W jaki sposób i w jakim terminie należy wystawić fakturę?

Dostarczenie towaru bądź wykonanie usługi to połowa sukcesu. Kolejnym krokiem jest wystawienie faktury. Ten etap może rodzić szereg pytań, w szczególności u początkującego przedsiębiorcy. Na rynku istnieje wiele programów do fakturowania i prowadzenia księgowości, które w znaczny sposób upraszczają wystawianie faktur. Przedsiębiorca jednak zawsze musi czuwać nad tym, aby wystawiane przez niego faktury były zgodne z przepisami. Dużo wątpliwości wiąże się z terminem wystawiania faktur i informacjami, jakie powinny one zawierać, dlatego w poniższym artykule omówimy te dwie kwestie.

Czym jest faktura?

Zgodnie z definicją, fakturą nazywamy dokument sprzedaży potwierdzający zrealizowaną transakcję. Transakcja odbywa się między sprzedawcą a nabywcą danej usługi bądź towaru. Wystawienie faktury wiąże się z obowiązkiem naliczenia stosownego podatku.

Faktura może pojawić się w formie papierowej, jak i elektronicznej (tzw. E-faktura).

Na jakich zasadach powinna zostać stworzona faktura?

Niezależnie od tego, czy faktura wystawiana jest w wersji elektronicznej, czy papierowej powinna zostać sporządzona zgodnie z zasadami określonymi w art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług. W szczególności należy zwrócić uwagę na to, czy zawarte zostały w niej wszystkie wymagane informacje. Dokument, który nie zawiera bowiem elementów wskazanych przez ustawę nie może zostać uznany za fakturę.

O tym, że dany dokument jest fakturą nie świadczy nazwa, a dane, które zostały w niej zamieszczone.

Jakie dane powinny zostać zawarte na fakturze?

Zarówno wystawiane, przechowywanie, jak i przesyłanie faktur zostało w bardzo ścisły sposób określone przez ustawodawcę. Zgodnie z art. 106e ustawy o podatku VAT, aby faktura została w sposób prawidłowy wystawiona powinna zawierać następujące elementy:

• numer faktury – zgodny z przyjętą numeracją

• datę wystawienia

• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

• nazwę towaru lub usługi,

• jednostkę miary oraz ilość sprzedanych towarów lub usług,

• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,

• kwoty rabatów, zniżek bądź upustów,

• łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,

• stawkę VAT oraz wartość podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• kwotę należności ogółem.

Jaki adres na fakturze?

W przypadku jednoosobowej działalności ustawa nie precyzuje, jaki adres powinien zostać wskazany na fakturze. We wniosku CEiDG przedsiębiorca wskazuje zarówno adres zamieszkania, do doręczeń, jak również stałe i dodatkowe miejsce wykonywania działalności (jeżeli takie posiada). Zgodnie jednak z interpretacją podatkową, jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność w miejscu zamieszkania, to ten adres powinien zostać wskazany na fakturze. Jeżeli natomiast posiada wskazane w CEiDG główne miejsce prowadzenia działalności, to na dokumencie powinien widnieć adres siedziby.

Adres przedsiębiorcy wskazany na fakturze musi być zgodny z adresem podanym we wniosku CEiDG-1.

W jakim terminie wystawić fakturę?

Ogólna zasada dotycząca wystawiania faktur została wskazana w art. 106i ust.1 ustawy o VAT i stanowi, że należy ją wystawić nie później niż do 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Termin ten dotyczy również:

• faktur zaliczkowych, które dokumentują otrzymanie całości lub części zapłaty,

• faktur wystawianych na żądanie osoby fizycznej, która zgłosiła chęć otrzymania dokumentu do końca miesiąca, w którym transakcja została dokonana. Jeżeli zgłoszenie nastąpi później, to fakturę należy wystawić w terminie 15 dni od zgłoszenia żądania.

Należy również pamiętać, że faktura nie może zostać wystawiona wcześniej niż 30-tego dnia przed:

• dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi

• otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty

Wyjątki od reguły

Zgodnie z art. 106i ust 2 i 3 ustawy o VAT, niektóre czynności podlegają innym terminom wystawienia faktur VAT, należą do nich:

• świadczenie usług budowlanych lub budowlano-menadżerskich – do 30 dni od wykonania usługi,

• dostawa książek drukowanych z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów – do 60 dni od dnia wydania towaru,

• drukowanie książek z wyłączeniem map i ulotek oraz gazet, czasopism i magazynów – do 90 dni od wykonania czynności,

• zwrot opakowania – do 7 dni od terminu zwrotu określonego w umowie,

• dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego – z wyjątkiem usług stanowiących import usług – wraz z upływem terminu płatności.

Z każdą kolejną fakturą wątpliwości będzie coraz mniej i choć pomyłki się zdarzają, to nie oznaczają końca świata. Wszelkie błędy można skutecznie usunąć poprzez wystawienie kontrahentowi faktury korygującej.

Zobacz również:
Dekretowanie faktur: Wszystko, co trzeba o tym wiedzieć.
Obowiązkowy Split Payment: wszystko, co musisz wiedzieć.