Wraz z postępem technologii obserwujemy także wzrost cyfryzacji w wielu dziedzinach życia. Kolejnym krokiem w tym obszarze jest elektroniczne fakturowanie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, które od 1 stycznia 2024 roku będzie najprawdopodobniej dla przedsiębiorców obowiązkowe. Rada Unii Europejskiej opublikowała projekt decyzji dotyczący kwestii e-faktury.
Czym jest e-Faktura?
E-Faktura to rodzaj faktury elektronicznej, która jest wystawiana lub otrzymywana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie KSeF). E-Faktura jest określana jako następny etap cyfryzacji usług administracyjnych, który ma skutecznie pomóc osobom prowadzącym działalność gospodarczą w dokumentacji oraz usprawnić funkcjonowanie organom administracyjnym. W przypadku e-Faktur, zastosowanie będą miały regulacje prawne, dotyczące faktur elektronicznych.
Przepisy dotyczące e-Faktury
Krajowy System e-Faktur (centralna baza e-Faktur) pozwala przedsiębiorcom na wystawianie ustrukturyzowanych faktur, które stanowią kolejną formę dokumentowania transakcji, zaraz obok faktur papierowych i elektronicznych. W 2022 roku Rada Unii Europejskiej upoważniła Polskę do wprowadzenia systemu e-Faktur na zasadach obligatoryjnych, natomiast od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. rozwiązanie to ma być obowiązkowe. Zgodnie z zapowiedziami obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będzie dotyczył wszystkich podmiotów wystawiających faktury, podlegających polskim przepisom podatkowym (z siedzibą na terytorium Polski). KSeF to system dostępny dla podmiotu wystawiającego faktury oraz ich odbiorcy. Korzystanie z oprogramowania Ministerstwa Finansów do obsługi e-Faktur przez podatnika lub podmiot uprawniony do ich dostępu wymaga uwierzytelnienia podpisem zaufanym, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy.
Zmiany dla przedsiębiorców
Obecnie stosowanie e-Faktur przez przedsiębiorców jest dobrowolne. Wiele firm korzysta z tego rozwiązania ze względu na uproszczone zasady fakturowania, a także możliwość korzystania z usługi przechowywania i archiwizowania faktur. E-Faktura wydaje się wygodnym rozwiązaniem i ułatwieniem dla biznesów, ze względu na jej ustrukturyzowany charakter oraz inne udogodnienia. Powszechne funkcjonowanie elektronicznego fakturowania ma istotnie wpłynąć na skuteczniejsze przeciwdziałanie nieprawidłowościom w obszarze podatków – akcyzowego, dochodowego i VAT. Podatnicy VAT mają także szansę na otrzymywanie szybszego zwrotu VAT – do 40 dni, zamiast 60, licząc od dnia złożenia rozliczenia, w przypadku spełnienia przez przedsiębiorców określonych warunków. Już teraz fakturowanie za pomocą KSeF jest łatwiejsze dzięki dostępnej Aplikacji Podatnika KSeF, która pozwala na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie, a tym samym na szybkie wystawianie i odbieranie faktur.
Potencjalne korzyści z e-Fakturowania:
- redukcja ryzyka wyłudzeń VAT oraz oszustw podatkowych,
- ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT,
- wzrost bezpieczeństwa – faktura będzie znajdować się w bazie danych Ministerstwa Finansów, dzięki czemu nie będzie konieczności wystawiania jej duplikatów w przypadku wystąpienia niepożądanych sytuacji, takich jak zniszczenie czy zgubienie,
- e-Faktury będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy,
- e-Faktury będą tworzone na podstawie jednego wzorca, co zapewnia wygodę i łatwość wystawiania, a także lepszą automatyzację,
- e-Fakturowanie usprawni rozliczanie się między różnymi przedsiębiorcami,
- dzięki uogólnionej standaryzacji wzajemne rozliczenia i księgowanie faktur w systemach finansów i księgowości nie będzie sprawiało problemów, zminimalizuje również ryzyko popełnienia błędów,
- brak konieczności przechowywania faktur przez przedsiębiorców (będą przechowywane przez administrację do 10 lat),
- brak ryzyka niedostarczenia faktury na czas,
- lepsze przepływy finansowe – brak konieczności oczekiwania na fakturę i możliwość dokonania prawie natychmiastowej transakcji,
- dostępność wszystkich faktur w Krajowym Systemie e-Faktur wyeliminuje konieczność ich raportowania w innych systemach.
E-Faktury – obawy
Powszechne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur sprawi, że Urząd Skarbowy będzie miał dostęp do każdej faktury, znajdującej się w systemie, a tym samym będzie mógł kontrolować obieg faktur w gospodarce. Problem może stanowić anulowanie lub wycofanie faktury w przypadku jakiejkolwiek pomyłki – konieczne będzie wystawienie ustrukturyzowanej faktury korygującej. Taka faktura nie będzie musiała jednak być opisana jako korygująca, nie będzie także wymagane podanie przyczyny korekty. Dzięki ogromnej bazie danych przedsiębiorców, Urząd Skarbowy będzie mógł dokonywać jej szybkiej analizy oraz sprawnie przeprowadzać kontrole. Nowe zmiany budzą jednak wiele wątpliwości ze względu na liczne niewiadome, dotyczące tego systemu. Będą one także wymagały od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania.
Zobacz również:
Faktura imienna – co to jest?
Faktura bez VAT – wszystko, co musisz wiedzieć.