Na założenie biura wirtualnego decydują się głównie przedsiębiorcy pracujący z domu lub osoby, które dopiero stawiają pierwsze kroki w biznesie. Takie rozwiązanie to przede wszystkim ogromne ułatwienie i wygoda, ponieważ wszelkie formalności załatwiają za nas pracownicy biura. Zdecydowanie się najlepszy wirtualny adres dla firmy może jednak stanowić wyzwanie. Czym się kierować wybierając biuro wirtualne i związany z nim adres? Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, na co zwrócić uwagę.
Adres firmy a jej wizerunek
Po pierwsze, adres firmy jest bezpośrednio związany z jej wizerunkiem. Ludzie darzą mniejszym zaufaniem przedsiębiorstwa zarejestrowane pod nieznanym adresem, w małych miejscowościach. Biuro wirtualne stwarza możliwość zlokalizowania swojej firmy w prestiżowej lokalizacji, np. na ulicy Złotej w Warszawie.
Adres przedsiębiorstwa trafia na nasze wizytówki, strony internetowe i media społecznościowe, a potencjalny klient utożsamia firmę z jej lokalizacją. Dobrze więc, aby budziła ona pozytywne skojarzenia. Dodatkowym plusem będzie też nowoczesny wygląd zewnętrzny budynku, w którym znajduje się biuro. Najlepiej, gdy biurowiec posiada charakterystyczną nazwę, która jest rozpoznawalna wśród ludzi biznesu. Do centrum miasta zazwyczaj jest także najlepszy dojazd komunikacją miejską, a w okolicy znajduje się mnóstwo kawiarni i restauracji, do których można zaprosić klienta na lunch lub spotkanie biznesowe. Bardzo często oznaką dobrego wirtualnego biura jest oferowana salka spotkań – w takim wypadku spotkanie z klientem może odbyć się pod dokładnym adresem firmy.
Zakres usług wirtualnego biura
Wybierając biuro wirtualne, warto kierować się również zakresem oferowanych przez nie usług. Jeśli wiemy, że pod adresem wirtualnym będziemy się spotykać z klientami, należy zwrócić uwagę, czy dane biuro ma w swojej ofercie sale konferencyjne i jaki jest ich standard. Być może jednak wynajem biura z salami konferencyjnymi nie będzie konieczny. Wtedy lepiej znaleźć ofertę bardziej dopasowaną do naszych potrzeb, np. oferującą wynajem biurek w ramach coworkingu. Wybór odpowiedniego biura wirtualnego pomoże jeszcze bardziej zredukować koszty prowadzenia działalności.
Szeroka oferta biur wirtualnych pozwala na indywidualne dopasowanie zakresu usług do potrzeb firmy. Jeśli jesteśmy początkującymi przedsiębiorcami, to warto poszukać biura, które oferuje również usługi księgowe. Przepływ informacji pomiędzy wirtualnym biurem, a biurem rachunkowym jest płynny. To ogromne ułatwienie, a w przypadku kontroli urzędu skarbowego, wszystkie dokumenty firmy znajdują się w jednym miejscu.
Profesjonalne biuro wirtualne powinno zatrudniać profesjonalny personel, który będzie godnie reprezentował wszystkie firmy zarejestrowane pod danym adresem. Ważne jest, aby biuro utrzymywało wysokie standardy obsługi klienta oraz terminowo odbierało i przesyłało korespondencję.
Często podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki z o.o. brakuje nam wiedzy dotyczącej kierowania firmą, optymalizacji procesów, ustalania strategii biznesowej. Warto, aby wirtualne biuro dodatkowo świadczyło także usługi doradztwa biznesowego, które pomogą rozwiązać nurtujące problemy wielu przedsiębiorców.
Jeśli pracujemy w standardowych godzinach (np. 9-17), warto wybrać biuro, które będzie otwarte trochę dłużej. Może przecież zaistnieć konieczność, aby się do niego udać. Niektórzy uwielbiają zaczynać pracę z samego rana, inni pracują po nocach. Biuro wirtualne, które wybierzemy powinno być dopasowane do naszych potrzeb.
Wirtualny adres – czas trwania umowy
Niezwykle ważne jest, aby zwrócić uwagę na czas trwania podpisywanej przez nas umowy. Firmy, które często zmieniają adres, nie budzą zaufania klientów. Warto zatem znaleźć biuro wirtualne, które zaproponuje nam umowę na dłuższy okres, np. rok, z możliwością jej przedłużenia. Wirtualne biuro przy wyborze długoterminowych pakietów oferują dużo korzystniejsze ceny. Decydując się na skorzystanie z usług biura wirtualnego, warto zainteresować się, czy firma świadczące te usługi posiada długoterminową umowę najmu, aby nie okazało się, że po jakimś czasie konieczna będzie zmiana siedziby, która niestety nie wynika z końca trwania podpisanej przez nas umowy, lecz ze zobowiązań biura wirtualnego.
Wirtualny adres w Warszawie
Przy wyborze wirtualnego adresu warto kierować się wielkością miasta. Rejestrując swoją firmę w większych aglomeracjach jest się jedną firmą z wielu, dzięki czemu kontrole z urzędu skarbowego są rzadsze. Dlatego wirtualny adres w Warszawie jest dobrą opcją dla przedsiębiorców. Jednak należy zaznaczyć, że przy prowadzeniu firmy w legalny sposób nie trzeba się obawiać kontroli z urzędu skarbowego.
Biuro wirtualne to usługa, która powinna być jak najlepiej dopasowana do naszych potrzeb i profilu prowadzonej przez nas działalności. Trzeba jednak pamiętać o kilku aspektach, na które warto zwrócić uwagę – przede wszystkim na lokalizację. Wybór odpowiedniego adresu wirtualnego pozwala zdobyć zaufanie klientów i zwiększyć prestiż firmy.
Jeśli po przeczytaniu artykułu dalej posiadasz wątpliwości jakie biura wirtualne wybrać – zapraszamy do kontaktu! Nasi eksperci chętnie odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą wybrać najlepsze rozwiązanie.
Zobacz również:
Jak założyć wirtualne biuro?
Jakie biuro księgowe wybrać?