W dobie pandemii coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na zarejestrowanie swoich firm pod adresem domowym. Jednak takie rozwiązanie niesie ze sobą szereg niebezpieczeństw i na dłuższą metę może być męczące. Wówczas z pomocą przychodzi usługa wirtualnego biura. Czym dokładnie jest wirtualne biuro i jak funkcjonuje? Dlaczego warto skorzystać z tej usługi? Zapraszamy do lektury wszystkich, którzy zastanawiają się, gdzie zarejestrować firmę!
Niektórym osobom zakładającym własną firmę wydaje się, że skoro do pracy potrzebują tylko biurka, komputera i telefonu i nie mają w planie zatrudniania pracowników, to zarejestrowanie działalności pod adresem domowym będzie najlepszym rozwiązaniem. Wiąże się to jednak z wieloma potencjalnymi problemami. W końcu chyba nikt z nas nie chciałby mieć w domu wizyty urzędników skarbówki, prawda? A to dopiero początek potencjalnych zmartwień.
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro jest rozwiązaniem polegającym na outsourcingu obsługi biurowej oraz udostępnieniu wirtualnego adresu przedsiębiorcom, którzy nie chcą lub nie mogą zarejestrować firmy pod adresem domowym, a jednocześnie nie potrzebują do swojej dyspozycji całego biura. Jest to o tyle wygodne, że osoba prowadząca firmę nie musi być cały czas obecna na miejscu. Wszystkie formalności można załatwić za pośrednictwem pracowników biura wirtualnego, z odbieraniem korespondencji włącznie.
Ale jak to właściwie działa? Wirtualne biuro to realnie istniejąca firma, która udostępnia innym przedsiębiorcom adres pozwalający na zarejestrowanie działalności, a oprócz tego pomaga w załatwianiu formalności oraz daje możliwość skorzystania z przestrzeni biurowej.
Zastanówmy się teraz, jakie korzyści wynikają z korzystania z wirtualnego biura.
Brak prywatności? Jest na to sposób!
Wynajem biura nie jest wymogiem, ale każda firma musi posiadać adres, pod którym będzie zarejestrowana w CEIDG lub KRS.
Na zarejestrowanie firmy pod adresem wirtualnym często decydują się również osoby pracujące w tzw. wolnych zawodach, które do pracy potrzebują tylko biurka i sprawnego komputera – copywriterzy, graficy, projektanci oraz programiści. Te osoby najczęściej wykonują pracę w pełni zdalnie. Dlaczego decydują się na wynajęcie biura wirtualnego zamiast zarejestrowania firmy w domu?
Po pierwsze dlatego, że nie zawsze można zarejestrować firmę pod adresem domowym. W sytuacji, w której przedsiębiorca wynajmuje mieszkanie, musi uzyskać od właściciela zgodę na takie działanie. Wielu właścicieli się na to nie zgadza, ponieważ na taką nieruchomość nałożony jest wyższy podatek.
Kolejnym aspektem zniechęcającym do rejestracji firmy pod adresem domowym jest fakt składania przez Urząd Skarbowy domowych wizyt. Wizyta urzędników skarbówki zawsze jest dla przedsiębiorcy doświadczeniem stresującym, tym bardziej, jeśli ta wizyta odbywa się w domu. Można tego uniknąć, rejestrując firmę pod adresem wirtualnym – pracownicy biura zajmą się urzędnikami za Ciebie. Poza tym wirtualne biura są działalnością regulowaną i nadzorowaną przez KAS, więc korzystanie z ich usług skutkuje szybszymi procedurami (jak chociażby rejestracja do VAT).
Zobacz również: Czy wirtualne biuro jest legalne?
Należy też pamiętać, że udostępnianie prywatnego adresu w sieci wiąże się z wieloma niebezpieczeństwami. Wystarczy wpisać do CEIDG nazwę firmy, aby posiadać adres zamieszkania właściciela firmy. Nigdy nie wiadomo, kto ma dostęp do Twojego adresu domowego i w jaki sposób może to wykorzystać. A właśnie coś takiego dzieje się, gdy Twoja firma jest zarejestrowana pod adresem zamieszkania. Może się okazać, że w domu przedsiębiorcy pojawi się niezadowolony klient, co na pewno nie będzie miłym przeżyciem.
