Zmiana siedziby spółki wiąże się z podjęciem szeregu czynności, które wynikają wprost lub w sposób pośredni z przepisów prawa. Warto podkreślić, że obowiązki, które należy spełnić, chcąc zmienić siedzibę, nie są tożsame z tymi, którym trzeba uczynić zadość, zmieniając adres spółki. Nie każda zmiana siedziby, musi ponadto wiązać się ze zmianą adresu. Nie każda zmiana adresu, także adresu wirtualnego biura, wymusza również zmianę siedziby. Brzmi skomplikowanie? Nic bardziej mylnego. Oto praktyczny poradnik krok po kroku.
Czym jest siedziba spółki?
Punktem wyjścia do przeanalizowania obowiązków związanych ze zmianą siedziby spółki, jest określenie samego pojęcia „siedziby”. W myśl art. 42 kodeksu cywilnego siedzibą osoby prawnej, czyli także spółki, jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Siedziba spółki na ogół określona jest wprost w umowie spółki. Nie musi być to precyzyjnie określony adres, ale wystarczy jedynie wskazanie miejscowości. Zatem dla określenia siedziby spółki wystarczające będzie wskazanie nazwy miasta – np. Warszawa, zaś doprecyzowanie „Warszawa, ul. Złota 75A” będzie określeniem adresu. Warto pamiętać, że jako adres wskazać można także adres wirtualny. Co jednak istotne, nie musisz w takim wypadku podając adres firmy precyzować, że jest to to biuro wirtualne tj. „wirtualne biuro Warszawa centrum, ul. Złota 75A”. Fakt, że działa ono na zasadach outsourcingu jest bowiem jedynie ułatwieniem dla ciebie.
Pamiętaj, siedziba spółki i adres nie są zatem pojęciami tożsamymi.
Zobacz również: Siedzibą i adres spółki a wirtualne biuro
Zmiana siedziby spółki krok po kroku
Jak zmienić siedzibę spółki? Konieczne jest dokonanie następujących czynności:
- Zmiana umowy spółki
Pierwszą czynnością, której należy dokonać jest zmiana umowy spółki, w zakresie oznaczenie nowej siedziby. Odbywa się to w drodze uchwały o zmianie umowy spółki. Jeżeli umowa została zawarta w formie aktu notarialnego, np. umowa o powstaniu sp. z o.o., wówczas także umowa zmieniająca siedzibę spółki musi zostać zawarta w takiej formie.
Pamiętaj, że wizyta u notariusza wiąże się z dodatkowymi opłatami. Notariusz za przygotowanie aktu notarialnego pobierze opłatę, której wysokość uzależniona jest od kapitału zakładowego. W sposób szczegółowy została ona uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.
- Zgłoszenie do KRS
Zmiana umowy spółki wymaga także zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Co ważne, zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami wnioski o wpisy zmian składa się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, jeżeli umowa spółki została zawarta u notariusza. W tym celu wypełnij odpowiedni formularz tj. KRS-Z3 dla spółki z o.o., KRS-Z1 dla spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej, KRS-Z2 dla spółki komandytowo-akcyjnej.
Do wniosku należy dołączyć uchwałę, której mocą zmieniona została umowa spółki, a także umowę w nowym brzmieniu, czyli z oznaczeniem nowej siedziby. Konieczne jest ponadto załączenie dowodu opłaty sądowej.
Pamiętaj, aby zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego zgłosić w terminie siedmiu dni od dnia powzięcia uchwały zmieniającej umowę.
- Opłata sądowa
Zmiana wpisu w KRS podlega opłacie. Zgodnie z art. 55 ustawy o kosztach sądowych w administracji od wniosku o dokonanie zmiany wpisu pobiera się opłatę w wysokości 250 zł. Publikacja zmian w KRS, która podlega także ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wiąże się zaś z opłatą w wysokości 100 zł.
Zatem opłaty sądowe z tytułu zmiany siedziby spółki wyniosą cię łącznie 350 zł.
- Poinformowanie urzędu skarbowego
O zmianie siedziby spółki musisz także powiadomić urząd skarbowy. Wypełnij w tym celu druk NIP-8 i wyślij go tradycyjną drogą, czyli pisemną lub za pośrednictwem systemu elektronicznego.
Zmiana siedziby spółki przez portal S24
Jeżeli umowa spółki została jednak zawarta w systemie S24, zmiany umowy dokonane mogą zostać za pośrednictwem tego systemu. Kolejne kroki są takie same. Przy czym, pamiętaj, że wniosek o wpis zmian w KRS w takim wypadku składasz także za pośrednictwem systemu S24.
Czym jest system S24? Jest to prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości portal, za pośrednictwem którego możesz założyć:
- spółkę z o.o.,
- prostą spółkę akcyjną,
- spółkę jawną,
- spółkę komandytową.
Zmiana siedziby a zmiana adresu
Jak wskazano wcześniej, pojęcia „siedziba” i „adres” nie są pojęciami tożsamymi. Dla zmiany adresu nie jest konieczna zmiana umowy spółki, a wystarczające jest jedynie podjęcie uchwały przez organ stanowiący i dokonanie zgłoszenia zmiany do KRS. Należy także zawiadomić urząd skarbowy. Nie zapomnij również o poinformowaniu swoich kontrahentów.
Warto ponadto pokreślić, że nie każda zmiana siedziby spółki musi pociągać za sobą zmianę adresu. Podobnie w przypadku adresu – nie zawsze jego zmiana wiąże się ze zmianą siedziby.
Zmiana adresu jednoosobowej działalności gospodarczej
Jak dokonać zmiany adresu w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej? W tym celu wystarczy jedynie dokonać stosownych zmian w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. Wniosek możesz złożyć:
- online za pośrednictwem strony biznes.gov.pl,
- w dowolnym urzędzie miasta lub gminy,
- korespondencyjnie.
Podobnie, jak w przypadku zmiany adresu spółki, nie zapomnij o zawiadomieniu swoich kontrahentów.
W Biznes Hub świadczymy kompleksowe usługi dla firm. Oprócz wirtualnego adresu w Warszawie oferujemy pomoc w zmianie adresu spółki przez system s24. Jeżeli szukasz zaufanego biura do rejestracji swojej firmy, zapoznaj się z naszą ofertą!
Zobacz również: Dlaczego warto założyć spółkę przez internet?