Jednolity plik kontrolny – kompleksowy poradnik

Czynni podatnicy VAT przesyłają do urzędu skarbowego plik JPK_V7 z ewidencją i deklaracją VAT. Plik ma ustandaryzowaną strukturę XML i jest generowany z programu księgowego. Od 2027 roku obowiązek przesyłania rocznych plików JPK obejmuje też wszystkich podatników CIT oraz przedsiębiorców z KPiR lub ewidencją przychodów. Za błędy w JPK_V7 niepoprawione w ciągu 14 dni od wezwania grozi kara 500 zł. Niezłożenie pliku w terminie może być wykroczeniem lub przestępstwem skarbowym.

• Czynni podatnicy VAT składają plik JPK_V7M co miesiąc albo JPK_V7K przy rozliczeniu kwartalnym.

• JPK_V7 od 1 października 2020 r. zastępuje plik JPK_VAT oraz deklarację VAT-7.

• Od 2027 roku roczne pliki JPK przesyłają też wszyscy podatnicy CIT oraz firmy z KPiR lub ewidencją przychodów.

• Za niepoprawienie błędu w JPK_V7 w ciągu 14 dni od wezwania grozi kara 500 zł.

Jednolity plik kontrolny - kto go wprowadził?

Zanim Polska wprowadziła obowiązek dostarczania jednolitych plików kontrolnych, rozwiązanie to działało już w innych europejskich państwach takich jak np.: Niemcy, Francja, Portugalia, Luksemburg czy Austria.

Rozwiązanie to ma za zadanie uszczelnić system podatkowy, usprawnić działanie organów podatkowych oraz sprawić, aby czynności kontrolne i sprawdzające wykonywane były sprawniej i dokładniej. Dzięki nim identyfikacja wszelkich nieprawidłowości z zakresu rozliczeń VAT odbywa się sprawniej i bardziej skrupulatnie. W grę wchodzą tutaj ogromne pieniądze padające kiedyś łupem wyłudzeń skarbowych przez zorganizowane grupy przestępcze. Dzięki JPK wykryto już wiele uszczupleń VAT i innych nieprawidłowości działających na szkodę państwa.

Jednolity plik kontrolny - co to jest?

JPK, czyli jednolity plik kontrolny to zestaw danych dotyczących operacji gospodarczych firmy za konkretny okres roku podatkowego. Dane te generowane są przez system informatyczny i powinny być dostarczane do urzędu skarbowego w odpowiednio standaryzowanej formie. Wszelkie informacje niezbędne do wygenerowania JPK pobierane są bezpośrednio z programów finansowo-księgowych danej firmy i przekazywane kolejno do właściwego urzędu w formie elektronicznej.

Głównym zadaniem JPK jest uszczelnienie systemu podatkowego państwa. Istotną cechą jednolitego pliku kontrolnego jest jego standaryzacja. Zarówno schemat, jak i układ pliku są ściśle określone i zapisywane w formacie XML. Tym sposobem przyspieszone i zdecydowanie ułatwione zostało zbieranie informacji o danych operacjach gospodarczych, jak również ich analiza. Ułatwiło to tym samym przeprowadzanie bardziej skutecznych kontroli podatkowych.

Rezygnacja z papierowych wydruków i ich automatyzacja zdecydowanie ułatwiła też życie przedsiębiorcom. Teraz zbieranie i przekazywanie danych do urzędu odbywa się w prosty i szybki sposób. Taki bieżący wgląd w operacje gospodarcze przedsiębiorstw zwiększa skuteczność kontroli skarbowych i pomaga w ukierunkowaniu ich na firmy, których działania budzą faktyczne wątpliwości.

Kogo obejmuje jednolity plik kontrolny?

Obowiązek generowania i dostarczania JPK dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami podatku VAT. Dotyczy to wszystkich bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, czyli zarówno duże, średnie, małe firmy, jak również mikroprzedsiębiorców.

JPK - z czego się składa?

Plik JPK składa się z kilku struktur. Najważniejsze z nich to:

• JPK_KR – zawiera księgi rachunkowe;

• JPK_KR_PD i JPK_ST_KR – zawierają księgi rachunkowe oraz ewidencję środków trwałych na potrzeby podatku CIT (tzw. JPK_CIT);

• JPK_EWP – obejmuje ewidencję przychodów;

• JPK_ST – zawiera ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzoną obok PKPiR lub ewidencji przychodów;

• JPK_WB – zawiera wyciąg bankowy;

• JPK_MAG – zawiera informacje o stanie magazynu;

• JPK_FA – zawiera faktury sprzedaży;

• JPK_FA_RR – zawiera faktury VAT RR wystawiane rolnikom ryczałtowym;

• JPK_PKPIR – obejmuje podatkową księgę przychodów i rozchodów;

• JPK_V7 – został wprowadzony 1 października 2020. Zastąpił plik JPK_VAT oraz deklarację VAT-7.

Dotychczasowym plikiem, który był obowiązkowo generowany i wysyłany co miesiąc, była struktura JPK_VAT (zawierająca ewidencję zakupu i sprzedaży). Składanie takiego pliku było obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Pozostałe struktury pliku JPK przekazywane były tylko na żądanie fiskusa. Od 2025 roku obowiązek przesyłania części struktur bez wezwania jest wprowadzany etapami. Od 1 stycznia 2027 roku obejmuje on wszystkich podatników CIT (JPK_CIT) oraz wszystkich przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (JPK_PKPIR, JPK_EWP oraz JPK_ST). Pliki te przesyła się raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego. Wprowadzony 1 października 2020 r. JPK_V7 ma na celu uproszczenie życia podatnikom, gdyż zastępować ma on JPK_VAT oraz deklarację VAT-7, a ponadto zawierać szczegółowe oznaczenia określonych transakcji.

