Faktura VAT a faktura uproszczona

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Sposobem na rozliczanie transakcji między przedsiębiorcami jest wystawianie faktur. Chociaż przedsiębiorcy, w zależności od warunków i formy prowadzonego biznesu, mogą wystawiać różne faktury, to zdecydowanie najpopularniejsza jest faktura VAT. Jednak, jeśli kupujący nie przekroczył pewnej kwoty, to możliwe jest wystawianie tzw. faktury uproszczonej. Czym różni się ona od faktury VAT i jakie są zasady jej wystawiania? Przeczytaj artykuł, a poznasz odpowiedź na te pytania.

Czym jest faktura VAT?

Faktura VAT jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, który stanowi dowód transakcji kupna-sprzedaży i jest wystawiany klientowi przez dostawcę. Faktury te mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej i stanowią zobowiązanie do zapłaty oraz podstawę do rozliczania podatku. Przepisy nie określają maksymalnej kwoty, na jaką może zostać wystawiona faktura VAT. Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy rozmawiamy o fakturach uproszczonych.

Czym jest faktura uproszczona?

Faktura uproszczona to dokument, który ma z góry określony limit, do jakiego może być wystawiony. Tego typu faktura może być bowiem wystawiona do kwoty w maksymalnej wysokości 450 zł lub 100 euro brutto. Mówiąc prościej, to specjalny rodzaj paragonu fiskalnego, na którym umieszczony jest NIP odbiorcy. Pamiętajmy jednak, że faktura uproszczona musi zawierać dane pozwalające na określenie stawki i kwoty podatku. W końcu to oficjalny dokument księgowy, który służy do rozliczania podatków z urzędem skarbowym. Co ważne, wystawca nie ma obowiązku, aby zawsze wystawiać fakturę uproszczoną – robi to na prośbę klienta i pod warunkiem, że wystawca sam przejawia taką wolę. Jeśli kwota na fakturze nie przekracza określonego limitu, to przedsiębiorca może zdecydować, czy woli wystawić fakturę VAT, czy fakturę uproszczoną.

Faktura uproszczona powinna być traktowana jak zwykła faktura VAT, więc odbiorca otrzymujący tego typu dokument ma prawo do zaksięgowania na jego podstawie kosztów, co pozwala na odliczenie znajdującego się nim podatku od towarów/usług. Art. 106e ust. 7 ustawy o VAT wskazuje następujący wzór na wyliczenie kwoty podatku:

Kwota podatku = (wartość sprzedaży brutto x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Fakturę uproszczoną może wystawić każdy przedsiębiorca niezależnie od tego, czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy jest z tego podatku zwolniony.

Jakie są zasady wystawiania faktur uproszczonych?

Z racji tego, że faktura uproszczona jest oficjalnym dokumentem księgowym, to jasno określone są elementy, które powinna ona zawierać. Oto jakie dane powinna obejmować faktura uproszczona:

  • data wystawienia faktury i data sprzedaży,
  • porządkowy numer faktury,
  • dane sprzedawcy oraz nabywcy, wraz z ich numerami NIP,
  • nazwa towaru/usługi,
  • kwota ewentualnego rabatu,
  • kwota należności ogółem.

Wystawiając fakturę uproszczoną, pomijamy z kolei elementy, które znalazłyby się na standardowej fakturze VAT. Oznacza to, że sprzedawca może pominąć takie elementy, jak:

  • szczegółowe dane nabywcy,
  • stawka podatku,
  • cena jednostkowa towaru lub usługi bez zawarcia kwoty podatku.[6]

Kiedy firma nie może wystawić faktury uproszczonej?

Mimo spełnienia warunków pozwalających na wystawienie faktury uproszczonej, czyli nieprzekroczenia kwoty 450 zł lub 100 euro brutto, nie zawsze możliwe jest sporządzenie tego typu dokumentu. Faktury uproszczonej nie można wystawić w kilku sytuacjach:

  • sprzedaży wysyłkowej krajowej i zagranicznej,
  • w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru,
  • jeśli na fakturze nie ma NIP-u nabywcy – dla kontrahentów będących osobami fizycznymi, nieprowadzących działalności gospodarczej,
  • dostawy towarów/usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa UE innego niż Polska.

Faktura uproszczona a faktura VAT

Jak już wspominaliśmy, wystawienie faktury uproszczonej jest prawem, a nie obowiązkiem przedsiębiorcy i warto o tym pamiętać. Nawet jeśli zachodzą warunki pozwalające na wystawienie faktury uproszczonej, czyli kwota na paragonie nie przekracza 450 zł lub 100 euro brutto, to wystawiający może wystawić zwykłą fakturę VAT. Nabywając towar lub usługę, nie możemy domagać się od przedsiębiorcy wystawienia faktury uproszczonej, decyzja należy bowiem do niego. Możemy jednak przejawić chęć otrzymania tego typu dokumentu zamiast zwykłej faktury VAT.

Faktura uproszczona jest świetnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, jeśli tylko zachodzą odpowiednie warunki pozwalające na jej wystawienie. Jest ona pełnoprawnym dokumentem księgowym, który należy traktować właściwie tak samo jak fakturę VAT. Wystawienie faktury uproszczonej jest jednak znacznie szybsze i łatwiejsze, ponieważ na paragonie fiskalnym wystarczy dopisać NIP nabywcy. Wszyscy przedsiębiorcy, którzy wcześniej nie znali takiego rozwiązania, powinni się nim zainteresować.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i potrzebujesz pomocy z finansami i księgowością Twojej firmy – zapraszamy do kontaktu! Nasz zespół chętnie pomoże Ci prowadzić księgowość zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Zobacz również:
Faktura VAT marża – wszystko, co trzeba o niej wiedzieć
Faktura proforma – wszystko, co trzeba o niej wiedzieć

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank