Nota korygująca – kompleksowy poradnik

Żaden człowiek nie jest nieomylny – błędy zdarzają w każdej dziedzinie. Na szczęście w większości przypadków, można szybko zniwelować ich skutki, podejmując działania naprawcze. Jednym z istotnych narzędzi w przypadku pomyłki jest nota korygująca, funkcjonująca, w odniesieniu do różnego rodzaju transakcji, pomiędzy nabywcą a sprzedającym. Czym dokładnie jest nota korygująca i kto ją sporządza? Najważniejsze informacje znajdują się w poniższym artykule.

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument służący do korygowania błędów i pomyłek na wystawionej przez kontrahenta fakturze VAT lub korygującej. Pozwala na poprawę informacji małej wagi, niemających dużego znaczenia dla przebiegu transakcji i dotyczących elementów opisowych (nie można dokonywać zmian w rachunkach i liczbach na fakturze wpływających na wysokość kwoty i podatku). Nota korygująca nie podlega księgowaniu i nie stanowi podstawy do anulowania wystawionej faktury. Niemniej jest ona ważnym dokumentem, ponieważ pozwala na poprawienie błędów faktury pierwotnej, która może zostać uznana za nierzetelną. Nota korygująca jest także wystawiana w przypadku faktury korygującej zawierającej błędy. Powinna być ona podpięta do faktury, którą koryguje i być przechowywana wraz z innymi dokumentami księgowymi.

Kto sporządza notę korygującą?

Notę korygującą sporządza nabywca towaru lub usługi – podatnik VAT, którego dane na fakturze znajdują się w polu „Nabywca”. Jest to możliwe w sytuacji, gdy dane są niepełne lub zawierają błędy wyróżnione w ustawie o VAT – gdy kupujący po otrzymaniu oryginału faktury lub faktury korygującej dostrzeże błędne informacje opisowe, na przykład pomyłkę w nazwie towaru lub usługi czy nieprawidłowe dane swoje lub sprzedającego. Nabywca powinien wystawić notę korygującą w dwóch jednakowych egzemplarzach (w przypadku dostarczenia jej drogą tradycyjną), musi być ona przesłana do wystawcy faktury wraz z kopią.

Zobacz również: Wirtualne biuro a rejestracja VAT

Kiedy należy wystawić notę korygującą?

Przepisy nie określają terminu, w jakim trzeba sporządzić notę korygującą. W tej kwestii pozostaje dowolność, jednak nabywca powinien wystawić notę, jak tylko stwierdzi pomyłkę. Błędna pod względem formalnym faktura może bowiem okazać się problemem w dalszej perspektywie.

Jakie elementy musi zawierać nota korygująca?

Przepisy (art. 106k ust. 3 ustawy o VAT) jasno określają, co powinna zawierać nota korygująca. Wśród głównych elementów wyróżnia się:

• nazwę dokumentu „NOTA KORYGUJĄCA”,

• numer kolejny i datę wystawienia dokumentu,

• dane nabywcy wystawiającego notę – imiona i nazwiska lub nazwę nabywcy wraz z adresem i numerem NIP,

• dane firmy, która wystawiła fakturę pierwotną lub korygującą wraz z numerem NIP,

• wskazanie treści korygowanej oraz prawidłowej (dokument może obejmować jeden lub wszystkie błędy faktury pierwotnej)

• dane faktury pierwotnej, którą koryguje nota m.in. numer faktury, datę sprzedaży, datę wystawienia dokumentu, strony transakcji,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów/wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty (o ile została ona określona i jest inna od daty wystawienia faktury).

Obecnie nota korygująca nie musi zawierać oznaczenia ORYGINAŁ i KOPIA. Dokument można wygenerować za pomocą strony internetowej wypełniając odpowiedni wzór elektronicznie lub odręcznie i dostarczyć na przykład pocztą tradycyjną lub elektroniczną.

Jakie dane można poprawić za pomocą noty korygującej?

Nota korygująca pozwala na zmianę szerokiego zakresu danych formalnych, o ile nie dotyczą one szczególnie ważnych dla transakcji informacji. Skorygowaniu mogą podlegać zatem takie elementy jak:

• numer faktury,

• data wystawienia faktury, sprzedaży, odbioru, terminu płatności,

• dane nabywcy towarów lub usługi (literówki czy zmiana na przykład adresu),

• nieprawidłowości w Numerze Identyfikacji Podatkowej obu podatników,

• sposób płatności

• nieprawidłowe oznakowanie lub nazwanie towarów lub usług,

• brak dopisków „samofakturowanie”, „odwrotne obciążenie”, „mechanizm podzielonej płatności” lub ich niewłaściwe zastosowanie (w poszczególnych przypadkach),

• numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku zakupu paliwa).

