Wirtualne biuro to innowacyjne rozwiązanie umożliwiające prowadzenie działalności gospodarczej bez konieczności posiadania fizycznego miejsca pracy. Obecnie tego rodzaju idea zyskuje na popularności wśród wielu przedsiębiorców i freelancerów, którzy chcą prowadzić własny biznes, bez konieczności wynajmowania lokalu oraz zatrudniania pracowników do obsługi biura. Jednakże w ostatnim czasie pojawiły się wątpliwości dotyczące sposobu odbywania kontroli z urzędu pracy, jeśli dana działalność nie posiada fizycznej siedziby. W niniejszym tekście przyjrzymy się temu zagadnieniu z bliska i omówimy, na czym polega tego rodzaju kontrola i jak wygląda jej przebieg w przypadku wirtualnego biura.
Wirtualne biuro – co to jest i jakie są zalety tego rozwiązania?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każda firma (zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza, jak i spółka) musi posiadać oficjalną siedzibę. Wirtualne biuro jest to rodzaj outsourcingu obsługi biurowej, który oferuje przedsiębiorcom wirtualny adres, na który mogą oni zarejestrować prowadzoną działalność.
Podmiot korzystający z wirtualnego biura wykupuje jedynie adres korespondencyjny oraz skrzynkę pocztową. Jest to niezwykle korzystne rozwiązanie m.in. pod względem wizerunkowym, gdyż dużo większe zaufanie u potencjalnych kontrahentów wzbudza firma, która zarejestrowana jest w znanym i prestiżowym miejscu, jak np. ulica Złota w Warszawie.
Ogromną zaletą wirtualnego biura jest również możliwość optymalizacji kosztów prowadzenia działalności. Zapewnia ono spore oszczędności na rachunkach, umożliwiając przedsiębiorcy osiągnięcie stabilności finansowej i skumulowanie funduszy na dalszy rozwój. Tego typu rozwiązanie zwalnia go bowiem z obowiązków administracyjnych i socjalnych, związanych z opłacaniem czynszu, mediów czy utrzymaniem biura. Wirtualne biuro oferuje także wsparcie przedsiębiorców w zakresie prowadzenia działalności. Właściciel firmy ma możliwość oddelegowania w ręce usługodawcy wszystkich kwestii administracyjnych czy księgowych.
Zobacz również: Wirtualne biuro – co to jest?
Wirtualne biuro a kontrola z urzędu pracy – na czym to polega?
Kontrola z urzędu pracy firmy zarejestrowanej pod adresem wirtualnego biura nie różni się od innych kontroli przeprowadzanych przez urzędników. W przypadku wszczęcia postępowania kontrolnego, firma otrzyma zawiadomienie, które precyzuje zakres działalności poddany kontroli.
Warto dodać, że wbrew powszechnym opiniom, wizyta urzędników pod adresem wirtualnym nie wpłynie negatywnie na przebieg inspekcji i nie komplikuje jej, o ile wszelkie działania firmy prowadzone są w sposób przejrzysty i zgodny z prawem.
Po zapoznaniu się z treścią zawiadomienia, przedsiębiorca ma możliwość skontaktowania się z urzędnikami i umówienia dokładnego terminu kontroli. Jeśli prowadzi księgowość samodzielnie, może wykorzystać ten czas na skompletowanie i przygotowanie dokumentów niezbędnych do kontroli. Jednak jeśli korzysta z usług księgowych oferowanych w wirtualnym biurze, cały nadzór nad procesem przechodzi w ręce działu finansowego.
Zgodnie z przepisami, właściciel firmy nie posiada obowiązku odpowiadania na otrzymany z urzędu list. Jednak należy pamiętać, iż brak odpowiedzi zazwyczaj skutkuje narzuceniem odgórnego terminu kontroli, która może odbyć się nawet w następnym dniu roboczym.
Czy kontrola skarbowa zawsze musi odbywać się pod adresem wirtualnego biura?
Kontrola z urzędu pracy może zostać przeprowadzona pod adresem wirtualnego biura, jednak nie jest to regułą. Ostateczne miejsce inspekcji zależy od tego, czy przedsiębiorca samodzielnie prowadzi administrację, czy też korzysta z usług biura rachunkowego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami kontrola z urzędu pracy zwyczajowo odbywa się w siedzibie firmy podatnika. Jednak jeśli księgi rachunkowe firmy są prowadzone poza nią, organy nadzorcze powinny zostać o tym poinformowane z wyprzedzeniem. W takim przypadku kontrola może zostać przeprowadzona w biurze rachunkowym, a nie w wirtualnym biurze.
W ramach oferty Biznes Hub znajduje się nie tylko wirtualne biuro, ale również profesjonalne biuro rachunkowe, które może znacznie ułatwić prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dzięki temu rozwiązaniu, przedsiębiorcy korzystający z usług naszego wirtualnego biura mogą być pewni, że ich dokumentacja jest prowadzona w sposób profesjonalny i zgodny z obowiązującymi przepisami.
Zobacz również: 10 powodów dlaczego warto wybrać wirtualne biuro na Złotej w Warszawie
Jak przebiega kontrola z urzędu pracy w wirtualnym biurze Złota 75A?
Każda urzędowa kontrola wymaga od właściciela firmy odpowiedniego przygotowania. W sytuacji, gdy wizyta urzędników odbywa się w wirtualnym biurze, najlepiej udostępnić komisji osobne pomieszczenie na czas rewizji dokumentów. Wirtualne biuro Złota 75A oferuje swoim klientom kameralne sale szkoleniowe, które można wykorzystać w czasie wizyty delegatów z urzędu.
W przypadku wizyty urzędników rekomenduje się, aby przedsiębiorca wziął aktywny udział w procesie weryfikacji dokumentów, co pomoże kontrolującym rozwiązać ewentualne wątpliwości. Jednak jeśli z przyczyn obiektywnych obecność właściciela firmy nie jest możliwa, warto wyznaczyć osobę, która będzie reprezentować go podczas kontroli.
W trakcie wizyty urzędników należy pamiętać, że muszą oni posiadać upoważnienie do przeprowadzenia inspekcji, które określa również jej zakres. Natomiast przedsiębiorca powinien okazać wyłącznie te dokumenty, do których wglądu są uprawnieni urzędnicy. Każda kontrola kończy się decyzją wydaną przez organ monitorujący.