Każda osoba decydująca się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, zobowiązana jest do wskazania adresów wymaganych przy wypełnianiu formularza CEIDG-1. Należy do nich przede wszystkim, adres stałego miejsca prowadzenia działalności, adres zamieszkania, adres doręczeń, a także adresy dodatkowych miejsc prowadzenia działalności gospodarczej. Z tego względu każdy początkujący przedsiębiorca powinien posiadać przynajmniej podstawową wiedzę z zakresu zarządzania wskazanymi danymi adresowymi. Jak dokonać prawidłowego wskazania adresów? Czy można dokonać zmiany danych adresowych oraz, czy możliwe jest stosowanie ich zamiennie?
Adres zamieszkania w jednoosobowej działalności gospodarczej
Podstawowym kryterium umożliwiającym ustalenie właściwości miejscowej urzędu skarbowego, jest adres zamieszkania. Jest to istotne w przypadku osób fizycznych, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Rozliczają się one z tytułu podatku dochodowego i podatku od towarów i usług, w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania, a nie miejsca według miejsca prowadzenia działalności.
Zgodnie z przepisami prawa, jako miejsce zamieszkania osoby fizycznej definiuje się miejscowość, w której przebywa dana osoba, z zamiarem stałego pobytu. Z tego powodu, w uproszczeniu przyjmuje się, że siedzibą działalności gospodarczej osoby fizycznej jest miejsce jej zamieszkania.
Przedsiębiorcy, którzy nie chcą jednak podawać swojego prywatnego adresu jako adresu siedziby swojej działalności mogą skorzystać z usługi jaką jest wirtualne biuro. Takie rozwiązanie pozwala na ochronę prywatności jak i duże oszczędności w związku z brakiem konieczności wynajmowania własnego lokalu!
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to innowacyjne rozwiązanie dla przedsiębiorców, które umożliwia im prowadzenie działalności gospodarczej bez konieczności posiadania tradycyjnej przestrzeni biurowej. Jest to opcja pozwalająca na oszczędność i wygodę, w której przedsiębiorcy mogą korzystać z usług biura na odległość. Wirtualne biuro zapewnia adres rejestracyjny firmy, obsługę poczty, oraz dostęp do sal konferencyjnych. W wielu przypadkach oferowane są również dodatkowe usługi, np. księgowość. Dla wielu firm i freelancerów jest to idealne rozwiązanie, umożliwiające profesjonalne funkcjonowanie bez znaczących kosztów związanych z wynajmem i utrzymaniem tradycyjnego biura. Takie rozwiązanie zapewnia również potrzebną prywatność tym, którzy swoją działalność dotychczas prowadzili z domu.
Dodatkowo, korzystanie z wirtualnego biura może poprawić wizerunek firmy, dając jej prestiżowy adres w renomowanej lokalizacji, co może przyciągnąć nowych klientów i partnerów biznesowych. Wirtualne biuro pomaga przedsiębiorcom skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, zamiast na zarządzaniu fizyczną przestrzenią biurową.
Zobacz również: 10 powodów dla których powinieneś wybrać wirtualne biuro Złota 75A
Adres do doręczeń a jednoosobowa działalność gospodarcza
Adres do doręczeń jest to miejsce wskazane przez przedsiębiorcę, w którym określa on, gdzie będzie odbierał korespondencję pocztową, związaną z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Jest to szczególnie istotne w przypadku pism procesowych lub orzeczeń dla osoby fizycznej, wpisanej do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Wówczas zgodnie z art. 133 § 21 Kodeksu prawa cywilnego, tego rodzaju korespondencję dostarcza się na adres do doręczeń, udostępniony w tejże ewidencji.
Warto dodać, że pisma doręczone na adres wskazany w CEIDG wywołują skutek prawny, w szczególności na gruncie prawa cywilnego. Oznacza to, że odbiorca nie może powołać się na fakt, iż adres uległ zmianie, jeśli nie dokonano uprzednio zmian w ewidencji. Zatem doręczenie korespondencji na adres ujawniony w ewidencji, może skutkować dla osoby fizycznej, prowadzącej działalność gospodarczą, utratą określonych praw. Należy do nich m.in. prawo do wniesienia odwołania od decyzji administracyjnej.
Zobacz również: Jak założyć własną firmę?
Adres stałego miejsca prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Zgodnie z definicją wskazaną w art. 11 Rozporządzenia Rady (UE) nr 282/2011, przez stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej należy rozumieć:
- dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej, które charakteryzuje się wystarczającą stałością przebywania w nim osoby fizycznej;
- dowolne miejsce posiadające odpowiednią strukturę w zakresie zaplecza personalnego i technicznego;
- miejsce umożliwiające odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb w tejże działalności gospodarczej.
Zatem decydując się na wskazanie konkretnego adresu, jako stałego miejsca prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej, należy wziąć pod uwagę, czy owe miejsce spełnia wszystkie powyższe czynniki.
Przedsiębiorca posiadający kilka stałych miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, powinien ujawnić w rejestrze, wszystkie z nich. Wówczas najczytelniejszym sposobem jest wskazanie jednego miejsca głównego oraz pozostałe, oznaczone jako dodatkowe miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Może się również zdarzyć, iż przedsiębiorca nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności, gdyż wykonywane przez niego usługi świadczone są wyłącznie w przestrzeni wirtualnej, lub prowadzi je w miejscu swojego zamieszkania.
Adres w jednoosobowej działalności gospodarczej – który należy wskazać na fakturze?
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1, 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawiona przez przedsiębiorcę faktura powinna zawierać m.in.:
- datę wystawienia;
- kolejny numer identyfikacyjny, nadany w ramach serii (jednej lub więcej);
- imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów bąd usług;
- adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług.
W odniesieniu do ostatniego punktu warto wspomnieć, iż przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają bezpośrednio, jaki adres należy wskazać na fakturze.
Jednak zgodnie z orzeczeniem Krajowej Informacji Skarbowej, w przypadku osób fizycznych powinien to być adres zamieszkania. Natomiast w przypadku osób fizycznych, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą w innym miejscu niż miejsce zamieszkania, adres umieszczony na fakturze powinien być zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym. Jeśli osoba fizyczna nie prowadzi działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania i posiada główne miejsce prowadzenia działalności, na fakturze powinien widnieć adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Ochrona prywatnych adresów w jednoosobowej działalności gospodarczej
Chcąc zapewnić ochronę prywatnych danych osobowych, prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, warto skorzystać z usług wirtualnego biura. Jest to miejsce, w którym można dokonać rejestracji firmy, bez konieczności wynajmowania lokalu. Ponadto wirtualne biuro zapewnia przedsiębiorcy obsługę administracyjną lub księgową i może pełnić funkcję adresu przywoławczego. To oznacza, że adres firmy może być wykorzystywany m.in. w celu doręczenia skargi lub dokumentacji o charakterze prawnym, gdyż widnieje on w ewidencji jako pełnoprawna siedziba administracyjna firmy.
Zobacz również:
Księgowość online – dlaczego warto z niej korzystać?
Działalność nierejestrowana — wady i zalety