JPK_V7 - na czym polega?

Nowa struktura JPK_V7 jest w uproszczeniu zbiorem informacji dotyczących sprzedaży i zakupu z wyszczególnieniem kwot, wartości, stawek podatku VAT oraz danych kontrahentów. Plik ten dzieli się na dwie części:

• część ewidencyjną, odpowiadającą dotychczasowym plikom JPK_VAT;

• część deklaracyjną, odpowiadającą pozycjom wykazywanym w deklaracjach VAT.

Struktura ta zawiera więc w sobie dane dotychczasowo przekazywane do MF i US w postaci deklaracji podatkowej oraz pliku JPK_VAT. Ponadto udostępnia również oznaczenia, szczególnie dla transakcji wrażliwych, które są narażone na oszustwa podatkowe (jak np. sprzedaż wyrobów tytoniowych czy alkoholu etylowego). Wprowadzenie tego typu oznaczeń ma w dużym stopniu przyczynić się do większej skuteczności aparatu kontrolnego i tym samym wyeliminowania tzw. szarej strefy.

Plik JPK_V7 istnieje w dwóch wariantach, w zależności od wybranej przez podatnika formy rozliczeń podatku VAT na formularzu VAT-R. Przy rozliczeniach miesięcznych obowiązuje plik JPK_V7M, natomiast podatnicy rozliczający się kwartalnie muszą złożyć plik JPK_V7K.

Jak wygenerować i wysłać jednolity plik kontrolny?

Istnieje kilka możliwości przygotowania i wysłania pliku JPK — można zrobić to, korzystając z:

• darmowego programu e-mikrofirma, który można pobrać ze strony internetowej Ministerstwa Finansów;

• bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów do generowania i wysyłania jednolitych plików uproszczonych — formularz uproszczony (umożliwia on przygotowanie plików według struktur JPK_V7M i JPK_V7K);

• aktualnego programu księgowego bądź rozwiązań komercyjnych on-line.

W jaki sposób podpisać jednolity plik kontrolny?

Aby plik JPK był ważny, musi zawierać podpis. Można to zrobić na trzy sposoby, stosując:

• Profil zaufany — czyli bezpłatny podpis elektroniczny, który złożyć można niemal w każdym urzędzie, jak również za pośrednictwem bankowości internetowej.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny — to płatny elektroniczny podpis, który służy do podpisywania dokumentów. Kupić go można u jednego z certyfikowanych dostawców.

• Dane autoryzujące — w tej bezpłatnej metodzie do autoryzacji służą dane przedsiębiorcy tj. imię, nazwisko, NIP lub PESEL, data urodzenia oraz kwota przychodu.

Co grozi za niezłożenie JPK w terminie?

Przepisy podatkowe nie określają wprost, jaka kara grozi za niezłożenie pliku JPK V7 w terminie. Jednak z uwagi na to, że dokumenty te są obowiązkowymi informacjami podatkowymi to niezłożenie pliku JPK lub złożenie go z błędami skutkować może nałożeniem kary grzywny. Za niepoprawienie błędów w JPK_V7 w ciągu 14 dni od wezwania urzędu skarbowego ustawa o VAT przewiduje karę 500 zł za każdy błąd.

Niewypełnienie obowiązku złożenia JPK V7 w wyznaczonym terminie skutkować może potraktowaniem przez organ skarbowy jako naruszenie obowiązków podatkowych. Kara za niezłożenie pliku w terminie wynosi do 120 stawek dziennych (art. 80 KKS), natomiast za podanie w nim nierzetelnych informacji, które narażają podatek na uszczuplenie, grozi kara do 720 stawek dziennych (art. 56 KKS). W 2027 roku stawka dzienna wg kodeksu karnego skarbowego wynosi od 165,00 zł do 66 000 zł.

Ważną informacją jest fakt, że niezłożenie pliku JPK V7 w formie, terminie lub zawarcie w nim nieprawdziwych danych, traktowane może zostać jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.

Karze za niezłożenie pliku JPK V7 w terminie bądź przedstawieniu w nim nieprawdziwych informacji podlega osoba odpowiedzialna w firmie za sprawy finansowe i sprawozdawcze. Co za tym idzie nałożona kara obowiązywać może: właścicieli jednoosobowych działalności, członków zarządu, kierowników bądź inne osoby, na które nałożony został obowiązek wysyłania plików JPK V7 w zawartej przez strony umowie współpracy.

Jednolity plik kontrolny - najczęściej zadawane pytania

Czym jest jednolity plik kontrolny?

JPK to zestaw danych o operacjach gospodarczych firmy za określony okres, przesyłany do urzędu skarbowego elektronicznie. Ma ustandaryzowany schemat i układ zapisany w formacie XML. Dane do pliku pobiera się bezpośrednio z programu finansowo-księgowego.

Kto musi składać JPK_V7?

JPK_V7 składają wszyscy czynni podatnicy VAT. Obowiązek nie zależy od wielkości firmy, więc dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i mikroprzedsiębiorców.

Czym różni się JPK_V7M od JPK_V7K?

JPK_V7M składają podatnicy rozliczający VAT miesięcznie, a JPK_V7K podatnicy rozliczający się kwartalnie. Wariant zależy od formy rozliczeń wybranej na formularzu VAT-R.

Kto odpowiada za niezłożenie JPK?

Odpowiada osoba odpowiedzialna w firmie za sprawy finansowe i sprawozdawcze. Może to być właściciel jednoosobowej działalności, członek zarządu, kierownik lub inna osoba, której umowa powierza wysyłanie plików JPK.

Zobacz również:
Sprawozdanie finansowe – czym jest, kogo obowiązuje, jak złożyć?
Minimalna krajowa – czym jest, kto ją ustala i ile wyniesie?