Praca zdalna stała się codziennością, odkąd pandemia na dłuższy czas zatrzymała nas w mieszkaniach. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy musieli metodą prób i błędów odnaleźć najskuteczniejszą opcję pracy w domu. Przepisy prawa próbowały nadążać za narzucaniem reguł i schematów, ale dopiero w 2023 r. doczekaliśmy się istotnych odpowiedzi. Jakie zmiany w Kodeksie pracy czekają nas w 2023 r. w związku z przechodzeniem w tryb pracy zdalnej?
O pracy zdalnej mówiło się już kilka lat temu, jako o doskonałej alternatywie jednoczesnej pracy przy pilnym przebywaniu w domu. Jednak dopiero trudny okres pandemii zweryfikował zarówno przygotowanie przedsiębiorców do podjęcia nowego wyzwania, jak i — w szczególności — aktualność i elastyczność Kodeksu Pracy. Od 2023 r. możemy powiedzieć o rewolucji w prawie pracy zdalnej i hybrydowej. Jakich zagadnień dotknęła nowelizacja i co to oznacza dla przedsiębiorców i pracowników?
Nowelizacja w Kodeksie Pracy ruszyła — od kiedy ruszyły duże zmiany?
27 stycznia 2023 r. Prezydent Andrzej Duda podpisał nowelizację Kodeksu pracy do Ustawy z 1 grudnia 2022 r. Dokument stał się kluczowy dla przedsiębiorców, którzy na stałe lub częściowo wprowadzili tryb pracy zdalnej i hybrydowej. Przepisy regulują ich działania, narzucają zasady pracy z domu, jak i jej kontrolę.
Nowa regulacja jest poszerzeniem, poprawą i zredagowaniem przepisów ujętych w Art. 3 Ustawy „covidowej”. W Kodeksie pracy wprowadzono zagadnienie pracy wykonywanej poza stałym miejscem jej działalności. Jak dokładnie została zdefiniowana praca zdalna?
Praca zdalna — jak definiuje ją Kodeks pracy?
W nowelizacji możemy zapoznać się z bardzo ważnym paragrafem. Przepisy oficjalnie wprowadzają zagadnienie pracy zdalnej w trzech wariantach.
- Praca zdalna całkowicie — zobowiązuje pracownika do wykonywania pracy zdalnie w pełnym wymiarze godzin.
- Praca zdalna częściowo tzw. hybrydowa — pozwala na rozłożenie pracy na biuro (stałe miejsce pracy), jak i dom (miejsce wskazane przez pracownika). Preferowanym trybem jest praca 2 i 3 dni.
- Praca zdalna okazjonalna — wykonywana w domu na wniosek pracownika, maksymalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym.
Warto również wskazać, że praca zdalna nie jest definiowana jednoliniowo, jako wykonywanie obowiązków służbowych z wykorzystaniem komputera lub laptopa. W tryb zdalny lub hybrydowy można przechodzić w każdym przypadku, gdzie czynności służbowe mogą zostać zrealizowane w warunkach domowych.
Prawne zdefiniowanie pracy zdalnej to tylko jedna z wielu zmian w przepisach. Co jeszcze można przeczytać w Ustawie z 1 grudnia 2022 r.?
Praca zdalna – co nowego wnosi Kodeks pracy?
W Art. 67 (18) Kodeksu pracy jasno określono zagadnienie pracy zdalnej, jako pracy wykonywanej całkowicie lub częściowo (hybrydowo) w miejscu wskazanym przez pracownika. Z definicji wynika zatem, że może to być inne miejsce, w którym na stałe pracownik wykonywał swoje czynności zawodowe. Należy tutaj jednak wskazać, że miejsce wykonywania pracy zdalnej zostanie obustronnie akceptowane, po wcześniejszym porozumieniu z pracodawcą. Przejście na tryb pracy zdalnej powinien być zawarty w umowie o pracę, natomiast chęć zmiany trybu zdalnego na stały bądź zmiany adresu, uwzględniony w aneksie do umowy za wcześniejszym porozumieniem.
Na co jeszcze muszą zwrócić uwagę pracodawcy? Kodeks pracy nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki, w tym: zmiany w umowach o pracę, regulaminy pracy zdalnej, określenie procedur postępowania i ochrony danych osobowych, zasad BHP, poszerzenie wiedzy z zakresu nowych technologii, sposób kontroli efektów pracy czy konsultacje ze związkami zawodowymi.
Pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku o pracę zdalną również wobec pracowników, o których mowa w art. 142(1) § 1 pkt 2 i 3 — m.in. kobiet w ciąży czy pracowników sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny. Zasady pozostają niezmienne — przedsiębiorca musi równo traktować pracowników, bez względu na tryb wykonywanej pracy. Pracownikowi przysługują takie same prawa społeczne i socjalne. Pracownik powinien mieć dostęp do odpowiednich szkoleń, jak i możliwość awansu.
Osoba wykonująca czynności zawodowe w trybie pracy zdalnej musi odpowiednio dostosować pomieszczenie do zasad BHP. Jednak to pracodawca poniesie koszty związane z zapewnieniem materiałów i narzędzi do pracy zdalnej tj. urządzenia techniczne czy ergonomiczne krzesła. Ponadto pracodawca musi opłacać prace serwisowe sprzętu, koszty instalacji, pomoc techniczną czy koszty zużycia energii elektrycznej. Pracownik ma prawo do zwrotu ekwiwalentu kosztów poniesionych za użytkowanie własnych materiałów do pracy.
W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracownika na pracy zdalnej?
Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do podjęcia kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Pracownik przed przejściem na taki styl wykonywania obowiązków służbowych, musi zapoznać się i przestrzegać zasad pracy zdalnej, BHP oraz oceny ryzyka zawodowego. Ponadto pracodawca ma możliwość weryfikacji wykonywania czynności służbowych poprzez: kontrolę przeprowadzoną za zgodą pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy, bez naruszania jego prywatności ani utrudniania korzystania z pomieszczeń domowych.
Zobacz również: Jak zatrudnić pracownika?