Outsourcing to zapożyczenie z języka angielskiego, oznaczające korzystanie z usług firm zewnętrznych, przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Do najpopularniejszych form należy outsourcing usług biurowych, takich jak wirtualne biuro, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Daje to możliwość zlecenia zadań zewnętrznej firmie, zyskując doświadczony personel, bez konieczności zawierania umów i tworzenia fizycznych miejsc pracy. Co jeszcze mogą zyskać przedsiębiorcy decydując się na to rozwiązanie?
Outsourcing usług biurowych — na czym to polega?
Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem prowadzenia sekretariatu firmy. Wiąże się to bowiem ze sporą inwestycją czasową i finansową, w postaci wynajęcia pomieszczenia, zatrudnienia pracownika i zakupu niezbędnego sprzętu biurowego. Warto dodać, że profesjonalne wyposażenie przestrzeni biurowej obejmuje m.in. zakup komputera, drukarki, niszczarki czy skrzyni do archiwizacji danych, która będzie spełniać wymogi dotyczące zasad przechowywania dokumentacji.
Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw, małych i dużych, decyduje się na skorzystanie z outsourcingu usług biurowych. Wirtualny sekretariat pozwala odciążyć przedsiębiorcę z wielu obowiązków, związanych z utrzymaniem biura. Co więcej, firma nie musi obawiać się ryzyka poniesienia strat finansowych czy wizerunkowych, z tego tytułu korzystania z tejże usługi. Bowiem nad realizacją obowiązków administracyjnych firmy czuwa grono specjalistów, którzy dbają realizację zadań na najwyższym poziomie oraz utrzymanie profesjonalnego wizerunku firmy.
Outsourcing usług biurowych — kto może z niego skorzystać?
Outsourcing usług biurowych dedykowany jest przedsiębiorstwom, organizacjom pozarządowym, fundacjom czy początkującym biznesom, które potrzebują wsparcia w realizacji codziennej listy zadań. Posiadając wirtualne biuro, niezależnie od charakteru działalności, klient nie musi obawiać się o nieodebraną korespondencję lub nieopłacone faktury za lokal.
Świadczenia w ramach outsourcingu usług biurowych — księgowość i prowadzenie wirtualnego biura
W świetle funkcjonujących przepisów, każda osoba prowadząca działalność na terenie Polski musi przedstawić w urzędzie adres, pod którym funkcjonuje jej firma. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie chce wynajmować lokalu ani podawać prywatnych danych adresowych, świetnym rozwiązaniem jest skorzystanie z outsourcingu usług biurowych. Wirtualne biuro Złota 75A pozwala na pozyskanie prestiżowego adresu firmy w centrum Warszawy oraz wsparcia w obowiązkach związanych z administracją biurową. Do usług oferowanych przez naszą firmę należy m.in.:
- zapewnienie adresu do rejestracji firmy w prestiżowej lokalizacji;
- odbiór korespondencji;
- skanowanie korespondencji;
- informacja o korespondencji;
- odsyłanie korespondencji kurierem;
- obsługa paczek;
- wynajem salki do spotkań;
- adres do korespondencji dla wspólników lub pracowników;
- dodatkowo — obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa.
Powyższe elementy usługi pomagają przedsiębiorcom racjonalizować koszty funkcjonowania własnej działalności oraz dają możliwość efektywnej organizacji pracy.
Outsourcing usług biurowych — główne zalety tego rozwiązania
Główną zaletą outsourcingu usług biurowych jest możliwość optymalizacji kosztów prowadzenia działalności. Bowiem wirtualne biuro zapewnia duże oszczędności na rachunkach, zarówno w skali miesiąca, jak i całego roku. Osoby korzystające z tego rodzaju usługi, są w całości zwolnione z obowiązków administracyjnych i socjalnych, związanych z zatrudnieniem pracownika, opłacaniem czynszu, mediów czy utrzymaniem powierzchni biurowej. Dzięki temu, przedsiębiorcy korzystający z outsourcingu, mogą osiągnąć stabilizację finansową i zainwestować zgromadzone fundusze w dalszy rozwój firmy.
Dodatkowo, wirtualne biuro jest świetną alternatywą dla rejestrowania firmy w mieszkaniu, jako że umożliwia to zapewnienie klientom cennej prywatności i bezpieczeństwa. Dzięki temu prywatny adres nie będzie figurowej w Internecie jako siedziba jego działalności.
Kolejną zaletą outsourcingu usług biurowych, jest możliwość zaoszczędzenia czasu, delegując obowiązki administracyjne w ręce profesjonalistów. Zlecenie obsługi dokumentacji, prowadzenia korespondencji czy odbierania połączeń telefonicznych, umożliwia efektywne wykorzystanie dodatkowych godzin roboczych, na tworzenie strategii rozwoju firmy czy spotkania z nowymi klientami.
Outsourcing usług biurowych w 2023 roku
W roku 2023, rozwijająca się dziedzina outsourcingu usług biurowych przynosi wiele nowych innowacji i udogodnień dla przedsiębiorców. Coraz większe wykorzystanie technologii cyfrowych pozwala na jeszcze bardziej efektywne zarządzanie zadaniami biurowymi poprzez platformy online oraz narzędzia automatyzujące procesy administracyjne. Przykładem może być księgowość online, gdzie papierowe przetrzymywanie i przekazywanie dokumentów jest już zbędne. Wszystkie procesy przeprowadzane są w 100% online, zapewniając bezpieczeństwo i wygodę klientom. Ponadto, w świecie outsourcingu, rosnąca popularność zdalnej pracy wpływa na rozwój nowoczesnych modeli wirtualnych biur, umożliwiających elastyczne zarządzanie firmową przestrzenią bez konieczności fizycznej obecności. Dzięki tym nowinkom, przedsiębiorcy zyskują jeszcze większą swobodę i efektywność w prowadzeniu swojej działalności.
Zobacz również:
Coworking a biuro serwisowane
PARP SMART 2023 – dotacja dla małych i średnich firm