Sprawozdanie finansowe za 2026 rok – czym jest, kogo obowiązuje, jak złożyć w 2027 roku?

Sprawozdanie finansowe za 2026 rok sporządzają podmioty prowadzące pełną księgowość. Dokument trzeba sporządzić i podpisać do 31 marca 2027 r. Zatwierdzenie następuje do 30 czerwca 2027 r., a złożenie w KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Sprawozdanie składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej. Za jego niezłożenie kierownikowi jednostki grozi grzywna lub kara ograniczenia wolności.

• Sprawozdanie finansowe za 2026 rok trzeba sporządzić i podpisać do 31 marca 2027 r.

• Zatwierdzenie sprawozdania finansowego musi nastąpić do 30 czerwca 2027 r.

• Jednostki wpisane do KRS składają sprawozdanie w ciągu 15 dni od zatwierdzenia, najpóźniej 15 lipca 2027 r.

• Sprawozdanie sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej i ustrukturyzowanej w formacie XML.

Czym jest sprawozdanie finansowe i kto musi je składać?

Obowiązek tworzenia sprawozdania finansowego mają przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) stosujący pełną księgowość. Narzuca go Ustawa o rachunkowości.

Przede wszystkim zmuszone są do tego spółki. Muszą to bowiem robić firmy, które z obowiązku lub własnego wyboru prowadzą księgi rachunkowe (pełna księgowość) jako metodę ewidencjonowania przychodów i kosztów w firmie. Jednak forma prowadzenia działalności nie ma znaczenia. Jeżeli więc jesteś właścicielem JDG wpisanej do rejestru CEIDG i prowadzisz księgi rachunkowe, ten obowiązek dotyczy również Ciebie.

Wyjątek stanowią spółki jawne i partnerskie o przychodach poniżej 2,5 mln euro. W ich przypadku wystarczy złożenie w KRS oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Firma ma na to 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Należy je złożyć drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym podpisuje je przynajmniej jedna osoba uprawniona do reprezentowania firmy na zewnątrz (np. członek zarządu).

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe należy sporządzić rzetelnie, aby było ono czytelne dla adresata odczytującego znajdujące się w nim informacje. Dokument jest tworzony w języku polskim i w polskiej walucie. Ująć w nim trzeba:

• bilans – wysokość aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy;

• rachunek zysków i strat – oddzielnie wskazane przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy;

• informacje dodatkowe – opis metodologii wyceny i zmian w porównaniu z rokiem poprzednim.

Dodatkowo do sprawozdania finansowego należy dołączyć inne dokumenty, tj.:

• uchwała zatwierdzająca,

• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,

• sprawozdanie z działalności (tylko jeżeli jest ono wymagane – np. spółki kapitałowe i komandytowo-akcyjne),

• sprawozdanie z badania biegłego rewidenta (tylko jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).

Kiedy przygotować sprawozdanie finansowe – terminy

Spółka zarejestrowana w KRS ma 3 miesiące na przygotowanie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin ten upływa 31 marca. Dokument podpisują:

• kierownik jednostki (np. członkowie zarządu – spółka kapitałowa; wspólnicy – jawna, cywilna, partnerska; komplementariusze – komandytowa, komandytowo-akcyjna);

• osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).

W przypadku organów wieloosobowych podpisać je musi przynajmniej jedna osoba wchodząca w jego skład. Pozostałe muszą złożyć wyłącznie odpowiednie oświadczenia dołączane do dokumentu.

Obecnie sprawozdanie można sporządzić wyłącznie w formie elektronicznej i ustrukturyzowanej określonej przez Ministerstwo Finansów. Z kolei emitenci papierów wartościowych i banki sporządzają je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Dokument musi zostać podpisany profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub osobistym. Dotyczy to również oświadczeń (mogą być papierowe, ale wymagane są elektroniczne kopie).

Później muszą je zatwierdzić odpowiednie organy, np.:

• spółka (walne zgromadzenie wspólników, wspólnicy),

• JDG (właściciel).

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (do 30 czerwca).

Sprawozdanie finansowe – co trzeba wiedzieć

Sprawozdanie finansowe – co trzeba wiedzieć

Od 1 stycznia 2026 roku sprawozdania finansowe za lata obrotowe rozpoczynające się 1 stycznia 2025 roku lub później sporządza się według nowych struktur logicznych. Przede wszystkim zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ich przesłanie do KRS może nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym, osobistym lub profilem zaufanym.

Trzeba także pamiętać o odpowiedniej strukturze sprawozdania. Musi ono posiadać strukturę XML i w jednym pliku obejmować wszystkie elementy sprawozdania tj. bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową. Szczegółowymi zmianami struktury logicznej objęta została ponadto:

• JednostkaInnaWTysiacach(1)_v1-2.xsd – dla jednostek innych niż mikro, małe i średnie, sporządzających sprawozdanie w tysiącach złotych;

• JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-2.xsd – dla w.w jednostek sporządzających sprawozdanie w pełnych złotych;

• JednostkaMikroWTysiacach(1)_v1-2.xsd – dla jednostek mikro, składających sprawozdanie w tysiącach złotych;

• JednostkaMikroWZlotych(1)_v1-2.xsd – dla w.w jednostek składających sprawozdanie z pełnych złotych;

• JednostkaMalaWTysiacach(1)_v1-2.xsd – dla jednostek małych, raportujących w tysiącach złotych;

• JednostkaMalaWZlotych(1)_v1-2.xsd – dla w.w jednostek sporządzających sprawozdanie w pełnych złotych;

• JednostkaOpWTysiacach(1)_v1-2.xsd – dla organizacji pożytku publicznego, prezentujących dane finansowe w zaokrągleniu do tysięcy złotych;

• JednostkaOpWZlotych(1)_v1-2.xsd – dla organizacji pożytku publicznego, prezentujących dane finansowe bez zaokrągleń.

