Każdy przedsiębiorca prowadzący zarejestrowaną działalność gospodarczą ma nadany Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) – ciąg cyfr, niezbędny do identyfikacji podatników. Podstawowy NIP obowiązuje na terenie Polski i pozwala na szybkie sprawdzenie danego przedsiębiorcy oraz uzyskania pożądanych o nim informacji, na przykład czy znajduje się na białej liście podatników VAT. Coraz więcej osób prowadzących działalność gospodarczą interesuje nawiązywanie współpracy z kontrahentami z zagranicy. Aby jednak móc bezpiecznie i zgodnie z prawem dokonywać zagranicznych transakcji na terenie państw Unii Europejskiej, niezbędny jest NIP europejski.
Poradnik – czym jest NIP europejski?
NIP europejski to numer identyfikacji podatkowej nadawany przedsiębiorcom, inaczej nazywany numerem identyfikacji VAT UE. NIP europejski ma postać podstawowego NIP-u, nadawanego osobom zakładającym działalność gospodarczą na terenie Polski, a ciąg tych cyfr poprzedza skrót określający nazwę kraju. NIP europejski jest nadawany dla potrzeb handlu wewnątrz państwa należących do UE i ma zastosowanie w obrocie wewnątrzwspólnotowym. Pozwala przedsiębiorcom dokonującym transakcji z podmiotami z innych krajów Unii Europejskiej na prawidłowe rozliczenie podatków. Brak nadania NIP-u europejskiego może spowodować problem z rozliczeniem podatku od towarów i usług VAT. Prowadzenie wymiany handlowej z firmami z innych państw UE wymaga umieszczenia NIP UE na wystawianej fakturze.
Kto powinien posiadać NIP europejski?
O nadanie NIP-u europejskiego powinni wystąpić przedsiębiorcy, którzy mają zamiar nawiązać współpracę z podmiotami zarejestrowanymi w krajach należących do Unii Europejskiej. Na jego podstawie mogą oni dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych takich jak:
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
- wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów,
- wewnątrzwspólnotowe świadczenie i nabywanie usług.
Kluczowy jest fakt, że w przypadku czynnych podatników VAT mają oni bezwzględny obowiązek rejestracji do VAT-UE przed dokonaniem powyższych transakcji. W przypadku nabywania usług obowiązek ten funkcjonuje, gdy podatnik będący przedsiębiorcą na terenie Polski musi rozliczyć podatek VAT z tytułu zawartej transakcji, natomiast w przypadku świadczenia usług – wtedy, gdy rozliczenie z tytułu podatku VAT spoczywa na nabywcy usługi.
Jeśli przedsiębiorcy korzystają ze zwolnienia z VAT z uwagi na nieprzekroczenie obrotu 200 tys. zł, a chcą dokonywać wewnątrzwspólnotowego nabywania towarów z innymi krajami Unii Europejskiej, ustalono zwolnienie z obowiązku posiadania NIP europejskiego. Tacy przedsiębiorcy są zwolnieni z rejestracji do VAT-UE, gdy wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów nie przekroczy w danym roku 50 000 zł. W przypadku wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług (dla których miejscem rozliczenia podatku z transakcji jest kraj nabywcy) zasady pozostają takie, jak w przypadku czynnych podatników VAT – wówczas zwolnienie z podatku VAT na terenie Polski nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku rejestracji do VAT-UE.
Jaki jest format NIP-u europejskiego?
NIP europejski jest przyznany na podstawie posiadanego już przez podatnika numeru NIP, jednak w odróżnieniu od NIP-u podstawowego poprzedza go skrót dedykowany określonemu państwu. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski skrótem będzie PL, w przypadku przedsiębiorców z Niemiec – DE. Państwa będące członkami Unii Europejskiej posiadają własne, indywidualne oznaczenia numerów VAT – nie ma jednolitego formatu obowiązującego wszystkie kraje UE. Format NIP-u europejskiego dla przedsiębiorców z Polski to skrót PL i nieprzerwany ciąg 10 cyfr, czyli przykładowo PL 9999999999. W przypadku innych krajów format ten może obejmować nie tylko cyfry, ale także litery oraz znaki. Odstępstwem od reguły są Niemcy – w tym kraju obowiązują dwa numery – jeden do celów wewnętrznych, natomiast drugi dla potrzeb handlu wewnątrzwspólnotowego. Ich format i struktura mogą się różnić w zależności od landu.
