Działalność nierejestrowana to doskonałe rozwiązanie dla każdego, kto obawia się rozbudowanej formalności związanej z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a ma pomysł na działalność i chciałby spróbować swoich sił w biznesie, przy czym spełnia określone warunki. Brak rejestracji działalności nie zwalnia jednak z prowadzenia podstawowej księgowości i wymaga m.in. prowadzenia ewidencji przychodów oraz rozliczenia się w zeznaniu rocznym PIT-36.
Definicja działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana (inaczej nierejestrowa, nieewidencjonowana) to działalność zorganizowana, zakładana w celach zarobkowych, której przychód nie przekracza w żadnym miesiącu jej prowadzenia — 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.
W 2023 roku w pierwszym półroczu wysokość pensji minimalnej wyniósł 3490 zł brutto, a limit przychodu dla działalności nierejestrowanej to 1745 zł. Z kolei w drugim półroczu minimalne wynagrodzenie brutto wzrosło do 3600 zł, a limit przychodu działalności nierejestrowanej wynosił 1800 zł. W 2024 w związku z dalszymi podwyżkami minimalnego wynagrodzenia limit przychodu dla działaności wynosi 3 181,50 zł, a w drugim półroczu 3 225 zł.
Działalność nierejestrowana musi być prowadzona w sposób ciągły, w imieniu własnym. Istnieją także ograniczenia co do charakteru takiej działalności – rejestracja jest bowiem obowiązkowa dla osób, które chcą prowadzić przedsiębiorstwa wymagające zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (na przykład w przypadku sprzedaży alkoholu). Rejestracja musi zostać także dokonana w sytuacji, gdy rodzaj działalności jest wymieniony w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (m.in. pośrednictwo ubezpieczeniowe).
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Przepisy wyraźnie wskazują, kto może prowadzić działalność nierejestrowaną oraz jakie są obowiązujące wymagania w tej kwestii.
Działalność nierejestrowana może być prowadzona przez osoby fizyczne, w tym:
- osoby niepełnoletnie (nie istnieje konieczność posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych),
- osoby bezrobotne,
- emerytów,
- osoby prowadzące gospodarstwo rolne,
- urzędników.
Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, należy jednak spełniać określone wymogi:
- działalność może prowadzić tylko osoba fizyczna,
- działalność nie może być prowadzona w ramach spółki cywilnej,
- przychód działalności nie może przekroczyć 50% wysokości minimalnego wynagrodzenia brutto obowiązującego w danym roku,
- działalności nie mogą założyć osoby, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy wykonywały działalność gospodarczą na terenie Polski (wykonywanie działalności poza granicami kraju nie ogranicza prawa do prowadzenia działalności nierejestrowanej).
Choć prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga skomplikowanych formalności, przepisy określają kilka głównych obowiązków, którym podlegają osoby ją prowadzące. Należą do nich:
- przestrzeganie praw konsumenta (m.in. przepisów określających prawo do reklamacji lub zwrotu),
- wystawianie faktur lub rachunków na prośbę klienta danego towaru, lub usługi,
- rozliczanie przychodów w zeznaniu rocznym PIT-36,
- archiwizacja dokumentacji przez 5 lat (termin ten liczy się od roku, w którym rozliczono podatek),
- konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży (w sposób uproszczony); musi ona zawierać liczbę porządkową wpisów, datę uzyskania przychodu, wysokość kwoty przychodu oraz wartość sprzedaży narastająco.
Kilka ważnych kwestii związanych z prowadzeniem działalności nierejestrowanej
- Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga odprowadzania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ani społecznych, ani zdrowotnych).
- W sytuacji, gdy przychód należny z działalności nierejestrowanej przekroczył w danym miesiącu wartość połowy kwoty minimalnego wynagrodzenia, działalność nierejestrowana staje się działalnością gospodarczą, którą należy zarejestrować w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia przekroczenia tego limitu.
