Ewidencja sprzedaży, mimo że prowadzona w sposób uproszczony, jest jednym z obowiązków podmiotów podejmujących działalność nierejestrowaną. Ustawodawca nie określa jakie informacje i elementy powinny się w niej znaleźć, warto jednak prowadzić ją w sposób przejrzysty i skrupulatny, tak aby była ona rzeczywistym odzwierciedleniem uzyskiwanych przychodów. W jakiej formie to robić? Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej – jakie są korzyści?
Co to jest ewidencja sprzedaży?
Ewidencja sprzedaży to zestawienie przychodów, które uzyskujesz. Jej prowadzenie jest jednym z obowiązków podmiotów prowadzących działalność nierejestrowaną. Jest to jednak jednocześnie ich przywilej – działalność rejestrowa nie wymaga bowiem prowadzenia skomplikowanej księgowości, ale ewidencji w formie uproszczonej.
Prowadzenie ewidencji sprzedaży w działalności nierejestrowanej nabiera znaczenia przede wszystkim w kontekście braku obowiązku wystawiania rachunków lub faktur za wykonane usługi lub dostarczone towary. Dzięki odpowiedniemu dokumentowaniu uzyskiwanych przychodów nie tylko wiesz, jakie korzyści przynosi ci podejmowana działalność, ale przede wszystkim jesteś w stanie szybko określić, czy przekroczyłeś przychód, który uprawnia cię do prowadzenia działalności nierejestrowej. Dla przypomnienia, od 1 lipca 2023 roku w związku ze wzrostem limitów, wynosi on 75 proc. kwoty obowiązującego minimalnego wynagrodzenia. Osiągany przez ciebie przychód nie może przekroczyć zatem 2700 zł.
Jak powinna wyglądać ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej?
Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowej może być prowadzona w dowolnej formie tzn. zarówno w formie arkusza kalkulacyjnego Excel lub innej formie elektronicznej np. przygotowanej samodzielnie tabeli lub w formie papierowej. Ważne jedynie, aby zawierała ona określony rodzaj informacji, który ułatwi ci kontrolowanie przychodów. Jakich? Uwzględniać powinna ona:
- liczbę porządkową – nadaj każdej kolejnej sprzedaży numer porządkowy,
- datę sprzedaży – pamiętaj, aby wpisu dokonać najpóźniej przed dodaniem sprzedaży z kolejnego dnia, a zatem dla ułatwienia zapisuj sprzedaż z danego dnia przed upływem jego końca,
- nazwę sprzedanej usługi lub towaru,
- wartość sprzedaży,
- łączną kwotę sprzedaży, czyli sprzedaż narastająco – dzięki temu łatwo zorientujesz się czy przekroczyłeś limit kwot określonych dla działalności nierejestrowanej.
Jako że ustawodawca nie określił w sposób szczegółowy jakie elementy powinna zawierać ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowej, pamiętaj, że możesz zawrzeć w niej także inne informacje. Ważne jedynie, aby ewidencja była czytelna i prowadzona w sposób rzetelny, głównie dla potrzeb ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego.
Ewidencjonowanie sprzedaży a zwolnienie z VAT
Szczególnego znaczenia nabiera także prowadzenie ewidencji sprzedaży w przypadku działalności nierejestrowej objętej podmiotowym zwolnieniem z VAT. Jeżeli bowiem korzystasz ze zwolnienia ze względu na nieprzekroczenie kwoty limitu w wysokości 200 tys. zł. to również i tę wysokość musisz kontrolować.
Należy jednak pamiętać, że prowadzenie działalności nierejestrowanej nie wyklucza tego, że podatnikiem VAT jesteś. Dotyczy to sytuacji, gdy sprzedajesz określonego rodzaju przedmioty lub świadczysz określonego rodzaju usługi. Jeżeli zarejestrowałeś się do VAT, pamiętaj, że prowadzona przez ciebie ewidencja sprzedaży musi uwzględniać określenie tej stawki.
Zobacz również: Wystawianie faktur w działalności nierejestrowanej
Ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej w działalności nierejestrowej
Podejmując działalność nierejestrowaną warto także pamiętać, że w niektórych wypadkach sprzedaż towarów i usług musi być objęta ewidencjonowaniem na kasie fiskalnej. Dotyczy to m.in. sprzedaży gazu płynnego, sprzętu radiowego i telewizyjnego, perfum, a także świadczenia niektórych usług, w tym m.in. przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych, doradztwa podatkowego, usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych. Pamiętaj, że wówczas musisz ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej, bez względu na wielkość obrotu.