W pozostałych przypadkach niezbędne jest sporządzenie faktury korygującej przez sprzedawcę, czyli wystawiającego pierwotną fakturę.

Zobacz również: Obowiązkowy Split Payment – wszystko, co musisz wiedzieć.

Akceptacja noty korygującej

Sporządzenie zgodnej z przepisami noty korygującej przez nabywcę towaru lub usługi to nie koniec drogi. Nota korygująca wymaga bowiem akceptacji drugiej osoby zaangażowanej w transakcję – wystawcy faktury pierwotnej, czyli sprzedawcy. Przepisy nie określają jednak konkretnego charakteru sposobu, w jaki akceptacja ta ma zostać dokonana – może to być pisemne potwierdzenie otrzymania dokumentu wyrażone za pomocą listownej lub elektronicznej korespondencji. Brak sprzeciwu i brak odpowiedzi ze strony kontrahenta są uznawane za akceptację milczącą ze strony wystawcy faktury lub upoważnionej przez niego osoby, jednak wyraźne potwierdzenie otrzymania i zaakceptowania dokumentu w postaci podpisu lub informacji mailowej pozwolą na jednoznaczną interpretację ustosunkowania się sprzedawcy.

Faktura korygująca a nota korygująca – różnice

W przeciwieństwie do noty korygującej, faktura korygująca jest poddawana księgowaniu i sporządza ją podatnik VAT (sprzedawca), który wystawił fakturę zawierającą błędne informacje. Wystawca powinien poprawić pomyłki w każdej jej pozycji. Nota korygująca w odróżnieniu od faktury korygującej pozwala na poprawienie wyłącznie błędów formalnych, niemających wpływu na kwotę podatku czy inne kwestie rachunkowe. Z kolei faktura korygująca służy przede wszystkim do poprawy błędów, które są związane z liczbami i rachunkami, niemożliwymi do skorygowania przez notę korygującą. Takie pomyłki obejmują m.in.:

• ilość dostarczonych towarów,

• zakres wykonanych usług,

• cenę jednostkową netto,

• stawkę VAT obowiązującą na terenie Polski,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,

• kwotę obniżki cen i upusty,

• zwrot towaru lub zapłaty,

• błędy rachunkowe,

• kwotę należności ogółem.

Niemniej fakturze korygującej podlegają wszystkie pomyłki, włączając w to błędy i zmiany, które można poprawić za pomocą noty korygującej. Wówczas przyjmuje ona charakter noty korygującej i nie musi być księgowana. W przypadku faktury korygującej sprzedawcę obowiązuje ograniczenie czasowe – powinien on wystawić dokument niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia powodującego konieczność skorygowania błędu. Maksymalny termin wystawienia faktury korygującej to obecnie 5 lat – liczone od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Natomiast notę korygującą można wystawić w dowolnym momencie, wstawiającego nie dotyczy żaden limit czasowy. Akceptacja faktury korygującej może być w formie potwierdzenia odbioru dołączonego do listu poleconego oraz potwierdzenia odbioru, poprzez fax, wiadomość e-mail czy odesłanie dokumentu z datą odbioru oraz podpisem.

Problem z wystawieniem noty korygującej?

Wystawienie noty korygującej dla wielu osób może wydawać się problematyczne i uciążliwe ze względu na formalny charakter dokumentu. Na szczęście w Internecie dostępne są dedykowane strony, dzięki którym można szybko znaleźć wzór noty korygującej i wygenerować dokument zgodny z obowiązującymi przepisami w odpowiednim pliku. Istnieje wiele różnych aplikacji i stron świadczących usługi księgowości online, które pozwalają na sprawne prowadzenie prywatnej lub firmowej księgowości. Zawierają one zbiory aktualnych wzorów dokumentów, pozwalają wystawiać faktury i gromadzić wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Biura rachunkowe online oferują także możliwość zasięgnięcia porad wyspecjalizowanego zespołu księgowego lub opiekę dedykowanego i osobistego księgowego. Taka osoba może jednocześnie świadczyć usługi rachunkowe i reprezentować przedsiębiorcę w urzędach, dbając o jego interesy wielokierunkowo. Pomoc wyspecjalizowanej osoby w wystawianiu dokumentów pozwala na zminimalizowanie ryzyka nieprawidłowości.

Szukasz zaufanego biura księgowego online które kompleksowo zajmie się rachunkowością Twojej firmy? Zapoznaj się z naszą ofertą!

Zobacz również:
Działalność nierejestrowana – wady i zalety
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego – jak to zrobić?