Jak otrzymać NIP europejski – krok po kroku
Polski przedsiębiorca, który chce dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych z kontrahentami z innych krajów Unii Europejskiej na wyżej wymienionych zasadach, musi zarejestrować się jako podatnik VAT UE. Co ważne, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT-u rejestrujący się jako podatnicy VAT UE nie tracą tego zwolnienia.
Jak można złożyć zgłoszenie?
Aby złożyć odpowiednie zgłoszenie i zarejestrować się jako podatnik VAT UE oraz uzyskać NIP europejski należy zgłosić się do właściwego urzędu skarbowego osobiście lub załatwić sprawę listownie tudzież elektronicznie. W sposób elektroniczny wystarczy dodać załącznik do wniosku o wpis działalności do CEIDG lub wniosku o zmianę wpisu w CEIDG, ewentualnie za pośrednictwem Portalu Podatkowego. Należy upewnić się, czy zgłoszenie zostało wypełnione prawidłowo i zawiera prawdziwe informacje – w przeciwnym razie rejestracja będzie niemożliwa. Urząd może także wyrazić potrzebę skontaktowania się z danym przedsiębiorcą lub jego pełnomocnikiem, dlatego w przypadku niestawienia się w urzędzie pomimo wezwania oraz trudności z nawiązaniem kontaktu, rejestracja w urzędzie może zakończyć się niepowodzeniem.
Gdzie złożyć zgłoszenie?
Zgłoszenie należy złożyć koniecznie przed tym, jak przedsiębiorca zacznie świadczyć swoje usługi lub dokona pierwszej wewnątrzwspólnotowej transakcji. Usługę można zrealizować w urzędach skarbowych – ze względu na charakter działalności zgłoszenie należy złożyć w urzędzie najbliższym miejsca zamieszczania (w przypadku jednoosobowych działalności), właściwej siedziby podmiotu (w przypadku na przykład spółek) lub właściwego dla stałego miejsca prowadzenia działalności (gdy działalność gospodarcza prowadzona jest na terenie Polski bez siedziby w tym kraju). W zależności od formy prowadzonej działalności i osiąganych przychodów (gdy podatnik rozlicza się w urzędzie skarbowym dla największych podmiotów) wniosek należy złożyć:
- w wyspecjalizowanym urzędzie skarbowym o zasięgu wojewódzkim (przychód netto w wysokości od 3 milionów euro),
- w Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie – (przychód netto powyżej 50 milionów euro).
Po zarejestrowaniu przedsiębiorcy jako podatnika VAT UE będzie on widoczny w bazie Systemu Wymiany Informacji o VAT. Jeśli dana osoba będzie życzyć sobie potwierdzenie rejestracji, aby upewnić się, czy zakończyła się ona sukcesem, może zgłosić to do urzędu.
Koszt rejestracji jako podatnik VAT UE
Dokonanie rejestracji jako podatnik VAT UE jest bezpłatne. Opłata skarbowa w wysokości 17 zł jest naliczana jedynie w przypadku pełnomocnictwa szczególnego PPS-1 (nie dotyczy sytuacji, gdy pełnomocnikiem jest najbliższa rodzina, na przykład mąż czy rodzice). Należy ją uiścić w jednym z poniższych urzędów:
- urzędzie miasta,
- urzędzie gminy,
- właściwym urzędzie skarbowym.
Pełnomocnictwo ogólne jest darmowe.
Czas trwania rejestracji
Rejestracja jako podatnik VAT UE powinna nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, o ile został wypełniony prawidłowo, a urząd nie będzie miał żadnych wątpliwości.
Czy prowadzenie działalności gospodarczej wymaga siedziby?
Prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce wymaga posiadania fizycznego adresu, pod którym będzie zarejestrowana (brak siedziby jest możliwy w niektórych przypadkach). Niekoniecznie musi to być jednak stałe miejsce pracy, zwłaszcza w przypadku osób pracujących zdalnie. Coraz większą popularnością cieszą się ostatnio wirtualne biura – miejsca szczególnie atrakcyjne dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które nie chcą rejestrować swojej firmy w miejscu zamieszkania lub nie mają odpowiedniego do tego miejsca. Wirtualne biuro pozwala na wybór jak najdogodniejszej lokalizacji prowadzenia działalności, ze względu na współpracę z klientami czy szybki i łatwy dostęp do pożądanych obiektów w okolicy. Głównym adresem firmy może być zatem wirtualne biuro i jest to całkowicie legalne. Istotny jest jednak fakt, że prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, podatek jest odprowadzany do tego Urzędu Skarbowego, który jest zgodny z miejscem zamieszkania osoby fizycznej.