O tym, że od kilku lat jesteśmy w trakcie wielkiej cyfrowej transformacji nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Coraz więcej podejmowanych przez przedsiębiorców działań kierowanych jest bowiem na optymalizację przestrzeni, tworzenie atrakcyjnego środowiska pracy i świadome podnoszenie jakości obsługi klienta przy jednoczesnym zmniejszaniu kosztów prowadzenia działalności. Czy wirtualny sekretariat pomoże przy osiąganiu tego celu, tak jak robi to wirtualne biuro?
Dlaczego wirtualny sekretariat to klucz do lepszej obsługi klienta?
Wirtualny sekretariat, nazywany także zamiennie wirtualną recepcją, ma przede wszystkim usprawnić obsługę klientów twojej firmy. W jaki sposób? Mówiąc najprościej – bo zawsze odbierze telefon, który zadzwoni i w każdej sytuacji uprzejmie przywita i przekieruje do właściwego działu, bo odpowie na wszystkie adresowane do twojej firmy maile, bo bez względu na ogrom wiadomości kierowanych za pośrednictwem mediów społecznościowych lub sklepu internetowego nie pominie żadnej z nich.
Co więcej, o tym, jak będzie brzmieć powitanie i co dokładnie usłyszy twój klient, łącząc się z firmą, zależy w stu procentach od ciebie. Nie musisz obawiać się, że sekretarka zapomni o „dzień dobry” lub będzie miała nieco gorszy dzień, bo po drugiej stronie słuchawki klient będzie miał do czynienia z wirtualną sekretarką lub wykwalifikowanym pracownikiem.
Wirtualny sekretariat może wspierać cię także w pracach biurowych i administracyjnych, które są nie tylko czasochłonne, ale i kosztotwórcze. Outsourcing pozwala zaś na oszczędności i daje szanse na skupieniu się na najważniejszych sprawach dla twojej firmy, czyli jej rozwoju.
Zobacz również: Wirtualne biuro – co to jest?
Jak wirtualna recepcja może przyczynić się do wzrostu Twojej firmy?
Brytyjski przedsiębiorca – Richard Branson miał powiedzieć, że wirtualne biuro to symbol kreatywnego myślenia, które pozwala na elastyczność i pełne wykorzystanie technologii. Czy przyczyni się jednak do rozwoju twojej firmy? Zdecydowanie tak. Warto choćby wziąć pod uwagę wymierne oszczędności, które pociąga za sobą wirtualna recepcja. Dysponując dodatkowymi środkami, możesz zainwestować je w rozwój nowych technologii, szkolenia, reklamę lub wszystko to, co w danej chwili najbardziej potrzebne jest twojej firmie.
Wśród niekwestionowanych korzyści związanych z wirtualną recepcją wymienia się przede wszystkim profesjonalną obsługę telefoniczną klienta, która bezpośrednio wpływa na sukces firmy. Budujesz nie tylko pozytywny wizerunek, ale i silne relacje z klientami, które przekładają się na zyski firmy. Zadowoleni odbiorcy twoich usług lub towarów to zaś znacznie lepsze narzędzie niż nawet najdokładniej zaplanowany i przeprowadzony marketing szeptany.
Otrzymując wirtualny adres, który przypisany jest wirtualnej recepcji, zyskujesz także prestiżowe dane kontaktowe. Ich umieszczenie na stronie internetowej firmy, wizytówkach lub innych materiałach zwiększa zaś wiarygodność marki, co bezpośrednio wpływa na jej rozwój.
Przegląd usług oferowanych przez wirtualny sekretariat
Warto pamiętać, że zakres usług, które może zaoferować wirtualny sekretariat, jest bardzo duży. O tym, które spośród nich znajdą się w umowie łączącej cię z wirtualnym biurem i jak w szczegółach będzie wyglądała wasza współpraca, zdecydujesz samodzielnie.
Na co możesz liczyć? W ramach wirtualnej recepcji możesz otrzymać m.in.:
- obsługę komunikacji z klientem, a w tym odbieranie połączeń i przekierowywanie do ustalonego odbiorcy, obsługę skrzynki mailowej lub wiadomości kierowanych za pośrednictwem mediów społecznościowych;
- zarządzanie korespondencją online;
- wsparcie przy umawianiu i organizacji spotkań z klientami;
- rozszerzone godziny pracy, co usprawni kontakt z klientami międzynarodowymi.
Porównanie tradycyjnej recepcji i wirtualnej recepcji. Zalety i możliwości
Jakie są zatem różnice w tradycyjnie pojmowanej recepcji i tej działającej wirtualnie? Wiele zależy od wybranego modelu współpracy, bo warto choćby pamiętać, że z nowoczesną jej formą mamy do czynienia także w wielu biurowcach. Gości nie wita w nich zatem recepcjonistka ani nawet portier, ale ekrany, które umożliwiają rejestrację, kierują do właściwej sali konferencyjnej i dzięki synchronizacji z telefonem komórkowym umożliwiają otwieranie kolejnych, niedostępnych osobom nieupoważnionym drzwi.
Wirtualny sekretariat pojmowany jako usługa świadczona przez wirtualne biuro może być zaś stosunkowo dużym open space’m, na którym swoje obowiązki wykonuje kilka lub kilkanaście wirtualnych sekretarek. Może być to jednak także w pełni profesjonalna recepcja, która mieści się pod wirtualnym adresem i jedna dedykowana jej obsłudze osoba. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby sekretariat taki prowadził działania jednocześnie dla kilku firm. Najważniejsze jest jednak to, że poziom obsługi będzie równie wysoki dla każdej z nich – bez względu na jej wielkość, rodzaj prowadzonej działalności czy zakres prac.