Krajowy System e-Faktur – wszystko, co musisz o nim wiedzieć

Od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy VAT czynni i zwolnieni muszą wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. korzystają z KSeF od 1 lutego 2026 r. Od tego dnia wszyscy przedsiębiorcy odbierają faktury ustrukturyzowane przez system. Do końca 2026 r. faktury poza KSeF można wystawiać tylko przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie. Faktury można wystawiać m.in. w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.

• Od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy podatnicy VAT czynni i zwolnieni muszą wystawiać faktury w KSeF.

• Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. wystawiają faktury w KSeF od 1 lutego 2026 r.

• Do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF są dopuszczalne przy sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie.

• Od 1 lutego 2026 r. podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 40 dni zamiast 60 dni.

Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur, który na etapie wstępnych projektów Rady Ministrów określany był jako Centralny Rejestr Faktur lub Centralna Baza Faktur, to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie ustrukturyzowanych faktur. Czym są faktury ustrukturyzowane? Zgodnie z legalną definicją przyjętą w ustawie o podatku od towarów i usług są to faktury wystawione przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym je w tym systemie. Od pojęcia faktur ustrukturyzowanych należy odróżnić pojęcie faktur elektronicznych. W myśl przepisów są to bowiem faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, Krajowy System e-Faktur ma być odpowiedzią na potrzebę wykorzystania nowoczesnych technologii do celów podatkowych, a także zwiększenia bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom podatkowym i nieprawidłowościom.

Czy Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur wprowadzany był w trzech etapach:

• 1 etap (od października do grudnia 2021 roku) – prowadzony był wówczas pilotaż z udziałem podatników, a jego celem było przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty; warto dodać, że korzystanie z tzw. strefy testowej KSeF jest nadal możliwe;

• 2 etap (od 1 stycznia 2022 roku do 31 stycznia 2026 roku) – KSeF był rozwiązaniem dobrowolnym, a zatem przedsiębiorcy mogli, ale nie musieli za jego pośrednictwem wystawiać ustrukturyzowane faktury;

• 3 etap (od 1 lutego 2026 roku) – korzystanie z KSeF jest obowiązkowe: od 1 lutego 2026 roku dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Od 1 lutego 2026 roku wszyscy podatnicy odbierają faktury za pośrednictwem KSeF.

Jeśli zatem zastanawiasz się nad tym, czy musisz przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur, pamiętaj, że od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników. Do 31 grudnia 2026 roku faktury poza KSeF można wystawiać wyłącznie wtedy, gdy łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł w miesiącu.

Krajowy System e-Faktur – dla kogo?

Z Krajowego Systemu e-Faktur muszą korzystać:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,

• przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,

• podatnicy, którzy są zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Zobacz również: Ustalenie formy opodatkowania – skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Którą wybrać?

Korzyści stosowania Krajowego Systemu e-Faktur

Ustawodawca, wprowadzając Krajowy System e-Faktur, wskazał na szereg korzyści płynących z jego użytkowania. Dotyczą one zarówno podatników, jak i fiskusa, a wśród nich wymienić można:

• szybszy zwrot podatku VAT – od 1 lutego 2026 roku podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 40 dni zamiast 60 dni;

• łatwiejsze i szybsze wystawianie korekt faktur;

• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur – dzięki KSeF nie ulegają one bowiem zniszczeniu lub zagubieniu, ale zawsze są dostępne dla wystawcy, jak i odbiorcy;

• uproszczenie obowiązków podatkowych i sprawozdawczych;

• dzięki ujednoliceniu wzoru faktur możliwe jest szybsze i sprawniejsze dokumentowanie transakcji, a także szybsze otrzymywanie faktur, a w konsekwencji także i szybsza realizacja płatności;

• usprawnienie obrotu gospodarczego;

• możliwość przechowywania i archiwizowania faktur to wymierne oszczędności;

• automatyzacja procesów księgowych pozwala zaoszczędzić czas pracowników;

• redukcja pomyłek podczas wystawiania faktur.

Czy korzystanie z KSeF jest bezpieczne?

