Prawo kontroli przysługujące wspólnikowi w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zostało opisane w obowiązującym artykule 212 Kodeksu spółek handlowych, aby w sposób klarowny przedstawić prawa, które przysługują każdemu wspólnikowi. Ze względu na to, że prawo indywidualnej kontroli ma charakter osobisty, dotyczy wyłącznie wspólników lub wspólników oraz upoważnionych przez nich osób (ekspertów czy doradców). Prawo nie obowiązuje wglądu do dokumentów wyłącznie osób trzecich – konieczna jest jednoczesna obecność osoby, mającej udziały w danej spółce.
Czym jest prawo indywidualnej kontroli wspólnika?
Prawo indywidualnej kontroli wspólnika to prawo osobiste, które zostało ustanowione, aby każdy ze wspólników spółki, bez względu na ilość i wartość udziałów mógł mieć wgląd do ksiąg oraz innych dokumentów, sporządzać bilans do własnego użytku oraz żądać wyjaśnień od zarządu. Artykuł 212 nie definiuje rodzaju i specyfikacji dokumentów, które podlegają temu prawu, co wskazuje na to, iż wspólnicy mogą mieć dostęp do niemal wszystkich dokumentów (na przykład księgi udziałów, ksiąg handlowych, aktów spraw sądowych czy zawieranych umów) dotyczących danej spółki, z wyłączeniem niektórych danych, o których mówią konkretne ustawy, na przykład ustawa o ochronie danych osobowych. Prawo indywidualnej kontroli ma na celu zapobieganie nadużywaniu władzy przez zarząd oraz możliwość dokonywania należytych kontroli w spółce przez wszystkich jej wspólników, bez względu na to, czy są to wspólnicy mniejszościowi, czy większościowi.
O jakich uprawnieniach mówi prawo indywidualnej kontroli wspólnika?
Prawo indywidualnej kontroli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczy prawa wspólnika lub wspólnika i osoby przez niego uprawnionej do tego, aby w każdym czasie móc przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Istnieją jednak odstępstwa od tego prawa. Zarząd może bowiem odmówić wspólnikowi wyjaśnień, a także zdecydować o nieudostępnieniu mu do wglądu ksiąg i dokumentów dotyczących spółki w sytuacji, gdy istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik może je wykorzystać do celów sprzecznych z interesem spółki, przez które może wyrządzić spółce szkodę. Kluczowe jest jednak przedstawienie podstaw do tych obaw, które mogą obejmować wiedzę na temat wydarzeń lub działań dotyczących wspólnika, który kieruje się złymi intencjami, na przykład chęć przekazania danych konkurencji. W przypadku odmowy wspólnik ma prawo do żądania rozstrzygnięcia sprawy na mocy uchwały wspólników w terminie do miesiąca od zgłoszenia żądania. W sytuacji, gdy uchwała nie pomoże w rozwiązaniu sporu, wspólnik ma także prawo do złożenia odpowiedniego wniosku do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów, lub ksiąg spółki.
Należy wspomnieć, że prawo do indywidualnej kontroli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przez wspólnika może nie obowiązywać lub może zostać ograniczone na podstawie umowy spółki. Taka sytuacja może mieć jednak miejsce wyłącznie wtedy, gdy w spółce ustanowiono organ kontrolny, na przykład komisję rewizyjną lub radę nadzorczą.
Zobacz również: Wirtualne biuro – dlaczego warto?
W jaki sposób wspólnik powinien uzyskać dostęp do dokumentacji?
Wspólnik chcący skorzystać z prawa indywidualnej kontroli zazwyczaj kieruje do zarządu odpowiednie pismo, w którym przedstawia zakres kontroli, sposób, w jaki chce dokonać zamierzonych działań oraz termin wykonania.
Czas realizacji prawa indywidualnej kontroli
Zgodnie z przepisami wspólnik może uzyskać dostęp do dokumentów i ksiąg w każdym czasie, jednak w praktyce dotyczy to zazwyczaj godzin, w których urzęduje spółka. Czas realizacji indywidualnej kontroli wspólnika nie jest nigdzie określony, jednak przyjmuje się, że zarząd musi mieć wystarczająco dużo czasu, aby skompletować wszystkie dokumenty. Z kolei osoba żądająca wglądu powinna móc na spokojnie się z nimi zapoznać i sporządzić ewentualne notatki.
Miejsce realizacji prawa indywidualnej kontroli
Wgląd do dokumentów oraz możliwości tworzenia bilansu na własny użytek powinny mieć miejsce w biurze w siedzibie spółki – kluczowe jest, aby taka kontrola nie zakłócała pracy spółki. Jeśli jednak spółka powierza prowadzenie ksiąg innemu podmiotowi, na przykład ksiąg rachunkowych, zarząd jest zobowiązany do uzgodnienia z takim podmiotem terminu i sposobu, w jaki będzie można dokonać wglądu do dokumentów.
Dodatkowe kwestie związane z realizacją prawa indywidualnej kontroli
Ze względu na brak regulacji kodeksowej zakłada się, że wspólnik może nie tylko przeglądać dokumenty, ale także kopiować je, fotografować, skanować czy sporządzać z nich notatki, o ile zarząd spółki wyrazi na to zgodę. W przypadku odmowy wykonania kopii lub zdjęć dokumentów postawa ta nie może być jednocześnie powiązana z odmową wykonania prawa do indywidualnej kontroli wspólnika. Z kolei wyjaśnienia mogą być realizowane przez zarząd w sposób ustny, pisemny lub w innej utrwalonej formie, o którą może poprosić wspólnik. Nie ma jednego sposobu interpretacji odmowy udzielenia wyjaśnień w formie pisemnej – o tym, czy tego typu odmowa będzie utożsamiana z odmową wykonania prawa kontroli, wpływa indywidualny charakter danego przypadku.
Kto może być osobą upoważnioną przez wspólnika?
Jak już zostało wspomniane, Kodeks spółek handlowych wskazuje, że prawo indywidualnej kontroli przysługuje wspólnikowi lub wspólnikowi i upoważnionej przez niego osobie trzeciej. Przepisy nie mówią jednak o tym, kim może być ta osoba. Zazwyczaj upoważnieni do wglądu dokumentów spółki są eksperci lub doradcy, na przykład prawnik, księgowy, doradca finansowy, doradca prawny, pełnomocnik czy biegły rewident, których zadaniem może być na przykład weryfikacja wiarygodności dokumentów czy sprawdzenie ich poprawności. Kodeks nie uwzględnia także informacji, czy upoważniona do realizacji prawa kontroli może być tylko jedna osoba. W tej sytuacji to od zarządu spółki zależy, czy wspólnik będzie mógł skorzystać z prawa z jedną lub więcej osób.
Zobacz również:
Jak wypłacać pieniądze ze spółki z o.o.?