika będącego osobą zagraniczną.

CZĘŚĆ C. FORMULARZA VAT-R. OBOWIĄZEK PODATKOWY W ZAKRESIE PODATKU OD TOWARÓW I USŁUG

Ta część podzielona jest na trzy elementy:

• C.1. OKOLICZNOŚCI OKREŚLAJĄCE OBOWIĄZEK PODATKOWY

• C.2. INFORMACJE DOTYCZĄCE SKŁADANIA DEKLARACJI

• C.3.INFORMACJE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH

We wskazanych polach podatnik zaznacza odpowiednie kwadraty, które dotyczą jego lub jego działalności. Część C.3 wypełniają osoby rejestrujący się jako podatnicy VAT-UE.

CZĘŚĆ D. FORMULARZA VAT-R. WNIOSEK O POTWIERDZENIE ZAREJESTROWANIA PODMIOTU JAKO PODATNIKA VAT

Podatnik zaznacza odpowiedni kwadrat, jeśli chce otrzymać potwierdzenie rejestracji swojego formularza VAT-R.

CZĘŚĆ E. FORMULARZA VAT-R. PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA

Podatnik uzupełnia swoje dane i skład podpis.

Formularz VAT-R, a wirtualne biuro

Przedsiębiorcy korzystający z usługi wirtualnego biura, mogą zarejestrować swoją firmę jako płatnika podatku VAT. Korzystanie z wirtualnego adresu nie jest argumentem do odmowy rejestracji przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. Przedsiębiorcy mogą spotkać się z odmową w przypadku wystąpienia konkretnych sytuacji tj: podaniu w formularzu danych niezgodnych z prawdą, nieistnienia podmiotu czy mimo prób, braku możliwości skontaktowania się z podmiotem. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule „Czy wirtualne biuro jest legalne„.

Zobacz również:
Siedziba i adres spółki a wirtualne biuro
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych- wszystko, co musisz wiedzieć