Rozważasz korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur i zastanawiasz się, czy jest to bezpieczne? Przede wszystkim warto podkreślić, że system przechodzi regularne szczegółowe testy bezpieczeństwa, a wszystkie dane w nim zawarte i przesyłane za jego pośrednictwem są szyfrowane. Zabezpieczona jest również autoryzacja. Za bezpieczeństwo KSeF odpowiada także Centrum Informatyki Resortu Finansów tzw. CIRF, które utrzymuje system przez 24 godziny na dobę siedem dni w tygodniu.

Jak korzystać z Krajowego Rejestru e-Faktur?

Ustawodawca, chcąc ułatwić przedsiębiorcom korzystanie z KSeF, udostępnia szereg darmowych narzędzi. Jednym z nich jest Aplikacja Podatnika KSeF, która umożliwia przeglądanie wystawionych i otrzymanych faktur ustrukturyzowanych w każdym miejscu na świecie. Możesz ponadto pobierać je zarówno w formacie xml, jak i PDF.

Kolejnym ułatwieniem jest zintegrowanie aplikacji e-mikrofirma z KSeF, co może mieć szczególne znaczenie dla mikroprzedsiębiorców. Warto wspomnieć, że wystawianie faktur ustrukturyzowanych odbywa się w tym przypadku w taki sam sposób, jak dotychczas w aplikacji e-mikrofirma.

Wygodne i szybkie korzystanie z KSeF oraz możliwość zarządzania nim z dowolnego miejsca ma zapewnić zaś Aplikacja mobilna KSeF. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów ma ona usprawnić pracę głównie przedsiębiorcom pracującym w terenie.

KSeF a PEF

Od Krajowego Systemu e-Faktur należy odróżnić Platformę Elektronicznego Fakturowania. PEF służy do obsługi zamawiających i wykonawców zamówień publicznych. System jest zintegrowany z siecią Peppol, czyli unijną platformą do elektronicznej wymiany dokumentów, dzięki czemu polscy przedsiębiorcy mogą współpracować z dostawcami i urzędami w Unii Europejskiej.

Warto podkreślić, że Platforma Elektronicznego Fakturowania daje wykonawcom możliwość wystawiania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych, na zamawiającego w toku postępowań z zamówień publicznych nakłada zaś obowiązek ich odbioru.

Poza fakturami PEF obsługuje także zamówienia dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzenie odbioru, faktury korygujące i noty księgowe.

Wirtualne biuro i księgowość dla firm

Jeśli prowadzisz firmę i szukasz kompleksowych rozwiązań z zakresu zarządzania biurem oraz potrzebujesz profesjonalnych usług księgowych, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą! Nasze wirtualne biuro w Warszawie pomoże Ci w efektywnym prowadzeniu administracji, a nasza księgowość zagwarantuje Ci spokój i pewność zgodności z przepisami podatkowymi. Z nami Twoja firma może osiągnąć jeszcze większy sukces!

Krajowy System e-Faktur – najczęściej zadawane pytania

Kto musi wystawiać faktury w KSeF?

Faktury w KSeF muszą wystawiać czynni podatnicy VAT i przedsiębiorcy zwolnieni z VAT. Obowiązek obejmuje także podatników zidentyfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy mają polski NIP. Forma opodatkowania podatkiem dochodowym nie ma tu znaczenia.

Czy w 2026 roku można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF?

Tak, ale tylko do 31 grudnia 2026 r. i w ograniczonym zakresie. Łączna wartość sprzedaży z podatkiem udokumentowanej fakturami poza KSeF nie może przekroczyć 10 000 zł w miesiącu. Od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek przestaje obowiązywać.

Czym różni się faktura ustrukturyzowana od faktury elektronicznej?

Faktura elektroniczna to faktura w dowolnym formacie elektronicznym, np. PDF wysłany e-mailem. Faktura ustrukturyzowana musi zostać wystawiona przez KSeF i otrzymać w nim numer identyfikacyjny. Każda faktura ustrukturyzowana jest elektroniczna, ale nie każda faktura elektroniczna jest ustrukturyzowana.

Zobacz również:
Jak zatrudnić pracownika?
PIT z działalności nierejestrowanej