Outsourcing usług biurowych — najlepsza decyzja dla przedsiębiorcy

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Outsourcing to zapożyczenie z języka angielskiego, oznaczające korzystanie z usług firm zewnętrznych, przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Do najpopularniejszych form należy outsourcing usług biurowych, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Daje to możliwość zlecenia zadań zewnętrznej firmie, zyskując doświadczony personel, bez konieczności zawierania umów i tworzenia fizycznych miejsc pracy. Co jeszcze mogą zyskać przedsiębiorcy decydując się na to rozwiązanie?

Outsourcing usług biurowych — na czym to polega?

Wielu przedsiębiorców boryka się z problemem prowadzenia sekretariatu firmy. Wiąże się to bowiem ze sporą inwestycją czasową i finansową, w postaci wynajęcia pomieszczenia, zatrudnienia pracownika i zakupu niezbędnego sprzętu biurowego. Warto dodać, że profesjonalne wyposażenie przestrzeni biurowej obejmuje m.in. zakup komputera, drukarki, niszczarki czy skrzyni do archiwizacji danych, która będzie spełniać wymogi dotyczące zasad przechowywania dokumentacji.

Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw, małych i dużych, decyduje się na skorzystanie z outsourcingu usług biurowych. Wirtualny sekretariat pozwala odciążyć przedsiębiorcę z wielu obowiązków, związanych z utrzymaniem biura. Co więcej, firma nie musi obawiać się ryzyka poniesienia strat finansowych czy wizerunkowych, z tego tytułu korzystania z tejże usługi. Bowiem nad realizacją obowiązków administracyjnych firmy czuwa grono specjalistów, którzy dbają realizację zadań na najwyższym poziomie oraz utrzymanie profesjonalnego wizerunku firmy.

Outsourcing usług biurowych — kto może z niego skorzystać?

Outsourcing usług biurowych dedykowany jest małym, średnim i dużym przedsiębiorstwom, instytucjom, organizacjom pozarządowym, fundacjom czy początkującym biznesom, które potrzebują wsparcia w realizacji codziennej listy zadań. Co więcej, aby skorzystać z tego rozwiązania, nie jest konieczne prowadzenie własnej działalności. Niezwykle szeroki wachlarz świadczeń outsourcingu usług biurowych sprawia, że równie chętnie korzystają z niego freelancerzy, managerowie lub przedstawiciele handlowi. Bowiem posiadając wirtualne biuro, niezależnie od charakteru działalności, klient nie musi obawiać się o nieodebrane telefony, zaległe maile lub nieopłacone faktury.

Świadczenia w ramach outsourcingu usług biurowych — księgowość i prowadzenie wirtualnego biura 

W świetle funkcjonujących przepisów, każda osoba prowadząca działalność na terenie Polski musi przedstawić w urzędzie adres, pod którym funkcjonuje jej firma. W przypadku, gdy przedsiębiorca nie chce wynajmować lokalu ani podawać prywatnych danych adresowych, świetnym rozwiązaniem jest skorzystanie z outsourcingu usług biurowych. Wirtualne biuro Złota 75A pozwala na pozyskanie prestiżowego adresu firmy w centrum Warszawy oraz wsparcia w obowiązkach związanych z administracją biurową. Do usług oferowanych przez naszą firmę należy m.in.:  

  • zapewnienie adresu do rejestracji firmy w prestiżowej lokalizacji;
  • odbiór korespondencji;
  • skanowanie korespondencji;
  • informacja o korespondencji;
  • odsyłanie korespondencji kurierem;
  • obsługa paczek;
  • wynajem salki do spotkań;
  • adres do korespondencji dla wspólników lub pracowników;
  • dodatkowo — obsługa księgowa oraz kadrowo-płacowa.

Powyższe elementy usługi pomagają przedsiębiorcom racjonalizować koszty funkcjonowania własnej działalności oraz dają możliwość efektywnej organizacji pracy.

Outsourcing usług biurowych — główne zalety tego rozwiązania

Główną zaletą outsourcingu usług biurowych jest możliwość optymalizacji kosztów prowadzenia działalności. Bowiem wirtualne biuro zapewnia duże oszczędności na rachunkach, zarówno w skali miesiąca, jak i całego roku. Osoby korzystające z tego rodzaju usługi, są w całości zwolnione z obowiązków administracyjnych i socjalnych, związanych z zatrudnieniem pracownika, opłacaniem czynszu, mediów czy utrzymaniem powierzchni biurowej. Dzięki temu, przedsiębiorcy korzystający z outsourcingu, mogą osiągnąć stabilizację finansową i zainwestować zgromadzone fundusze w dalszy rozwój firmy.

Kolejną zaletą outsourcingu usług biurowych, jest możliwość zaoszczędzenia czasu, delegując obowiązki administracyjne w ręce profesjonalistów. Zlecenie obsługi dokumentacji, prowadzenia korespondencji czy odbierania połączeń telefonicznych, umożliwia efektywne wykorzystanie dodatkowych godzin roboczych, na tworzenie strategii rozwoju firmy czy spotkania z nowymi klientami.