Trzeba też pamiętać o obecnym brzmieniu kilku pojęć. Przychody ze sprzedaży nie uwzględniają obecnie przychodów ze sprzedaży materiałów, a z wyników działalności operacyjnej wyłączono przychody i koszty związane ze zbyciem materiałów. Do tzw. pozostałych przychodów/kosztów operacyjnych włączone zostały zaś przychody i koszty związane ze sprzedażą materiałów.

W związku ze zmianami pojęć mikro, małych, średnich i dużych jednostek gospodarczych zmianie ulega też zakres sporządzanego przez jednostki sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe – terminy

W jakich terminach należy sporządzić, przesłać i podpisać sprawozdanie w 2027 roku? Kalendarz ten wygląda następująco:

• 31 marca 2027 – sporządzenie i podpisanie sprawozdania;

• 30 czerwca 2027 – zatwierdzenie sprawozdania;

• 15 lipca 2027 – wysłanie sprawozdania do KRS.

Gdzie i kiedy złożyć sprawozdanie finansowe?

W zależności od podmiotu, który przygotowuje taki dokument, należy go złożyć do:

• Jednostki wpisane do KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z MSR – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia do KRS (poprzez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości);

• Podatnicy PIT (od osób fizycznych) prowadzący księgi rachunkowe – w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (poprzez aplikację e-Sprawozdania Finansowe lub specjalny interfejs programistyczny);

• Podatnicy podatku CIT (od osób prawnych), którzy nie są wpisani do rejestru KRS – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (poprzez aplikację e-Sprawozdania Finansowe lub specjalny interfejs programistyczny).

• Spółki cywilne – bez obowiązku przekazywania sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe wysłać może:

• do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – podatnik lub upoważniony do tego podmiot;

• do Krajowego Rejestru Sądowego – kierownik jednostki (np. członek zarządu), zawodowy pełnomocnik (np. adwokat, radca prawny), prokurent, syndyk, zarządca, likwidator (przy ustanowieniu takiego podmiotu).

Podobnie jak podpis, zgłoszenie e-sprawozdania finansowego należy podpisać Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym lub osobistym.

Brak złożenia sprawozdania finansowego – sankcje i kary

Niezłożenie sprawozdania finansowego jest zagrożone kilkoma rodzajami sankcji, tj.:

• grzywna w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych nałożona na kierownika jednostki (np. członek zarządu);

• od miesiąca do 2 lat ograniczenia wolności dla kierownika jednostki;

• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS;

• ustanowienie kuratora.

Jeżeli spółka do tego zobowiązana nie złoży sprawozdania, jest wzywana przez KRS do nadrobienia zaległości. W trybie przymuszającym spółka ma 7 dni na złożenie sprawozdania pod groźbą kary lub wykreślenia z KRS. Przy braku sprawozdań za 2 kolejne lata obrotowe sąd rejestrowy może rozwiązać spółkę bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest także ustanowienie kuratora.

Podsumowując, sprawozdanie finansowe jest dokumentem przedstawiającym sytuację i wynik finansowy firmy w minionym roku. Jest to zestawienie liczbowe, które powinien przygotować główny księgowy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w obszarze księgowości, służymy pomocą. Jako Biznes Hub prowadzimy biuro rachunkowe online, w tym pełną księgowość wymagającą opisania każdego wydatku, do czego zmuszone są m.in. spółki akcyjne, spółki z o.o. czy spółki osobowe prawa handlowego. Oczywiście nasi doświadczeni księgowi zajmą się również przygotowaniem rocznych sprawozdań finansowych do KRS.

Sprawozdanie finansowe – najczęściej zadawane pytania

Kto musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządza każdy podmiot prowadzący księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość. Dotyczy to przede wszystkim spółek wpisanych do KRS. Obowiązek obejmuje także właścicieli JDG wpisanych do CEIDG, jeśli prowadzą księgi rachunkowe z obowiązku lub z wyboru.

Czy spółka jawna musi składać sprawozdanie finansowe?

Nie zawsze. Spółki jawne i partnerskie o przychodach poniżej 2,5 mln euro składają w KRS jedynie oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania. Mają na to 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Oświadczenie składa się elektronicznie w Repozytorium Dokumentów Finansowych z podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w polskiej walucie. Obejmuje ono:

• bilans z aktywami i pasywami na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego,

• rachunek zysków i strat z przychodami, kosztami, zyskami i stratami za oba lata,

• informację dodatkową z opisem metod wyceny i zmian względem poprzedniego roku.

Jakie dokumenty dołącza się do sprawozdania finansowego?

Do sprawozdania finansowego dołącza się dokumenty potwierdzające jego zatwierdzenie i podział wyniku:

• uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie,

• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,

• sprawozdanie z działalności, jeśli jest wymagane, np. w spółkach kapitałowych,

• sprawozdanie z badania biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.

Zobacz również:
Dekretowanie faktur – wszystko co, trzeba o tym wiedzieć