Zmiana biura rachunkowego w każdym przedsiębiorstwie, odbywa się zwykle na przełomie roku kalendarzowego. Wówczas właściciele firm starają się dopełnić wszelkich formalności, aby wraz z początkiem stycznia móc rozpocząć współpracę z nowym księgowym. Zdarza się jednak, że z różnych przyczyn, potrzeba zmiany zachodzi znacznie szybciej. Wówczas warto dowiedzieć się, czy można zmienić biuro rachunkowe w środku roku podatkowego i jak przebiega cała procedura.
Najczęstsze przyczyny zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
Powodów do zmiany biura rachunkowego może być wiele. W każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, usługi księgowe stanowią istotny filar prawidłowego funkcjonowania działalności. Zdarza się jednak, że aktualna księgowość okaże się nierzetelnym partnerem biznesowym. Wykrycie nieprawidłowości w rozliczeniach – niezależnie od ich skali, bywa najczęstszym powodem zakończenia współpracy z księgowym.
Kolejnym istotnym powodem zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego, może być trudna komunikacja z księgowym, albo wręcz jej całkowity brak. Istnieją bowiem przypadki, w których osoba realizująca świadczenia księgowe, nie udziela kontrahentowi wystarczającej ilości informacji dotyczących kwestii finansowych związanych z jego działalności.
Równie ważnym aspektem, który wpływa na dobrą współpracę z biurem rachunkowym, jest możliwość załatwienia niezbędnych formalności w trybie zdalnym. Jednak na rynku wciąż funkcjonują firmy księgowe, które wymagają od swoich klientów dostarczania dokumentacji w formie papierowej. Obecnie jednak wielu właścicieli biznesów nie dysponuje wystarczającą ilością czasu, aby pozwolić sobie na cykliczne dojazdy do siedziby biura. Takie sytuacje również stanowią częstą przyczynę zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego.
Czy można dokonać zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego?
Rozważając pilną zmianę biura rachunkowego warto pamiętać, że można jej dokonać w dowolnym momencie. Wcale nie trzeba czekać do końca roku podatkowego, aby wykonać transfer do innej firmy. Należy jednak dopilnować, aby zmiana biura odbyła się po zamknięciu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji oraz uregulowaniu należnych podatków.
W całym procesie nie należy także zapominać o zweryfikowaniu czasu trwania okresu wypowiedzenia w aktualnym biurze rachunkowym. W sektorze usług księgowych zazwyczaj jest on dłuższy niż jeden miesiąc.
Chcąc utrzymać spójność w prowadzeniu dokumentacji w danym roku podatkowym, przed dokonaniem zmiany biura rachunkowego, zaleca się skontaktowanie z nowym księgowym, w celu przedstawienia aktualnej sytuacji w prowadzonej działalności. To pozwoli uzyskać informację, ile czasu będzie wymagać zaznajomienie się z dokumentacją firmy przez nowego usługodawcę.
Zmieniając biuro rachunkowe w trakcie roku podatkowego, warto dokładnie sprecyzować zakres odpowiedzialności nowego księgowego. Najistotniejsza jest kwestia odpowiedzialności za przejęcie ksiąg rachunkowych. Dokonując zmiany należy uwzględnić w umowie zapisy dotyczące sposobu przenoszenia danych, a także sposobu składania korekty rozliczeń za poprzednie okresy rozliczeniowe.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego – instrukcja krok po kroku
Chcąc dokonać zmiany biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego, należy przejść przez prosty, kilkuetapowy proces. To pozwoli zapewnić ciągłość opieki księgowej w danym przedsiębiorstwie oraz uniknąć zbędnych pomyłek czy komplikacji w trakcie transferu. Aby tego dokonać, należy postępować według poniższych wytycznych:
- Wypowiedzenie umowy o świadczenie usługi księgowej – okres trwania wypowiedzenia zazwyczaj obejmuje dwa lub trzy miesiące kalendarzowe. Wówczas można wykorzystać ten czas na znalezienie nowego księgowego oraz staranne dopełnienie wszelkich formalności. Wypowiedzenie umowy powinno mieć charakter pisemny i zostać sporządzone w dwóch egzemplarzach. Dokument musi zostać zwieńczony podpisem składającego oraz przedstawiciela biura rachunkowego.
- Zawarcie umowy z nowym biurem rachunkowym – umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Jeśli nowe biuro rachunkowe wyrazi zgodę, można również zawrzeć umowę z datą przyszłą.
- Aktualizacja wpisu do CEiDG – wpis zawiera m.in. informacje o podmiocie odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości oraz o miejscu przechowywania firmowej dokumentacji. Po zakończeniu współpracy z aktualnym biurem rachunkowym, należy uiścić tę informację w formularzu CEiDG-1. Wypełniony druk, wystarczy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w terminie 7 dni od daty, w której nastąpiła zmiana.
- Odbiór dokumentacji firmowej i przekazanie jej do nowego biura rachunkowego – na kilka dni przed końcem okresu wypowiedzenia, należy umówić się z księgowym z poprzedniego biura rachunkowego na odebranie dokumentów. Po zweryfikowaniu przez przedsiębiorcę stanów w rachunkach i umowach, należy bezzwłocznie przekazać dokumentację do nowego biura rachunkowego.
Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego – procedura przekazania dokumentacji
Przekazanie pełnej dokumentacji firmy do nowego biura rachunkowego, odbywa się zwykle po rozwiązaniu umowy z aktualnym księgowym. Warto jednak zasygnalizować swoją decyzję nieco wcześniej, gdyż pracownik działu księgowości może potrzebować nawet kilku dni na skompletowanie dokumentacji.
Do zbioru dokumentów, które należy przekazać przy zmianie biura podatkowego należą:
- wydruki z księgi przychodów i rozchodów,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje środków trwałych, wyposażenia,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K),
- potwierdzenia wysłania deklaracji podatkowych,
- struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- faktury,
- rachunki,
- wyciągi bankowe,
- potwierdzenia zapłaty należności,
- umowy z kontrahentami.
Zastanawiając się nad zmianą biura rachunkowego, warto rozważyć skorzystanie z usługi księgowości online. W ramach Biznes Hub świadczymy usługi wirtualnego biura rachunkowego z cyfrowym obiegiem dokumentów. To umożliwia bezpieczne przechowywanie dokumentacji, bez potrzeby magazynowania jej w wersji papierowej.
A może prowadzisz swoją działalność i szukasz idealnej siedziby dla swojej firmy? Zapoznaj się z naszą ofertą wirtualnego biura i przekonaj się, dlaczego jest to najlepszy wybór!