Wyższe ceny energii i gazu a koszt wirtualnego biura
Wraz z początkiem roku znacząco wzrosły ceny za energię elektryczną i gaz, zwłaszcza dla przedsiębiorców. W tej sytuacji zarejestrowanie firmy pod adresem wirtualnym jest rozwiązaniem jeszcze bardziej opłacalnym. Koszt wynajmu biura wirtualnego różni się w zależności od lokalizacji oraz zakresu oferowanych usług, jednak przyjmuje się, że wirtualne biuro można wynająć za mniej niż 200 zł miesięcznie. Ta kwota może stanowić zaledwie ułamek tego, co przyjdzie zapłacić przedsiębiorcy za gaz i prąd na stawkach dla firm.
Ogromną oszczędnością są też koszty utrzymania własnego lokalu, które nie będą już problemem gdy postawi się na wybór wirtualnego biura. Opłaty czynszu, personelu, sprzątania czy wyposażenia biura to duże miesięczne koszta, które często są zbędne przedsiębiorcy. Decydując się na wirtualny adres zachowane pieniądze możesz przeznaczyć na dalszy rozwój firmy i swoich pracowników.
Jakie jeszcze zalety niesie za sobą wirtualne biuro?
Jednak to nie wszystkie zalety biur wirtualnych. Korzystanie z usług takiego biura to ogromna pomoc dla przedsiębiorcy również pod względem merytorycznym – pracownicy biur wirtualnych na co dzień współpracują z urzędami i biorą udział w różnego rodzaju procesach administracyjnych, a ich wiedza i doświadczenie stanowi dodatkową wartość dla klienta. Rady udzielane przez ekspertów wirtualnego biura stanowią pomoc dla przedsiębiorcy i pozwalają na ominięcie pułapek zastawianych na początkującego przedsiębiorcę, takich jak np. wysyłanie fałszywych faktur domagających się zapłaty za wpis do CEIDG.
Pracownicy biur wirtualnych na co dzień współpracują również z innymi instytucjami, więc są gotowi polecić Ci konkretnych podwykonawców, takich jak kancelarie prawne czy biura rachunkowe, które pomogą Ci w prowadzeniu biznesu. Dzięki temu, że biuro wirtualne ma zaprzyjaźnione firmy, z którymi współpracuje, nie będzie też problemu z takimi sprawami jak przekazywanie dokumentów.
Jak już wielokrotnie podkreślaliśmy, usługi wirtualnego biura nie ograniczają się tylko i wyłącznie do udostępnienia przedsiębiorcy adresu. Stwarzają one również przestrzeń, w której możesz pracować i spotykać się z klientami (do dyspozycji są sale konferencyjne). Z salki spotkań możesz skorzystać też w sytuacji, w której musisz przeprowadzić wideokonferencję, a domowe otoczenie nie sprzyja spokojnej rozmowie.
Wirtualne biuro warszawa, a wizerunek firmy
Jako ostatnią zaletę biura wirtualnego można wymienić również możliwość zlokalizowania swojej firmy w prestiżowym miejscu. Nie oszukujmy się; firma, której siedziba znajduje się w Warszawie na ulicy Złotej, będzie odbierana przez potencjalnych klientów jako poważniejsza, niż ta mieszcząca się w małej wsi. Pamiętaj, że adres przedsiębiorstwa jest jednym z czynników wpływających na jego wizerunek.
Podsumowując, biuro wirtualne to świetne rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, zwłaszcza tych pracujących z domu oraz dla osób, które chciałyby oszczędzić na wynajmie przestrzeni biurowej i przeznaczyć te fundusze na dalszy rozwój biznesu.
Jeśli szukasz właśnie adresu wirtualnego dla swojej firmy – zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą wirtualnego biura. Przekonaj się, jak dużo wygodniejsze i prostsze może być prowadzenie Twojej firmy!
Poza siedzibą swojej firmy zastanawiasz się nad powierzeniem swojej księgowości biuru rachunkowemu? Prowadzimy również księgowość online! Nasz zaufany zespół doświadczonych księgowych pozwoli Ci skupić się na rozwoju Twojej firmy, zajmując się czasochłonną dokumentacją.
Zobacz również:
Wirtualne biuro a urząd skarbowy – na co zwrócić uwagę?
Jak wybrać najlepszy adres wirtualny dla swojej firmy?