Księgowość online – dlaczego warto z niej korzystać?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Outsourcing usług księgowych, czyli powierzenie prowadzenia księgowości firmy biuru rachunkowemu jest dziś powszechną praktyką. Bezpieczeństwo, oszczędność, czy korzystanie z wiedzy i doświadczenia zespołu to tylko niektóre korzyści płynące z tego rozwiązania. A czy wiesz, dlaczego warto zdecydować się na prowadzenie księgowości online?

Księgowość online – co to jest?

Prowadzenie księgowości firmy możesz zlecić biuru rachunkowemu, które działa w oparciu o tradycyjny, czyli stacjonarny model współpracy. Wiąże się to m.in. z osobistym przekazywaniem dokumentów księgowych, a zatem koniecznością ich wydruku i przechowywania. Przedsiębiorcy, decydując się na taki wariant, na ogół wybierają biura rachunkowe zlokalizowane w tym samym mieście lub w bliskim sąsiedztwie. Czym różni się od takiego sposobu prowadzenia księgowości księgowość online? Księgowość online opiera się na podobnych zasadach, z tą jednak różnicą, że przybiera formę „współpracy na odległość”. Wszystkie sprawy, które załatwiasz z księgową, wykonujesz zatem bez potrzeby osobistego spotkania się w biurze rachunkowym. Dotyczy to często nawet podpisania umowy.

Zalety prowadzenia księgowości online

Digitalizacja działalności, w tym prowadzenie księgowości online przy współpracy z biurem rachunkowym, niesie ze sobą wiele korzyści. Wśród nich wymienić należy m.in.:

  1. Oszczędność czasu

Jedną z niekwestionowanych korzyści prowadzenia księgowości online jest oszczędność czasu. Nie musisz tracić go na dojazd do siedziby biura rachunkowego, aby przekazać dokumenty księgowe. Dostarczasz je drogą elektroniczną w ustalony wcześniej sposób np. za pośrednictwem poczty e-mail. Nowoczesne biura, świadczące księgowość online, na ogół udostępniają jednak swoim klientom specjalnie dedykowane platformy, na które bezpośrednio załączasz faktury. Ich dodatkowym atutem jest stały dostęp do wszystkich dokumentów, a także dokonywanych przez księgową rozliczeń. 

  1. Szeroka oferta usług

Prowadzisz działalność w niewielkiej miejscowości na południu Polski i w twojej okolicy nie możesz znaleźć biura rachunkowego, które spełnia twoje oczekiwania? Jeśli zdecydujesz się na powierzenie prowadzenia księgowości online, możesz wybierać w ogromnej ilości ofert biur z całego kraju. Nie ogranicza cię lokalizacja, swobodnie porównuj więc zakres świadczonych usług, wiedzę i doświadczenie, referencje, czy ogólne warunki współpracy. Pamiętaj, że wszystkie czynności możesz załatwić na odległość. Wiele biur oferuje nawet podpisanie umowy w takiej formie.

  1. Ekokorzyści

Elektroniczny obieg dokumentów, który związany jest nieodłącznie z prowadzeniem księgowości online, to pozbycie się stosów dokumentów. Powszechna digitalizacja działalności i popularyzacja e-faktur już wiele lat temu spowodowały, że to właśnie drogą elektroniczną dokumenty dostarczane są przez kontrahentów. Prowadzenie księgowości w tradycyjny sposób zmusza jednak do ich drukowania i przechowywania. Wybierając księgowość online oszczędzasz zatem wymierne środki, które w innych warunkach musisz przeznaczyć na papier, drukarki i przechowywanie. Stajesz się także ekoodpowiedzialnym przedsiębiorcom

  1. Nowoczesność i innowacyjność

Prowadzenie księgowości online to z pewnością nowoczesny i innowacyjny sposób dbania o finanse firmy. Specjalnie dedykowane platformy, na których swoją pracę opiera większość biur rachunkowych działających online, pozwalają nie tylko szybko i sprawnie przesłać dokumenty do księgowej, ale też dają pełny wgląd w prowadzone przez nią czynności. Opracowywane przez system raporty pozwolą ci na bieżąco kontrolować osiągane przychody, koszty prowadzenia działalności, dochód lub stratę

Warto zaznaczyć, że większość platform umożliwia wystawienie faktur i ich natychmiastowe wysłanie twoim klientom. Nie tylko podnosi to poziom zaufania i prestiż twojej firmy, ale też zwiększa płynność finansową. Dzięki takiemu rozwiązaniu faktury są szybko dostarczane i tak też powinny być opłacone. Nie sposób bowiem tłumaczyć wówczas zwłoki zaginięciem dokumentu.

Na co zwrócić uwagę wybierając biuro do prowadzenia księgowości online?

Skoro już wiesz, jakie są korzyści prowadzenia księgowości online, warto zastanowić się, co powinieneś wziąć pod uwagę wybierając biuro rachunkowe. Przede wszystkim zwróć uwagę na zakres świadczonych usług tak, aby wybrać optymalną dla siebie ofertę. Prowadzenie pełnej księgowości, księgowości uproszczonej lub obsługa kadr i płac – zastanów się, czego oczekujesz od biura rachunkowego. 

Warto zwrócić też uwagę na biura, które poza księgowością online świadczą też inne usługi np. wirtualnego adresu. Przykładem takiej działalności jest wirtualne biuro przy ulicy Złotej 75A w Warszawie, które poza adresem i obsługą korespondencji oferuje m.in. usługi księgowości online (szczegóły oferty znajdziesz tutaj).  

Ogromne znaczenie ma także wiedza i doświadczenie zespołu oraz rekomendacje innych klientów. Warto więc zweryfikować je np. poszukując opinii w Internecie lub sprawdzając listy referencyjne biura.