Digitalizacja biznesu jest powszechnym zjawiskiem, które na dobre zmieniło zasady prowadzenia działalności. Przenoszenie działań do wirtualnej przestrzeni i cyfryzacja procesów pozwalają jednak na bardziej efektywne zarządzanie biznesem. W czym tkwi sekret e-biura i wykorzystania wirtualnego świata?
E-biuro – dlaczego jest przyszłością biznesu?
E biura, znane także jako biura wirtualne, cieszą się w ostatnich latach coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Co więcej, przez ekspertów postrzegane są one jako rozwiązanie, które w niedalekiej przyszłości całkowicie zmieni zasady prowadzenia biznesu. Czy to możliwe? E-biuro to przede wszystkim odpowiedź na powszechną digitalizację, która dokonuje się na naszych oczach. Stopniowe, ale systematyczne odchodzenie od dokumentów w formie papierowej i zastępowanie ich cyfrowymi odpowiednikami, elektroniczny obieg dokumentów, popularyzacja e-usług widoczne są przecież w każdej dziedzinie gospodarki.
Ebiuro to ponadto sposób na efektywne zarządzanie firmą online. Odbieranie adresowanej do firmy korespondencji, odbywanie spotkań, a także prowadzenie księgowości wymaga jedynie dostępu do Internetu. Takie rozwiązanie to zatem odpowiedź na potrzeby pokolenia Y, które zgodnie z badaniami chce dobrze zarabiać, ale do swoich życiowych priorytetów zalicza przede wszystkim podróżowanie i zwiedzanie świata. Dzięki usługom e-biura millenialsi mogą zaś pracować z każdego miejsca na świecie.
Warto też pamiętać, że kierowanie przedsiębiorstwem przy wykorzystaniu nowych cyfrowych technologii sprawdziło się w czasach pandemii Covid-19. Konieczność ograniczenia osobistych kontaktów nie musi zatem wiązać się z paraliżem gospodarki.
Jakie korzyści niesie za sobą e-biuro dla Twojej firmy?
E-biuro dla przedsiębiorców to przede wszystkim szansa na elastyczne prowadzenie biznesu, które pozwala na znacznie większą swobodę podejmowanych działań. Zdaniem ekspertów jest to także przejaw nowoczesnego zarządzania, otwarcia na technologie i nowatorskie rozwiązania, co zwiększa konkurencyjność na rynku.
Wśród korzyści e-biura należy też wymienić optymalizację kosztów w firmie. Wymierne oszczędności wynikają z braku konieczności wynajmu przestrzeni, zakupu mebli i sprzętu, zatrudnienia pracownika do obsługi sekretariatu. Samo rozliczenie z biurem stanowi zaś koszt, który przedsiębiorca może odliczyć od osiąganych przychodów.
Nie sposób nie wspomnieć ponadto o wyraźnym oddzieleniu życia prywatnego od przestrzeni zawodowej – nie każdy przecież musi chcieć otwierać drzwi swojego mieszkania akwizytorom – oraz zwiększenie prestiżu firmy. Pamiętajmy, że wirtualne biura mają adresy najczęściej w centrum miasta i w renomowanych biurowcach.
Zobacz również: Wirtualne biuro – dlaczego się opłaca?
Usługi e-biura niezbędne do efektywnego zarządzania firmą
Liczba wirtualnych biur, działających na rynku jest z roku na rok coraz większa, a zakres oferowanych przez nie usług nie jest taki sam. Na co zwrócić więc szczególną uwagę? Jakie usługi poza standardowym odbiorem korespondencji zwiększą efektywność zarządzania naszym biznesem? Warto pamiętać m.in. o:
- cyfryzacji dokumentów – listy, faktury, umowy, czyli wszystko to, co trafia do e-biura, przeniesione zostanie na platformę cyfrową i formie cyfrowej trafi do ciebie;
- w pełni elektronicznym obiegu dokumentów i ich archiwizacji;
- przechowywaniu i przekierowywaniu korespondencji oraz paczek adresowanych do twojej firmy;
- księgowości online;
- salach konferencyjnych do spotkań z klientami, jeśli okaże się, że nie wystarcza kontakt w formie wideokonferencji.
Przypadki sukcesu: Jak e-biuro zmieniło oblicze polskich przedsiębiorców?
O tym, że e-biura i prowadzenie biznesu przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii zmieniły oblicze polskich przedsiębiorców, nie trzeba chyba nikogo przekonywać. Z roku na rok obserwujemy, że na rynek wchodzą coraz młodsze osoby, często z niezwykle innowacyjnymi pomysłami, które z pewnością nie poradziłyby sobie z kosztami tradycyjnie prowadzonej firmy. Dzięki wirtualnym biurom i ich usługom mogą zaś minimalizować wydatki i koncentrować się na rozwoju.
Ebiura to także doskonałe rozwiązanie dla freelancerów, którzy zakładając działalność, nie muszą martwic się o jej siedzibę, adres, obsługę korespondencji. Otwarcie się polskich przedsiębiorców na nowoczesne sposoby zarządzania firmą, jakim z pewnością jest przeniesienie choćby części działań do świata cyfrowego, zwiększa także ich konkurencyjność na rynku międzynarodowym.