Zatrudnienie Ukraińca w 2027 – przepisy, wnioski, umowa

Obywatel Ukrainy legalnie przebywający w Polsce może pracować bez zezwolenia na pracę. Pracodawca musi jednak w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy powiadomić o tym powiatowy urząd pracy. Od 5 marca 2026 r. obowiązek ten wynika z przepisów, które zastąpiły specustawę. Za brak powiadomienia grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne – w 2027 roku 4950 zł brutto.

• Pracodawca powiadamia PUP o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

• Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy w Polsce została przedłużona do 4 marca 2028 r.

• Powiadomienie PUP jest dostępne dla Ukraińców bez ochrony czasowej do 4 marca 2029 r.

• Minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł brutto w 2026 r. i 4950 zł brutto w 2027 r.

Zatrudnienie Ukraińca w świetle obowiązujących przepisów

Aktualizacja na 2027 rok: pracodawca musi złożyć powiadomienie o zatrudnieniu osoby z Ukrainy w PUP nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Od 5 marca 2026 r. specustawę zastąpiła ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających ze specustawy, która zachowała uproszczoną procedurę powiadomienia. Za brak powiadomienia lub niedotrzymanie terminu grozi grzywna od 1000 zł do 3000 zł.

Dodatkowo, wynagrodzenie nie może być niższe niż stawka minimalna:

• minimalne wynagrodzenie w 2026 r – 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych – 31,40 zł brutto

• minimalne wynagrodzenie od 2027 r – 4950 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa przy umowach cywilnoprawnych – 32,30 zł brutto

Na mocy aktualnych regulacji prawnych nie ma żadnych przeciwwskazań, aby obywatele Ukrainy, którzy przybyli z kraju ogarniętego wojną, mogli podjąć legalną pracę w Polsce. Ze względu na fakt, iż Ukraina nie jest członkiem Unii Europejskiej ani Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jej obywateli obowiązują przepisy o zatrudnianiu osób z państw trzecich.

Wedle zasad ogólnych obowiązujących przed 24.02.2022 r., aby legalnie zatrudnić Ukraińca w Polsce, niezbędne było:

1. Posiadanie legalnego pobytu udokumentowanego wizą krajową (dokument wydawany w polskim konsulacie w Ukrainie na maksymalnie rok). Innym dokumentem uprawniającym do pobytu jest wiza schengen lub zezwolenie na pobyt – czasowy lub stały. Możliwy jest także ruch bezwizowy na podstawie paszportu biometrycznego, czyli możliwość przebywania 90 dni w Polsce w ciągu 180 dni.

2. Zezwolenie na pracę.

W świetle obecnych przepisów, formą legalizującą pobyt jest także ochrona czasowa (status UKR). Na mocy tej ochrony obywatel Ukrainy nią objęty nie musi ubiegać się o zezwolenie na pracę. Warto pamiętać, że wiza turystyczna nie uprawnia do legalnej pracy na terytorium Rzeczypospolitej.

Jak zatrudnić Ukraińca w Polsce?

Przed zatrudnieniem Ukraińca pracodawca zobowiązany jest do zweryfikowania legalności jego pobytu na terenie Polski. W tym celu należy poprosić o okazanie dokumentów warunkujących jego przebywanie w kraju – np. wiza czy zezwolenie na pobyt czasowy. Następnie ma miejsce proces zalegalizowania podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy w zależności od wybranego wariantu:

1. pracodawca powiadamia PUP o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy (procedura uproszczona),

2. pracodawca występuje do PUP o rejestrację oświadczenia,

3. pracodawca występuje z wnioskiem do Urzędu Wojewódzkiego o wydanie zezwolenia na pracę.

Warto pamiętać, że obywatel Ukrainy objęty ochroną czasową, a do 4 marca 2029 r. także obywatel Ukrainy legalnie przebywający w Polsce bez tej ochrony, może pracować bez zezwolenia na pracę – na podstawie powiadomienia PUP.

Etap podpisania umowy z pracownikiem z Ukrainy przebiega podobnie jak w przypadku pracownika z Polski. Jednak niezwykle istotne jest, aby treść umowy była zrozumiała dla obu stron. Dlatego jeśli pracownik z Ukrainy nie posługuje się biegle językiem polskim, wówczas należy sporządzić treść umowy w dwóch językach. Natomiast jeśli Ukrainiec mówi po polsku, dla celów dowodowych zaleca się umieszczenie wzmianki o kompetencjach językowych pracownika.

Zobacz również: Ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika?

Jak przebiega proces zgłaszania zatrudnienia Ukraińca w Urzędzie Pracy?

