Każdy przedsiębiorca, którego firma się rozwija, prędzej czy później musi podjąć decyzję związaną z wyborem odpowiedniego biura rachunkowego. Jak wiadomo, z odpowiednim prowadzeniem finansów przedsiębiorstwa związane jest jego powodzenie, a nawet istnienie. Przeczytaj ten artykuł, a dowiesz się, jak wybrać odpowiednie biuro księgowe.
Wybór nieodpowiedniego biura księgowego może Cię wiele kosztować. Niekompetentni lub niepunktualni księgowi zajmujący się interesami Twojej firmy mogą sprawić, że wpadnie ona w poważne kłopoty finansowe, a nawet zostanie doprowadzona do upadłości. Każde spóźnienie z opłatami wiąże się bowiem z przykrym obowiązkiem zapłaty odsetek. Ale bez obaw! Nasze porady pomogą Ci uniknąć tego scenariusza.
Kwalifikacje przede wszystkim
Kluczem do wyboru odpowiedniego biura rachunkowego są kwalifikacje osób w nim pracujących. Profesjonalni księgowi to tacy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i uprawnienia oraz wciąż się doszkalają. Pamiętaj, że od 2014 roku biuro rachunkowe może otworzyć każdy. Dlatego tak ważne jest sprawdzanie pracowników, których takie biuro zatrudnia. Przed podjęciem decyzji dotyczącej wyboru biura księgowego, można sprawić, czy pracujący w nim księgowi posiadają:
- Licencję Ministra Finansów – certyfikat księgowy, którego posiadanie nie jest już obowiązkowe, ale wiele księgowych z wieloletnim stażem posiada taki dokument. Jest on potwierdzeniem zdobycia odpowiednich kwalifikacji i świadczy o posiadanych kompetencjach.
- Certyfikaty Centrum Informacji Księgowej to dokumenty wydawane przez organizację zajmującą się certyfikowaniem biur rachunkowych i księgowych. C.I.K. prowadzi egzaminy dla księgowych i weryfikuje kompetencje biur rachunkowych, które po spełnieniu określonych kryteriów otrzymują odpowiedni certyfikat. Informacje o zweryfikowanych księgowych i biurach rachunkowych można odnaleźć na stronie Centrum Informacji Księgowej.
- Potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych – odpowiednie dyplomy i certyfikaty stanowią informację dla klienta, że księgowa/biuro rachunkowe posiadają odpowiednie kompetencje pozwalające im na pracę w zawodzie. Stanowi to też potwierdzenie faktu, że księgowy wciąż się doszkala i posiada wiedzę zgodną z najnowszymi przepisami.
Przed podpisaniem umowy na korzystanie z usług konkretnego biura rachunkowego warto uprzednio sprawdzić, jaki jest zakres jego działalności. Czy będzie to tylko podstawowy zakres usług, czy może biuro księgowe będzie świadczyło usługi na przykład także w zakresie doradztwa podatkowego. Dodajmy, że takie usługi wymagają dodatkowych uprawnień przyznawanych przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych.
Specjalizacja branżowa i doświadczenie
Wybierając biuro rachunkowe, powinieneś zwrócić uwagę na to, czy specjalizacja branżowa biura księgowego odpowiada profilowi działalności firmy. Jeśli prowadzisz np. firmę transportową, to powinieneś znaleźć biuro rachunkowe, którego księgowe będą się w tym specjalizować. Niezwykle ważne jest też doświadczenie w branży. Warto postawić na księgowych z wieloletnim stażem, a nie na biura, które dopiero co pojawiły się na rynku.
Ubezpieczenie OC
Mowa tutaj o ubezpieczeniu OC od działalności biura rachunkowego. Takie ubezpieczenie chroni Twoją firmę przed ewentualnymi błędami, które mogłyby zostać popełnione przez księgowych. Oczywiście jak w przypadku każdego ubezpieczenia obowiązuje prosta zasada – im większa kwota ubezpieczenia, tym lepiej w razie jakiegoś zdarzenia. Przed podpisaniem umowy z biurem księgowym warto zapytać, czy posiada ono takie ubezpieczenie i na jaką wysokość, a także, czy polisa podstawowa poszerzona jest o umowy dodatkowe, np. ubezpieczenie kadr i płac.