- Działalność nierejestrowana podlega zwolnieniu z podatku VAT, o ile jej charakter nie zobowiązuje do rejestracji jako czynny podatnik. Osoby świadczące różnego rodzaju usługi określone odpowiednich ustawach o VAT, na przykład prawnicze czy jubilerskie wymagają rejestracji jako podatnicy, bez względu na wysokość ich przychodów. Ta sama zasada dotyczy niektórych towarów podlegających sprzedaży. Wówczas taka osoba staje się czynnym podatnikiem VAT i jest zobowiązana do spełnienia wszystkich obowiązków z tym związanych (na przykład musi uzyskać NIP). Niemniej nadal nie ma obowiązku rejestracji działalności w CEIDG.
Rozliczenie działalności nierejestrowanej za pomocą PIT-36 – krótki poradnik
Prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wymaga odprowadzania składek do ZUS-u, ale wiąże się z obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego. Wysokość kwoty koniecznej do odprowadzenia do urzędu skarbowego zależy od przychodów (możliwe jest odliczenie wydatków poniesionych na rzecz prowadzonej działalności, o ile są one prawidłowo udokumentowane, najlepiej dowodami imiennymi). Podatek dochodowy od działalności nierejestrowanej jest rozliczany w zeznaniu rocznym PIT-36, w przeciwieństwie do działalności gospodarczych, które zaliczki do urzędu skarbowego odprowadzają okresowo.
Działalność nierejestrowana podatek dochodowy
Przychody z działalności nierejestrowanej są opodatkowane według zasad ogólnych, nie ma możliwości rozliczania ich w innej formie, jak w przypadku działalności gospodarczej. Opodatkowanie musi być zatem rozliczane na podstawie obowiązującej skali podatkowej, czyli 17% lub 32%. Aby ustalić wartość należnego podatku, należy wziąć pod uwagę kwotę dochodu od osób fizycznych. Dochód stanowi wartość przychodu pomniejszoną o koszty związane z uzyskaniem przychodu. Co ważne limit dla działalności nierejestrowanej jest ustalany na podstawie przychodu należnego. Podczas rozliczenia z urzędem skarbowym przychody osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną, obejmują pieniądze oraz wartości pieniężne otrzymane lub pozostawione do dyspozycji właściciela w danym roku kalendarzowym, a także wartości otrzymanych świadczeń. Przepisy określają, że otrzymywanie przychodów z działalności nierejestrowanej nie wpływa na prawo do wspólnego rozliczenia osób będących w związku małżeńskim. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą skorzystać z kwoty wolnej od podatku (być zwolnionym z płacenia podatku), jednak ulga ta dotyczy tylko podatników, których dochody pochodzą wyłącznie z prowadzenia działalności nierejestrowanej.
Działalność nierejestrowana a ewidencja przychodów
Brak prowadzenia ewidencji przychodów lub jej nieprawidłowe prowadzenie, a także nierzetelne dokumentowanie przychodów, na podstawie którego uniemożliwione będzie ustalenie wartości sprzedaży, skutkuje tym, że organ podatkowy ma prawo samodzielnie określić wysokość sprzedaży opodatkowanej. Może także sam ustalić kwotę podatku, który należy odprowadzić (w przypadku problemów z określeniem przedmiotu opodatkowania kwota podatku to 22%). Czynnych podatników VAT prowadzących działalność nierejestrowaną obowiązują wymagania dotyczące wszystkich innych podatników: wystawianie faktur VAT, prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży VAT oraz regularne przesyłanie deklaracji i pliku JPK_VAT. Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną będące czynnymi podatnikami muszą odprowadzać podatek VAT, odpowiednim organom podatkowym w cyklu miesięcznym lub kwartalnym.
Jak wypełnić PIT-36?
W sytuacji, gdy dana osoba uzyskuje przychody z prowadzenia działalności gospodarczej lub jednocześnie z prowadzenia działalności nierejestrowej i umowy o pracę, umowy zlecenia lub o dzieło, przychody z tej działalności należy wypełnić w dodatkowej rubryce zeznania rocznego PIT-36 nazwanej „działalność nierejestrowana”. Należy wpisać tam odpowiednie wartości dochodu, przychodu i kosztów, a także należny z tego tytułu podatek. Jeśli wartość sprzedaży była niższa niż koszty, należy umieścić obliczoną kwotę w rubryce „strata”.
Zobacz również:
Jak złożyć sprawozdanie finansowe w KRS?
Praca zdalna 2023 – zmiany w kodeksie pracy.