Prowadząc firmę, można przyjąć różne strategie rozliczania się z kontrahentami. Będą one wiązały się z tym, że klientom wystawiane będą różne rodzaje faktur. Nie wszystkie faktury są jednak równoznaczne z obowiązkiem zapłaty. Jedną z takich faktur jest faktura proforma. Z artykułu dowiesz się, czym jest faktura proforma i w jakich sytuacjach możesz ją wystawić.
Czym tak naprawdę jest faktura proforma?
Co najważniejsze, faktura proforma wcale nie jest… fakturą. Główną funkcją faktury jest bowiem potwierdzenie zawarcia transakcji i otrzymanie zapłaty, na podstawie której przedsiębiorca dokonuje rozliczenia VAT. Proforma w żaden sposób nie służy do rozliczeń podatkowych i nie jest traktowana jako dokument księgowy – pełni raczej funkcję informacyjną. Może być wysyłana kontrahentom jako zapowiedź lub propozycja współpracy tak, aby wiedzieli oni, z jakimi kosztami trzeba się liczyć w razie współpracy z naszą firmą i jakie stawki VAT zawierają konkretne usługi lub produkty.
Może też stanowić swego rodzaju potwierdzenie przyjęcia zamówienia i być wzorem faktury VAT. Sprawia to, że kontrahent wie, czego może się spodziewać na fakturze, którą otrzyma ostatecznie. I się do tego w razie czego odnieść. Proforma nie wiąże się w żaden sposób z obowiązkiem zapłaty. To tylko dobrowolne udokumentowanie oferty lub chęci zakupu.
Jak powinna wyglądać faktura proforma?
Faktura proforma przypomina fakturę VAT ze względu na brak przepisów precyzujących, jak dokładnie powinna wyglądać jej treść. Przyjmuje się jednak, że analogicznie do „zwykłej” faktury, proforma musi zawierać:
- tytuł faktury, czyli „faktura proforma” lub „proforma”, aby wiadomo było, z jakim rodzajem faktury mamy do czynienia,
- porządkowy numer faktury,
- dane wystawiającego i nabywającego, wraz z ich adresami,
- datę i numer wystawienia,
- termin płatności, sprzedaży lub realizacji usługi,
- ceny netto i brutto towarów i usług – za pojedyncze usługi oraz za całość,
- wysokość podatku VAT.
Z racji tego, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, to nie wymaga podpisu stron ani w wersji papierowej, ani w elektronicznej.
Kiedy firma może wystawić fakturę proforma?
Jak już wspominaliśmy, faktura proforma pełni przede wszystkim funkcję informacyjną. Może więc zostać wystawiona w kilku przypadkach:
- w celu przedstawienia oferty handlowej,
- aby określić kwotę do zapłaty za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi,
- w celu wezwania kontrahenta do zapłaty,
- gdy jest dokumentem wystawianym dla kontrahenta przed zapłatą przez niego zaliczki za przyszłą dostawę towaru lub wykonanie usługi – ma wtedy informować o kwocie wymaganej zaliczki.
Trzeba pamiętać, że faktura proforma może zostać wystawiona tylko i wyłącznie przed otrzymaniem zapłaty. Może się jednak zdarzyć tak, że proforma zostanie zaakceptowana i opłacona przez klienta. Wówczas firma wystawiająca proformę ma czas do 15. dnia kolejnego miesiąca na wydanie faktury VAT
Faktura proforma a faktura VAT
Fakturę proforma można więc potraktować jako wstęp do dalszej współpracy, która zakończy się wystawieniem faktury VAT i wpłynięciem pieniędzy na nasze konto. Podstawową różnicą pomiędzy tymi dwoma dokumentami jest to, że faktura VAT stanowi pełnoprawny dokument księgowy, faktura proforma natomiast, jak już wspominaliśmy wielokrotnie, pełni tylko funkcję informacyjną.
Poza tym proforma może zostać wystawiona tylko i wyłącznie przed otrzymaniem zapłaty. Faktura VAT to z kolei dokument, który przedsiębiorca wystawia dla kontrahenta jako potwierdzenie uiszczenia opłaty. Stanowi ona podstawę dla rozliczania podatku. Faktura proforma nie nakłada żadnego obowiązku podatkowego i wystawianie jej nie wiąże się z żadnymi zobowiązaniami wobec urzędu skarbowego.
Faktura proforma może stanowić dla prowadzącego firmę dogodny sposób kontaktowania się z klientami i kontrahentami. Sam dokument pełni wiele funkcji. Może informować o tym, jaki będzie ostateczny kształt faktury VAT lub stanowić formę wezwania do zapłaty wysyłaną do spóźnialskich. Z uwagi na to, że proforma w zasadzie nie jest fakturą, to nie niesie ze sobą żadnego obowiązku podatkowego.
Jeśli prowadzisz firmę i potrzebujesz pomocy z wystawianiem faktur proforma – zapraszamy do kontaktu! Zespół Biznes Hub obsługuje spółki i jednoosobowe działalności gospodarcze. Zajmiemy się kompleksowym rozliczaniem finansów i księgowością Twojej firmy. Chętnie pomożemy Ci z wystawianiem faktur proforma bądź nauczymy Cię jak robić to w sposób bardziej zautomatyzowany.
Zobacz również:
Faktura bez VAT – wszystko co musisz o niej wiedzieć
Faktura VAT marża – kompleksowy poradnik