Organizacja biura księgowego
Wybierając biuro rachunkowe, powinieneś pamiętać o tym, aby cała jego działalność była jak najlepiej dopasowana do potrzeb i profilu działalności Twojej firmy. Sposoby organizacji poszczególnych biur księgowych mogą się między sobą znacznie różnić, warto więc zwrócić uwagę na kilka czynników:
- Po pierwsze, istotne powinny być dla Ciebie godziny otwarcia biura. Niektórzy księgowi pracują tylko w regularnych godzinach, np. 8-16, inni deklarują gotowość do odbierania telefonów i wiadomości nawet w godzinach wieczornych. To aspekt szczególnie ważny podczas rozliczania miesiąca lub w sytuacji, gdy ubiegasz się o jakąś dotację, a cała sytuacja jest dynamiczna.
- Po drugie, może też zdarzyć się tak, że nie zawsze będziesz na miejscu, aby dostarczyć do księgowego wszystkie niezbędne faktury i dokumenty. Jeśli Twoja praca polega na częstych wyjazdach, to warto zainteresować się, czy dokumenty mogą być dostarczane do biura rachunkowego również drogą elektroniczną. I podobnie w drugą stronę – czy biuro udostępni Ci dokumenty w sposób elektroniczny, umieszczając je w chmurze, tak, abyś miał do nich dostęp w każdej chwili?
Ważną rzeczą, którą należy ustalić przed podpisaniem umowy z biurem księgowym, jest sposób kontaktowania się z księgowymi. Czy będziesz informowany o nadchodzących terminach płatności, czy nie? A jeśli tak, to w jaki sposób? To istotne pytania, na które warto znać odpowiedź przed zdecydowaniem się na usługi danej firmy. Przegapienie terminu jakiejś płatności często wiąże się z koniecznością zapłaty odsetek, a obowiązkiem biura księgowego powinno być dopilnowanie, aby wszelkie płatności były dokonywane w terminie.
Biuro rachunkowe online
Mimo że na rynku działa wiele biur księgowych, to nie wszystkie posiadają odpowiednie kompetencje, aby powierzyć im interesy firmy. Z tego względu warto zainteresować się usługą biura rachunkowego online. To tradycyjne biuro księgowe, lecz przeniesione do Internetu. W momencie, w którym przedsiębiorca decyduje się na skorzystanie z takiego rozwiązania, zostaje mu przydzielona wykwalifikowana, doświadczona księgowa, która wspiera go swoją wiedzą i reprezentuje we wszelkich sprawach księgowych, także w kontaktach z urzędem skarbowym.
Internetowe biuro rachunkowe to świetne rozwiązanie dla wszystkich, którzy w okolicy swojego miejsca zamieszkania nie mogą znaleźć biura, z którego usług byliby zadowoleni. Biuro rachunkowe online stwarza również możliwość przesyłania i przechowywania dokumentów w sposób elektroniczny, a przedsiębiorca cały czas ma do nich dostęp. Kontakt z internetowym księgowym odbywa się drogą mailową lub telefonicznie, ale możliwe są też spotkania na żywo. Usługą biura rachunkowego online powinni zainteresować się wszyscy, którzy cenią sobie mobilność i swobodę oraz najwyższą jakość usług.
Wybór odpowiedniego biura rachunkowego nie jest prostą sprawą. Warto znaleźć doświadczonego i kompetentnego księgowego, który w sposób wzorcowy zadba o interesy naszej firmy. W tym celu należy weryfikować wiedzę księgowych, chociażby pytając o posiadane przez nich certyfikaty. Świetnym pomysłem jest również skorzystanie z internetowego biura rachunkowego, które przenosi całość procesów do sieci i pozwala uzyskać najwyższą jakość usług bez wychodzenia z domu.
A jeśli jesteś obecnie na etapie poszukiwania sprawdzonego biura rachunkowego – zapraszamy do kontaktu! Chętnie zajmiemy się całością procesów księgowo-kadrowych w Twojej firmie, niezależnie od jej lokalizacji i rodzaju działalności.
Zobacz również:
Księgowość online a biuro rachunkowe online – co wybrać?
Podatek od darowizny- kogo dotyczy?