Obecnie kwestia związana z tym, jak zatrudnić Ukraińca w Polsce, regulowana jest przez przepisy, które od 5 marca 2026 r. zastąpiły specustawę. Zgodnie z przepisami ogólnymi, obywatel Ukrainy ma prawo do wykonywania pracy w Polsce w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi normami. Wówczas pracodawca zatrudniający Ukraińca ma obowiązek zawiadomić Powiatowy Urząd Pracy w terminie 7 dni od dnia powierzenia wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy. W ciągu 7 dni trzeba też zgłosić zmianę warunków pracy, np. rodzaju umowy, stanowiska, obniżenie wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia. Pracodawca wysyła to powiadomienie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, przekazując w nim następujące dane:

1. Informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy:

• nazwę firmy lub imię (imiona) i nazwisko,

• adres siedziby firmy albo miejsca zamieszkania,

• numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze formalnym/służbowym,

• numer identyfikacyjny NIP i REGON (dotyczy podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą), albo numer PESEL (dotyczy osoby fizycznej),

• symbol PKD oraz opis działalności i pracy wykonywanej przez zatrudnionych obywateli Ukrainy;

1. Dane osobowe obywatela Ukrainy:

• imię (imiona) i nazwisko,

• datę urodzenia,

• płeć,

• obywatelstwo,

• rodzaj, numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwa państwa, w którym wydano dokument,

• numer PESEL (jeśli został nadany),

• rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy;

• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy.

Jak legalnie zatrudnić Ukraińca do prac sezonowych?

Zatrudnienie Ukraińca przebywającego w Polsce do prac sezonowych, np. przy zbiorach lub żniwach, zwyczajowo odbywa się na mocy zezwolenia typu S. Pracodawca składa w starostwie powiatowym stosowny wniosek, a starosta wydaje decyzję oraz zezwolenie w ciągu 7 dni. W okresie po złożeniu przez pracodawcę wniosku o wydanie zezwolenia typu S, do czasu wydania decyzji, pracownik sezonowy może legalnie świadczyć pracę na warunkach wskazanych w dokumencie. Obywatel Ukrainy objęty ochroną czasową może też podjąć pracę sezonową na podstawie powiadomienia PUP.

Ochrona czasowa i legalność pobytu

Od 2023 roku obywatele Ukrainy z numerem PESEL o statusie UKR, którzy pracują lub prowadzą działalność gospodarczą w Polsce, mogą ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy na okres do 3 lat.

Aktualizacja: Okres legalnego pobytu osób objętych ochroną czasową w Polsce kończy się 4 marca 2028 roku. Ochronę przedłużyła decyzja wykonawcza Rady UE 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. Przedłużenie działa automatycznie – osoby z ochroną czasową nie muszą składać żadnych wniosków.

Nowe obowiązki od 2026 roku

Przed zatrudnieniem warto sprawdzić, czy pracownik ma aktywny status UKR. Osoby, które dostały PESEL UKR na podstawie oświadczenia bez ważnego paszportu, musiały potwierdzić tożsamość w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r. Jeśli tego nie zrobiły, z dniem 1 września 2026 r. ich status zmienił się na NUE, co oznacza utratę prawa do pobytu na podstawie ochrony czasowej. Status UKR wygasa też m.in. po pobycie poza Polską dłuższym niż 30 dni.

Od 5 marca 2026 r. nową jednoosobową działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele Polski mogą założyć tylko niektórzy obywatele Ukrainy, m.in. osoby objęte ochroną czasową. Firmy założone wcześniej mogą działać dalej w okresie legalnego pobytu przedsiębiorcy. Ma to znaczenie przy współpracy w formie B2B.

Zatrudnienie Ukraińca – najczęściej zadawane pytania

Czy obywatel Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

Nie, jeśli przebywa w Polsce legalnie na podstawie ochrony czasowej. Wystarczy wtedy, że pracodawca powiadomi powiatowy urząd pracy. Do 4 marca 2029 r. z powiadomienia można skorzystać także przy zatrudnianiu Ukraińców legalnie przebywających w Polsce bez ochrony czasowej.

Jakie dane zawiera powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy?

Powiadomienie zawiera dane pracodawcy i pracownika, m.in.:

• nazwę firmy, adres, NIP i REGON lub PESEL pracodawcy,

• symbol PKD i opis wykonywanej pracy,

• imię, nazwisko, datę urodzenia i obywatelstwo pracownika,

• dane paszportu lub innego dokumentu tożsamości oraz PESEL, jeśli został nadany,

• rodzaj umowy i stanowisko.

Czy zmianę warunków zatrudnienia Ukraińca trzeba zgłosić do urzędu pracy?

Tak, w ciągu 7 dni. Zgłoszenia wymaga m.in. zmiana rodzaju umowy lub stanowiska, obniżenie wymiaru czasu pracy oraz obniżenie wynagrodzenia.

Do kiedy obywatele Ukrainy mogą legalnie przebywać w Polsce na podstawie ochrony czasowej?

Ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy została przedłużona do 4 marca 2028 r. decyzją Rady UE z 30 lipca 2026 r. Przedłużenie działa automatycznie. Od 5 marca 2026 r. podstawą ochrony w Polsce jest ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony, która zastąpiła specustawę.

Zobacz również: Jak zatrudnić pracownika?