Czasami zdarza się, że faktura zostaje wystawiona z błędami. Stanowi ona jednak oficjalny dokument, na który nie można nanosić żadnych dopisków lub poprawek. Konieczne jest zatem wystawienie faktury korygującej. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.
Czym jest faktura korygująca?
Faktura korygująca to dokument, którego zadaniem jest uzupełnienie faktury pierwotnej tak, aby stan „na papierze” odpowiadał rzeczywistości. Wystawiana jest w ściśle określonych sytuacjach. Może się np. zdarzyć, że towar zostanie zwrócony lub sprzedawca udzieli na niego rabatu. Należy pamiętać, że korekta ma moc zwykłej faktury i właśnie w ten sposób należy ją traktować pod względem formalnym. Wystawiana jest w co najmniej dwóch egzemplarzach – jeden z nich zatrzymuje u siebie sprzedawca, a drugi trafia do nabywcy.
W jakich sytuacjach konieczne jest wystawienie faktury korygującej?
Faktura korygująca może być wystawiona w kilku sytuacjach. Co ważne, prawo do wystawienia faktury korygującej ma tylko i wyłącznie przedsiębiorca, który sporządził fakturę pierwotną. Wszystkie zasady dotyczące wystawiania tego dokumentu określają przepisy zawarte w art. 106 j-k ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nimi fakturę korygującą trzeba wystawić, gdy:
- udzielono obniżki ceny w formie rabatu,
- udzielono opustów i obniżek cen,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
- podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?
Faktura korygująca jest oficjalnym dokumentem ze ściśle określonymi wytycznymi, wskazującymi, co powinna ona zawierać. A zatem, na każdej fakturze korygującej muszą się znaleźć:
- określenie „faktura korygująca” lub „korekta”,
- numer kolejny i data jej wystawienia,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli:
- data wystawienia,
- numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji,
- imiona i nazwiska lub nazwy i adresy nabywcy i sprzedawcy,
- numer, którym podatnik identyfikuje się na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to NIP),
- numer, którym nabywca towarów lub usług identyfikuje się na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary lub usługi,
- data dokonania albo zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zapłaty (pod warunkiem, że ta data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury),
- nazwa towaru lub usługi objętej korektą,
- przyczyna korekty.
W przypadku, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego, konieczne jest również skorygowanie podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego.
Rodzaje faktur korygujących
W polskim prawie wyróżniamy dwa rodzaje faktur korygujących:
- „in plus”, czyli zwiększające podstawę opodatkowania – polegające na zwiększeniu kwoty netto i należnego podatku VAT. Tego typu fakturę korygującą wystawia się w przypadku, gdy np. nastąpi pomyłka w liczbie towarów lub cenie;
- „in minus”, czyli zmniejszające podstawę opodatkowania – polegające na zmniejszeniu kwoty netto i należnego podatku VAT. Wystawienie takiej faktury może okazać się konieczne, jeśli np. dokonywany jest zwrot towaru, reklamacja lub udzielany jest rabat.
Faktury korygujące a SLIM VAT
Od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje pakiet SLIM VAT, który ma za zadanie uprościć i unowocześnić rozliczanie VAT. Ustawa precyzuje również kwestie wystawiania faktur korygujących “in plus” i zmienia zasady księgowania faktur “in minus”.
Do końca ubiegłego roku korekty “in minus” można było dokonać pod warunkiem, że podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej od nabywcy przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca otrzymał fakturę korygującą. Jeśli potwierdzenie zostało uzyskane po tym terminie, podatnik mógł uwzględnić korektę za okres, w którym uzyskał to potwierdzenie.
Art. 29a ust. 13 ustawy o VAT zakłada, że od 1 stycznia 2021 roku obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w fakturze dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił korektę.
Warunkiem jest posiadanie dokumentu poświadczającego uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla towarów lub usług. Gdy podatnik nie posiada dokumentacji w danym okresie rozliczeniowym, a została wystawiona korekta, obniżenie podstawy opodatkowania dokonuje się w momencie, w którym podatnik uzyska tę dokumentację. Nie do końca wiadomo, jaką formę mają przybierać te dokumenty – czy wystarczy korespondencja mailowa, a może konieczne jest podpisanie aneksu do umowy. Z pewnością jednak nakłada to na przedsiębiorców obowiązek gromadzenia większej ilości dokumentacji.
Zobacz również: Faktura imienna – co to jest?
Nowa ustawa o VAT a faktura korygująca
W nowej ustawie o VAT wprowadzono również przepisy dotyczące wystawiania faktur korygujących „in plus”. Przepisy prawa wyróżniają trzy sposoby postępowania:
- w sytuacji, gdy korekta jest spowodowana przez przyczyny, które istniały już w momencie wystawiania faktury pierwotnej, fakturę korygującą wystawia się za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna,
- jeśli korekta jest spowodowana przez przyczyny, które zaistniały dopiero po dokonaniu sprzedaży – wówczas fakturę korygującą rozlicza się za miesiąc, w którym została ona wystawiona,
- jeśli błąd w fakturze pierwotnej zostanie wykryty później, to rozliczenie faktury korygującej dokonuje się za miesiąc, w którym została wykazana faktura pierwotna.
Co ważne, istnieją przepisy przejściowe. Do końca 2021 roku podatnicy mogą stosować stare przepisy pod warunkiem, że obie strony na piśmie uzgodniły ten sposób rozliczania przed wystawieniem pierwszej faktury w tym roku. Należy pamiętać, że w takim przypadku sposób rozliczania można zmienić dopiero po 3 miesiącach, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano takiego wyboru. Rezygnacja z wystawiania korekt na starych zasadach również musi być zawarta na piśmie i podpisana zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę.
Czym się różni faktura korygująca od noty korygującej?
Prawo do wystawienia noty korygującej ma nabywca towaru lub usługi. Robi to w momencie, gdy odkryje błędy w fakturze, która została dla niego wystawiona. Należy jednak pamiętać, że nota korygująca nie może zmieniać danych, które mają wpływ na wyliczenie podatku. Mowa tu o zmianie ceny, korekcie stawki lub kwoty podatku. Nota korygująca wymaga akceptacji od wystawcy faktury – powinna być przez niego podpisana. To dokument, który może zostać wystawiony w formie elektronicznej.
Co powinna zawierać nota korygująca?
- Określenie „nota korygująca”,
- numer kolejny i datę jej wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów/usług, ich adresy i numer, pod którym podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku oraz numer, pod którym nabywca towarów/usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota,
- wskazanie treści, która zostaje skorygowana i zawarcie treści prawidłowej.
Niemożliwe jest anulowanie faktury, która jest już wprowadzona do obrotu. Taki zabieg można dokonać jedynie w przypadku, w którym faktura nie dotarła jeszcze do odbiorcy, bo np. klient odmówił odbioru przesyłki.
Wystawienie faktury korygującej jest konieczne w razie wystąpienia pomyłki przy wystawieniu faktury pierwotnej. Trzeba pamiętać o tym, że inne przepisy stosuje się podczas rozliczania korekt „in plus” i „in minus”, co uzupełniają i precyzują przepisy o SLIM VAT, które weszły w życie z początkiem 2021 roku.
Jeśli potrzebujesz pomocy z fakturami korygującymi lub szukasz sprawdzonego biura rachunkowego, które kompleksowo zajmie się finansami Twojej firmy – zapraszamy serdecznie do kontaktu! Nasi eksperci chętnie Ci pomogą!
Zobacz również:
Faktura VAT a faktura uproszczona
Faktura VAT marża – wszystko, co trzeba o niej wiedzieć