Dekretowanie faktur: Wszystko, co trzeba o tym wiedzieć

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Wszelkie dokumenty księgowe, które są wystawiane przez firmę lub przez nią otrzymywane, to oficjalna dokumentacja, która stanowi dowód na legalną działalność przedsiębiorstwa. Aby wszystko funkcjonowało właściwie, konieczne jest dekretowanie faktur. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, o co chodzi w tej procedurze.

Czym jest dekretowanie faktur?

Dekretacja faktur to w skrócie procedura polegająca na sprawdzeniu i zakwalifikowaniu dowodu w księgach rachunkowych. Sposób przeprowadzenia dekretacji precyzują przepisy zawarte w Ustawie o rachunkowości.

Przepisy te uznają, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych. Dzieje się tak poprzez wskazanie dwóch elementów:

  • miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (czyli właśnie dekretacji),
  • podpisu osoby odpowiedzialnej za dokonanie dekretacji.

Dekretowanie jest dokonywane w sposób trwały i nie ma możliwości wprowadzania późniejszych modyfikacji, warto więc o tym pamiętać podczas przeprowadzania całej procedury.

Mówiąc prościej, procedura dekretacji polega na tym, że przed ostatecznym zaksięgowaniem faktury, jest ona weryfikowana przez księgowego pod względem:

  • merytorycznym – zgodność treści dokumentu z rzeczywistym przebiegiem transakcji,
  • formalnym – sprawdzenie, czy dokument zawiera wszystkie niezbędne elementy,
  • rachunkowym – sprawdzenie poprawności wyliczeń na dokumencie.

Ma to na celu wyeliminowanie wszelkich błędów i pomyłek oraz sprawdzenie, czy taka operacja nastąpiła w rzeczywistości i czy cały proces został przeprowadzony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
  • nazwy i adresy stron dokonujących operacji gospodarczej,
  • opis operacji wraz z jej wartością (jeśli to możliwe to warto, aby była ona określona również w jednostkach naturalnych),
  • datę dokonania operacji (jeśli dowód jest sporządzony w innym dniu, to także datę sporządzenia dowodu),
  • podpis wystawcy takiego dowodu,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za owe wskazania.

Rodzaje dowodów księgowych i ich podział

Rodzaje dowodów księgowych opisuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku. Wskazuje ono, że do dowodów księgowych należą m.in.:

  • faktury,
  • faktury VAT RR,
  • rachunki,
  • dokumenty celne,
  • noty księgowe,
  • dowody przesunięć,
  • dowody opłat pocztowych i bankowych.

Można również dokonać podziału tych dokumentów według ich funkcji oraz sposobu obiegu. Wyróżnia się dowody księgowe:

  • zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów, np. faktury kosztowe,
  • zewnętrzne własne – faktury, które przedsiębiorca wystawia kontrahentom i przekazuje je im w oryginale,
  • wewnętrzne – dokumenty będące dowodem zawierania transakcji w przedsiębiorstwie, np. dokumenty inwentaryzacyjne.

Rodzaje dekretacji

Nie istnieje jeden rodzaj dekretowania faktur. Wyróżnia się aż 4 rodzaje dekretacji:

  • zbiorcze – dokonuje się wówczas łącznego zapisu wszystkich dowodów źródłowych, które w dekretacji zbiorczej muszą zostać wymienione pojedynczo,
  • korygujące – służące do poprawy poprzednich treści,
  • zastępcze – są one wystawiane do czasu, aż nie otrzymamy zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
  • rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów.

W jaki sposób odbywa się dekretowanie faktur?

Dekretacja faktur może być dokonywana zarówno w sposób elektroniczny, jak i ręczny. W pierwszym przypadku, gdy księgi rachunkowe prowadzimy, korzystając ze specjalnego oprogramowania, warto zwrócić uwagę na to, aby wdrożyć procedury chroniące przed zniszczeniem dokumentu lub wprowadzaniem zmian przez osoby do tego niepowołane. Ręczna dekretacja dokumentów księgowych często jest dokonywana z wykorzystaniem gotowych pieczątek, gdzie trzeba uzupełnić tylko niektóre informacje, co również znacznie ułatwia pracę i usprawnia cały proces.

Dekretacja dokumentów księgowych to procedura polegająca na weryfikacji dokumentacji po to, aby mieć pewność, że wszelkie transakcje znajdujące się na papierze, rzeczywiście miały miejsce. To ważny element działalności firmy, potwierdzający jej działalność zgodnie z prawem i przepisami księgowymi. Jeśli chciałbyś wiedzieć więcej, albo potrzebujesz pomocy w finansach Twojej firmy – zapraszamy serdecznie do kontaktu!

Zobacz również:
Czeka Cię remanent? Sprawdź, co powinieneś o nim wiedzieć.
Sprawozdanie z działalności jednostki – czego dotyczy i kto powinien je składać.

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank