Faktura zaliczkowa – wszystko co trzeba wiedzieć

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Faktura zaliczkowa, w przeciwieństwie do zwykłej faktury, nie dokumentuje wykonania usługi, czy dostawy towaru, a jedynie jest potwierdzeniem wpłacenia zaliczki. Innymi słowy, wystawiana jest jeszcze przed realizacją zlecenia. Z faktur zaliczkowych korzystają w szczególności firmy świadczące drogie usługi lub oferujące sprzedaż kosztownych produktów. Wystawianie faktury zaliczkowej może wydawać się skomplikowane, dlatego w tym artykule dzielimy się najważniejszymi informacjami i radami, dzięki którym faktura zaliczkowa nie będzie stanowiła tajemnic.

Na wstępie warto podkreślić, że z punktu widzenia przepisów o wystawianiu faktur nie ma znaczenia, w jaki sposób przedsiębiorca zatytułuje wpłatę, którą otrzyma od kontrahenta przed wykonaniem usługi bądź dostawą towaru. Może to być zarówno zaliczka, zadatek, przedpłata, jak również opłata wstępna, czy wkład. Forma zapłaty, także nie jest szczególnie istotna. Bez względu na to, czy przedsiębiorca otrzyma zaliczkę w formie gotówkowej, czy przelewem w pewnych przypadkach zobowiązany jest do wystawienia faktury zaliczkowej.

Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?

Wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkowe w każdym przypadku, gdy wpłaty dokona inny podmiot gospodarczy – przedsiębiorstwo. Wynika to z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, który wskazuje, że w momencie otrzymania całości lub części zapłaty od kontrahenta, powstaje po stronie przedsiębiorcy obowiązek podatkowy.

To ważne: Fakturę zaliczkową można wystawić najwcześniej 30 dni przed otrzymaniem przedpłaty, nie później jednak niż do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki.

Wystawienie faktury zaliczkowej po otrzymaniu przedpłaty od innego przedsiębiorcy nie jest obowiązkowe tylko w sytuacji, gdy dostawa towaru lub wykonanie usługi odbywa się w tym samym okresie rozliczeniowym. W takim przypadku nie zachodzi konieczność wystawiania osobnej faktury zaliczkowej oraz faktury końcowej (rozliczeniowej). Można wystawić jeden dokument, którym opodatkowana zostanie cała transakcja (łącznie z zaliczką).

Kiedy nie należy wystawiać faktury zaliczkowej?

W przypadku niektórych czynności nie należy wystawiać faktury zaliczkowej, ponieważ nie powodują one powstania obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. Do tych czynności należą:

  • dostawa energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;
  • usługi telekomunikacyjne;
  • dostarczanie i uzdatnianie wody za pośrednictwem sieci wodociągowych;
  • dzierżawa, najem oraz leasing;
  • ochrona osób oraz ochrona, dozór i przechowywanie mienia;
  • obsługa biurowa oraz prawna;
  • wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów.

Gdy kontrahentem jest osoba fizyczna obowiązkowym dokumentem potwierdzającym wpłatę jest paragon fiskalny.

Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Niezbędne elementy, które powinny znaleźć się na fakturze zaliczkowej wskazane zostały w art. 106f ustawy o VAT i są to:

  • data wystawienia;
  • kolejny numer, identyfikujący fakturę w sposób jednoznaczny;
  • imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy;
  • numery identyfikacji podatkowej;
  • data otrzymania zaliczki (jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
  •  informacje dotyczące zamówienia, w szczególności: nazwę usługi bądź towaru, cenę jednostkową netto oraz wartość brutto usługi lub towaru, a także ilość zamówionych towarów;
  • wartość podatku obliczoną zgodnie ze wzorem:
  • kwota podatku (otrzymana zaliczka x stawka podatku) / (100 + stawka podatku).

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Faktura zaliczkowa może obejmować zarówno część, jak i całość należności za zrealizowane zamówienie. Jeżeli otrzymana zaliczka nie pokrywa wartości całego zamówienia, to po wykonaniu usługi lub po dostarczeniu towaru przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę końcową, która będzie zawierała wszystkie numery faktur zaliczkowych wystawionych przed realizacją zamówienia. Sumę wskazaną na fakturze rozliczeniowej należy pomniejszyć o wartość otrzymanych dotychczas wpłat, natomiast kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.

W przypadku, gdy przedsiębiorca otrzymał jedną zaliczkę, która w pełni pokrywała koszt zamówienia, nie zachodzi konieczność wystawiania osobnej faktury końcowej. Jednak jeżeli w trakcie realizacji wystawionych zostało kilka faktur zaliczkowych, których suma odpowiada wartości zlecenia, to ostatnia faktura zaliczkowa powinna zawierać również numery poprzednich faktur.

Rozliczenie faktury zaliczkowej

Wszelkie otrzymane zaliczki należy wykazać w deklaracji VAT za miesiąc, w którym zaliczka wpłynęła, w tym samych polach co sprzedaż. Wpłacający zaliczkę, po otrzymaniu faktury ma natomiast możliwość odliczenia VAT wykazanego na dokumencie, tak jak w przypadku zwykłej faktury.

Na koniec warto jednak zaznaczyć, że wpłata zaliczki nie wpływa na rozliczenie podatku dochodowego. Otrzymana zaliczka nie może zostać zaklasyfikowana jako przychód, tak samo zapłacona nie może być wskazana jako koszt.

Jeśli jesteś przedsiębiorcąi potrzebujesz pomocy z finansami i księgowością Twojej firmy – zapraszamy do kontaktu! Nasz zespół chętnie pomoże Ci prowadzić księgowość zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Zobacz również:
Faktura korygująca – co trzeba o niej wiedzieć?
Faktura proforma – wszystko, co trzeba o niej wiedzieć

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank