Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z szeregiem formalności. Każdy pracodawca powinien dopilnować, aby jego przyszły pracownik wypełnił i podpisał komplet niezbędnych dokumentów. Ponadto przedsiębiorca powinien prowadzić także dokumentację pracowniczą. Podpowiadamy, jakie dokładnie kroki należy podjąć przy zatrudnianiu osób na umowę o pracę, a także ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika w 2022 r.
Wśród obowiązkowych formalności, jakich dokonać musi pracodawca przy zatrudnieniu pracownika na umowę o pracę, najważniejszym elementem jest skompletowanie i wypełnienie niezbędnych dokumentów. Jakie to formularze i do czego służą? Wyjaśniamy.
Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę — niezbędne dokumenty
Aby zatrudnić pracownika na umowę o pracę, należy pamiętać o skompletowaniu i wypełnieniu odpowiednich dokumentów. Do formularzy potrzebnych do tego celu należą:
- Kwestionariusz osobowy — ważne, by w aktach osobowych znalazł się zarówno formularz z danymi pracownika jak i pracodawcy. W czasie rekrutacji pracodawca może zadawać pytania dotyczące wykształcenia, doświadczenia w pracy itp. Natomiast dokładne dane jak np. PESEL, dane osobiste czy nr konta bankowego, wymagane są dopiero na etapie zatrudnienia i niezbędne są do m.in. zgłoszenia pracownika do ZUS-u. Dokładne dane, jakie powinien zawierać kwestionariusz osobowy, określone są w art. 22 (1) Kodeksu Pracy.
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych — taką zgodę można uzyskać już na etapie rekrutacji. Jednak można to zrobić także później, przy podpisywaniu umowy o pracę. Pamiętać trzeba, że w momencie zatrudnienia, pracodawca staje się administratorem danych osobowych pracownika.
- Skierowanie na badania lekarskie — każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy powinien przejść badania lekarskie, na które kieruje pracodawca. Wykonywane są one w placówkach medycyny pracy, a ich rodzaj zależny jest od typu stanowiska i specyfiki wykonywanej pracy. Lekarz wydaje pracownikowi specjalne orzeczenie, w którym decyduje czy jest on zdolny do wykonywania danych obowiązków. Koszt badania pokrywa pracodawca.
- Umowa o pracę — to najważniejszy dokument w procesie zatrudnienia. Musi on zawierać dokładne obowiązki i prawa zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Umowa o pracę powinna zostać podpisana przez obie strony najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy i stanowić główną podstawę przy rozstrzyganiu ewentualnych sporów czy nieporozumień w przyszłości. Umowa o pracę może być zawarta na czas próbny, określony i nieokreślony.
- Potwierdzenie przeszkolenia z zakresu BHP — to pisemny dokument, który powinien posiadać pracodawca na dowód zapoznania i przeszkolenia pracownika z zakresu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie powinno obejmować: instruktaż ogólny z zasad BHP oraz instruktaż stanowiskowy, czyli wstępne szkolenie na stanowisku wykonywanej pracy.
- Informacja o warunkach zatrudnienia — formularz ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące normy czasu pracy, sposobach wypłaty wynagrodzenia, urlopie wypoczynkowym, a także okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Dokument ten, należy przedstawić pracownikowi najpóźniej 7 dni od podpisania umowy o pracę.
- Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ZUS-u — pracownik po zatrudnieniu zgłaszany jest do ZUS-u. Może on skorzystać z prawa zgłoszenia w tej organizacji także członków swojej rodziny — np. współmałżonka czy dzieci. Zgłoszenie do ZUSu musi nastąpić w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy o pracę.
- PIT-2 — jest oświadczeniem pracownika, pozwalającym pracodawcy na zmniejszenie zaliczki za dany miesiąc o kwotę zmniejszającą podatek. Można go złożyć przy rozpoczynaniu pracy, ale też w trakcie jej trwania. Tego dokumentu nie mogą złożyć pracownicy wieloetatowi, prowadzący własne działalności i emeryci.
- Rezygnacja z PPK — to dokument, który złożyć może pracownik w dowolnym momencie. Wraz z podjęciem pracy, pracownik automatycznie przypisywany jest do PPK, a pracodawca przekazuje co miesiąc min. 1,5% wynagrodzenia na jego prywatny numer PPK. Program ma na celu wspomagać gromadzenie środków na okres zakończenia aktywności zawodowej, uczestnictwo w nim jest nieobowiązkowe.
Koszt zatrudnienia pracownika w 2022 r.
Od stycznia 2022 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 3010 zł brutto. Pracodawca musi jednak ponieść dodatkowe koszty, obejmujące składki społeczne. Łączny miesięczny koszt utrzymania pracownika pełnoetatowego, przy minimalnej stawce wynagrodzenia wynosi więc łącznie 3626,46 zł. Dodatkowo pracodawcy od stycznia 2022 r. nie odliczają składki zdrowotnej od zaliczki na podatek dochodowy. Należy pamiętać, że pracodawca zobligowany jest także do zapewnienia wynagrodzenia za okres urlopu wypoczynkowego, chorobowego do 33 dni i odprowadzenia do US zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika.
Jeśli aktualnie poszukujesz biura księgowego, który zajmie się wszystkimi formalnościami lub posiadasz wątpliwości dotyczące zatrudnienia pracownika- zapraszamy do kontaktu!
Zobacz również: Dotacje na działalność gospodarczą