Umowa z wirtualnym biurem tak, jak każda inna umowa zawierana przez przedsiębiorcę, powinna być uprzednio dokładnie przeanalizowana. Pamiętaj, że decydując się na współpracę z biurem nie musisz decydować się na szablon umowy, ale ustalić jej warunki indywidualnie. Na jakie postanowienia zwrócić szczególną uwagę?
Wirtualne biuro – pojęcie i cechy
Wirtualne biuro to rodzaj usługi, która polega na udostepnieniu wirtualnego adresu dla firmy i jej siedziby, a także outsourcingu obsługi biurowej. Wirtualne biuro to zatem adres korespondencyjny firmy, pod którym odbierane są listy, paczki i wszelkie przesyłki adresowane do przedsiębiorstwa.
Wirtualne biura w Warszawie poza obsługą korespondencji świadczą także inne usługi. Są to m.in. wynajem sal konferencyjnych lub przestrzeni biurowych (tzw. coworking), a coraz częściej także księgowość online. Rosnąca popularność wirtualnych biur wynika z wielu korzyści, które zyskuje przedsiębiorca zawierając umowę. Warto jednak pamiętać, że podobnie jak przypadku każdej innej umowy biznesowej także i ta zawierana z wirtualnym biurem, powinna być dokładnie przeanalizowana. Na co zwrócić szczególną uwagę?
Umowa z wirtualnym biurem – to warto sprawdzić
Chcesz podpisać umowę z wirtualnym biurem? Pamiętaj, że przede wszystkim musisz sprawdzić wszystkie dane, które sprawdzić powinieneś zawierając każdą inną umowę tj. nazwę firmy, jej NIP, REGON, KRS, adres, a także podstawę umocowania osoby podpisującej dokument. Warto zaznaczyć, że w przypadku wirtualnych biur częstą praktyką jest podpisywanie umowy na odległość. Nie obawiaj się takiej formy, jest ona zgodna z przepisami i wiążąca.
Szczególną uwagę zwróć na następujące postanowienia:
Rodzaj umowy
O charakterze umowy decyduje jej treść, a nie nazwa. Jeżeli zatem umowa zostanie zatytułowana „umowa najmu”, ale z jej postanowień będzie wynikać, że dotyczy ona także dodatkowych usług, a zatem będzie w istocie „umową świadczenia usług”, to tak będzie traktowana. Mając na uwadze, że umowy z biurami wirtualnymi zawierają szereg różnych postanowień, najczęściej zaliczane są one do tzw. umów nienazwanych.
Dlaczego ma to znaczenie? W przypadku sporu pomiędzy stronami umowy, zastosowanie mogą mieć bowiem szczególne przepisy dotyczące rodzaju umowy. Skoro jednak w większości przypadków mamy do czynienia z umowami nienazwanymi, należy zatem tym bardziej szczegółowo opisać prawa i obowiązki stron.
Prawo do lokalu będącego wirtualnym biurem
Podpisując umowę z wirtualnym biurem, które ma stanowić jednocześnie adres siedziby firmy, zwróć uwagę na tytuł prawny do lokalu. Czy firma jest właścicielem lokalu? Czy w razie bycia najemcą ma prawo do rozporządzania lokalem? Sprawdź i zweryfikuj koniecznie.
Rodzaj rozliczenia
Nie tylko zakres usług, które świadczą wirtualne biura w Warszawie centrum różnią się od siebie. Różny może być także sposób rozliczania – miesięczne, półroczne, roczne. Od tego postanowienia zależy to, jak często będziesz płacić za usługi świadczone przez biuro. Warto wybrać optymalne dla swoich potrzeb rozwiązanie.
Okres, na który została zawarta umowa
Niezwykle ważne jest, aby ustalić na jaki czas została zawarta umowa. Co do zasady umowy mogą być zawierane na czas określony lub nieokreślony. W kontekście okresu, w którym wirtualne biuro będzie świadczyć ci usługi pojawia się także kwestia wypowiedzenia umowy. Jego okres można szczegółowo określić lub odwołać się do przepisów ogólnych. Zwróć także uwagę, czy biuro nie proponuje ci, że po upływie okresu, na który została zawarta umowa zostaje ona przedłużona automatycznie.
Zasady obsługi korespondencji i odpowiedzialność biura
„Obsługa korespondencji” to niezwykle szerokie pojęcie. Koniecznie doprecyzuj je w umowie. Wirtualne biuro może bowiem odbierać listy, paczki i przesyłki adresowane do twojej firmy lub dodatkowo je skanować, przesyłać do twojej wiadomości i przechowywać. Ustal zatem, w jakim czasie zobowiązane jest ono do przesłania ci informacji lub treści dokumentów. Jest to szczególnie istotne w przypadku pism urzędowych.
Warto także doprecyzować jaką odpowiedzialność poniesie biuro w razie uchybień w postanowieniach dotyczących obsługi korespondencji.
Kaucja
Niektóre wirtualne biura w Warszawie oczekują kaucji, która wpłacana jest jako zabezpieczenie ewentualnych twoich roszczeń. Upewnij się czy umowa zawiera postanowienie nakładające na ciebie ten obowiązek. Jeśli tak, zwróć uwagę kiedy biuro może zatrzymać kaucję i jaki jest termin jej zwrotu, jeśli zdecydujesz się rozwiązać umowę lub zakończy się okres, na który została zawarta.
Zobacz również: 10 powodów powodów dla których warto wybrać wirtualne biuro na Złotej w Warszawie
Umowa z wirtualnym biurem – podsumowanie
Wiesz już na jakie postanowienia zwrócić szczególną uwagę zawierając umowę z wirtualnym biurem. Dlaczego to takie ważne? Pamiętaj, że na tym etapie możesz swobodnie ustalać warunki, negocjować postanowienia, szukać kompromisów zadowalających dwie strony. Gdy podpiszesz umowę bez jej analizy, możesz narazić się zaś na nieprzyjemne i zaskakujące konsekwencje w razie zaistnienia sporu.