Jak zatrudnić pracownika?

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wymaga skompletowania kilku dokumentów przed rozpoczęciem pracy i tuż po nim. Pracodawca przygotowuje m.in. umowę o pracę, skierowanie na badania lekarskie i potwierdzenie szkolenia BHP. Pracownika trzeba zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4950 zł brutto łączny miesięczny koszt pracodawcy w 2027 roku wynosi 5963,77 zł.

• Umowę o pracę trzeba podpisać na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

• Pracownika zgłasza się do ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

• Informację o warunkach zatrudnienia pracodawca przekazuje w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.

• Koszt zatrudnienia pracownika z płacą minimalną w 2027 roku wynosi 5963,77 zł miesięcznie.

Wśród obowiązkowych formalności, jakich dokonać musi pracodawca przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę, najważniejszym elementem jest skompletowanie i wypełnienie niezbędnych dokumentów. Jakie to formularze i do czego służą? Wyjaśniamy.

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę - niezbędne dokumenty

Aby zatrudnić pracownika na umowę o pracę, należy pamiętać o skompletowaniu i wypełnieniu odpowiednich dokumentów. Do formularzy potrzebnych do tego celu należą:

• Kwestionariusz osobowy - ważne, by w aktach osobowych znalazł się zarówno formularz z danymi pracownika jak i pracodawcy. W czasie rekrutacji pracodawca może zadawać pytania dotyczące wykształcenia, doświadczenia w pracy itp. Natomiast dokładne dane jak np. PESEL, dane osobiste czy nr konta bankowego, wymagane są dopiero na etapie zatrudnienia i niezbędne są do m.in. zgłoszenia pracownika do ZUS-u. Dokładne dane, jakie powinien zawierać kwestionariusz osobowy, określone są w art. 22 (1) Kodeksu Pracy.

• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych - taką zgodę można uzyskać już na etapie rekrutacji. Jednak można to zrobić także później, przy podpisywaniu umowy o pracę. Pamiętać trzeba, że w momencie zatrudnienia, pracodawca staje się administratorem danych osobowych pracownika.

• Skierowanie na badania lekarskie - każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy powinien przejść badania lekarskie, na które kieruje pracodawca. Wykonywane są one w placówkach medycyny pracy, a ich rodzaj zależny jest od typu stanowiska i specyfiki wykonywanej pracy. Lekarz wydaje pracownikowi specjalne orzeczenie, w którym decyduje czy jest on zdolny do wykonywania danych obowiązków. Koszt badania pokrywa pracodawca.

• Umowa o pracę - to najważniejszy dokument w procesie zatrudnienia. Musi on zawierać dokładne obowiązki i prawa zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony przed dopuszczeniem pracownika do pracy i stanowić główną podstawę przy rozstrzyganiu ewentualnych sporów czy nieporozumień w przyszłości. Umowa o pracę może być zawarta na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony.

• Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP - to pisemny dokument, który powinien posiadać pracodawca na dowód zapoznania i przeszkolenia pracownika z zakresu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie powinno obejmować: instruktaż ogólny z zasad BHP oraz instruktaż stanowiskowy, czyli wstępne szkolenie na stanowisku wykonywanej pracy.

• Informacja o warunkach zatrudnienia - formularz ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące normy czasu pracy, sposobach wypłaty wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, a także okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Dokument ten należy przekazać pracownikowi najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy.

• Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ZUS-u - pracownik po zatrudnieniu zgłaszany jest do ZUS-u. Może on skorzystać z prawa zgłoszenia w tej organizacji także członków swojej rodziny — np. współmałżonka czy dzieci. Zgłoszenie do ZUS-u musi nastąpić w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy.

• PIT-2 - jest oświadczeniem pracownika, pozwalającym pracodawcy na zmniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. Można go złożyć przy rozpoczynaniu pracy, ale też w trakcie jej trwania. Od 2023 roku oświadczenie można złożyć maksymalnie u trzech płatników.

• Rezygnacja z PPK - to dokument, który złożyć może pracownik w dowolnym momencie. Pracownik w wieku 18–54 lat jest automatycznie zapisywany do PPK po trzech miesiącach zatrudnienia, a pracodawca przekazuje co miesiąc min. 1,5% wynagrodzenia na jego rachunek PPK. Program ma na celu wspomagać gromadzenie środków na okres zakończenia aktywności zawodowej, uczestnictwo w nim jest nieobowiązkowe.

Zobacz również: Ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika?

Od stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4950 zł brutto. Pracodawca musi jednak ponieść dodatkowe koszty, obejmujące składki społeczne. Łączny miesięczny koszt utrzymania pracownika pełnoetatowego, przy minimalnej stawce wynagrodzenia wynosi więc łącznie 5963,77 zł. Dodatkowo od stycznia 2022 r. składki zdrowotnej nie odlicza się od zaliczki na podatek dochodowy. Należy pamiętać, że pracodawca zobligowany jest także do zapewnienia wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego, chorobowego do 33 dni i odprowadzenia do US zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika.

Jeśli aktualnie poszukujesz biura księgowego, które zajmie się wszystkimi formalnościami lub posiadasz wątpliwości dotyczące zatrudnienia pracownika – zapraszamy do kontaktu!

Jak zatrudnić pracownika – najczęściej zadawane pytania

Kiedy trzeba podpisać umowę o pracę?

Umowę o pracę obie strony podpisują przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Umowa określa prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy. Jest główną podstawą przy rozstrzyganiu ewentualnych sporów.

Na jaki okres można zawrzeć umowę o pracę?

Umowę o pracę można zawrzeć na okres próbny, na czas określony lub na czas nieokreślony. Rodzaj umowy strony wybierają przy zatrudnieniu i wpisują w jej treści.

W jakim terminie trzeba zgłosić pracownika do ZUS?

Pracodawca zgłasza pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Pracownik może przy tym zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, np. współmałżonka lub dzieci. Do zgłoszenia potrzebne są m.in. numer PESEL i dane osobowe z kwestionariusza.

Kto płaci za badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy?

Koszt wstępnych badań lekarskich pokrywa pracodawca. Pracodawca wystawia skierowanie, a badania wykonuje placówka medycyny pracy. Lekarz wydaje orzeczenie o zdolności do pracy na danym stanowisku. Zakres badań zależy od rodzaju stanowiska i specyfiki pracy.

Zobacz również:
Dotacje na działalność gospodarczą