Faktura imienna – co to jest?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Wielu osobom wydaje się, że faktura jest dowodem zakupu przeznaczonym tylko dla przedsiębiorców. Nic bardziej mylnego. Możliwe jest również wystawienie faktury dla osób nieprowadzących działalność gospodarczą. Taki dokument nazywamy fakturą imienną. Jakie dane powinna zawierać faktura imienna i kiedy można ją otrzymać?

Czym jest faktura imienna?

Faktura imienna jest fakturą wystawianą dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Zazwyczaj dowodem zakupu uzyskiwanym przez osoby fizyczne jest paragon fiskalny. W sytuacji, w której jest on niewystarczający, na życzenie klienta może zostać wystawiona faktura imienna. Wówczas rezygnuje się z paragonu fiskalnego na rzecz dokumentu wystawianego przy pomocy odpowiedniego programu księgowego. Co ważne, klient nie ma obowiązku podania powodu, dla którego chce uzyskać dowód zakupu tego rodzaju.

Poznaj inne rodzaje faktur:

Kiedy można wystawić fakturę imienną?

Jak już wspominaliśmy, faktura imienna może zostać wystawiona na życzenie klienta. Warto pamiętać o tym, że tego rodzaju prośba nie musi zostać wyrażona w momencie dokonywania zakupu – żądanie wystawienia faktury imiennej klient może zgłosić najpóźniej do 3 miesięcy od dokonania zakupu towaru lub usługi. Co prawda przepisy nie zakazują wystawienia tego rodzaju dokumentu po upływie kwartału, ale przedsiębiorca nie musi wówczas spełnić życzenia klienta.

W przypadku, w którym klient zgłasza chęć uzyskania faktury imiennej, sprzedawca ma obowiązek dostarczenia dokumentu do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpił zakup (pod warunkiem, że klient zgłosił żądanie wystawienia faktury w miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż). Jeśli żądanie nastąpiło później, przedsiębiorca ma 15 dni na wystawienie faktury.

Jakie dane powinny się znaleźć na fakturze imiennej?

Jak wiadomo, na fakturze powinny znaleźć się konkretne dane. W zależności od rodzaju faktury, informacje na niej mogą się od siebie różnić. W przypadku faktury imiennej, na dokumencie należy zawrzeć:

  • numer faktury,
  • datę wystawienia faktury,
  • informacje o wystawiającym fakturę – nazwę firmy, jej NIP, adres itd.,
  • informacje o odbiorcy faktury, czyli jego imię i nazwisko oraz adres,
  • datę dokonania sprzedaży (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury),
  • nazwę towaru lub usługi,
  • cenę netto, wartość podatku VAT oraz cenę brutto (dowiedz się więcej o fakturze bez VAT)
  • ogólną kwotę do zapłaty.

Jak prawidłowo wystawić fakturę imienną?

Wielu przedsiębiorców wciąż myśli, że faktura może być wystawiona jedynie w momencie, w którym kupujący posiada numer NIP (tak zresztą wskazuje ustawa o VAT). Jednak zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów, w przypadku osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie ma obowiązku podawania na fakturze numeru NIP. W takiej sytuacji identyfikatorem podatkowym podatników jest numer PESEL nabywcy. Co ważne, danych takich jak PESEL nie trzeba umieszczać na fakturze imiennej. Wystarczy imię i nazwisko, a w miejscu na NIP wystawiający fakturę powinien umieścić informację „brak”. 

Jak dokumentować przychody?

Sprzedaż, która została udokumentowana fakturą imienną, powinna zostać odpowiednio zewidencjonowana. W przypadku faktur imiennych proces ten może być dokonywany na dwa sposoby:

  • w przypadku sprzedaży stacjonarnej – na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży,
  • w przypadku sprzedaży przez Internet – na podstawie wyciągu bankowego. 

Należy pamiętać, aby ewidencja była odpowiednio ponumerowana i znalazły się w niej informacje na temat daty uzyskania przychodu, wartości brutto i podsumowania przychodu z całego dnia. Nie można zapominać również o numeracji porządkowej. 

Czy sprzedawca może odmówić wystawienia faktury imiennej?

Niestety wciąż zdarzają się sytuacje, w których sprzedawca odmawia wystawienia faktury imiennej. Najczęściej tego typu sytuacje wynikają z niewiedzy na temat możliwości wystawienia faktury osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W sytuacji, w której klient zgłasza żądanie otrzymania faktury imiennej, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia takiego dokumentu. 

Jeśli wytłumaczenie sprzedawcy aktualnych przepisów nie wystarczy, klient może zgłosić tego rodzaju incydent do Krajowej Administracji Skarbowej, wskutek czego u przedsiębiorcy zostanie wszczęta kontrola. Jeśli zostaną wykryte jakieś nieprawidłowości, na takiego przedsiębiorcę może zostać nałożona kara pieniężna.

Zobacz również:
Profil zaufany – wszystko, co musisz wiedzieć
NIP 7 – czym jest i jak go wypełnić?

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank