Wirtualne biuro – co to jest, ile kosztuje i jak wybrać najlepszy adres dla swojej firmy?

Z roku na rok wirtualne biura stają się coraz bardziej popularne. Stanowią one doskonałe rozwiązanie zarówno dla niewielkich przedsiębiorców, w tym freelancerów, jak i większych firm, które zaczynają swoją działalność. Pomagają obniżyć koszty, zwiększyć prestiż i zadbać o prywatność właściciela firmy. W tym przewodniku wyjaśniamy, czym jest wirtualne biuro, ile kosztuje, jakie daje korzyści i jak wybrać najlepszy adres, np. w centrum Warszawy.

Co to jest wirtualne biuro i dla kogo to rozwiązanie?

Wirtualne biuro to usługa, która polega na outsourcingu usługi biurowej. W praktyce oznacza to zatem adres, pod którym zarejestrowana jest firma. Ale nie tylko. Wirtualne biuro obsługą biurową. Termin obsługa biurowa jest niezwykle szeroki i taki właśnie może być zakres usług świadczonych przez wirtualne biuro. Wśród nich wymienić można m.in.:

• prowadzenie księgowości online.
• adres do rejestracji firmy,
• odbiór korespondencji,
• skanowanie korespondencji i jej wysyłanie do klienta,
• odsyłanie korespondencji do przedsiębiorcy np. kurierem,
• obsługę paczek,
• przechowywanie paczek,
• wynajem sal konferencyjnych na spotkania firmowe.

Na założenie biura wirtualnego decydują się głównie przedsiębiorcy pracujący z domu, właściciele małych i średnich firm lub osoby, które stawiają pierwsze kroki w biznesie. Takie rozwiązanie to przede wszystkim ogromne ułatwienie i wygoda, ponieważ formalności załatwiają za nas pracownicy biura.

Jakie problemy firm rozwiązuje wirtualne biuro?

Współpraca z wirtualnym adresem pociąga za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorcy i rozwiązuje wiele problemów, które stają im na drodze. Oto najważniejsze z nich:

1. Siedziba firmy i adres biura 

Zakładając działalność gospodarczą – bez względu na to w jakiej formie będzie ona prowadzona – przedsiębiorca musi wskazać adres siedziby firmy. Co zrobić, jeśli dbając o swoją prywatność, nie chcemy wskazać jako siedziby adresu prywatnego? Doskonałym rozwiązaniem jest wirtualne biuro i adres dla firmy. W ten sposób informacja o adresie zamieszkania przedsiębiorcy nie stanie się publiczna. Dodatkową korzyścią jest także często lokalizacja. Wirtualne biuro w centrum Warszawy, Łodzi czy Rzeszowa? To brzmi niezwykle profesjonalnie i wiarygodnie. 

Warto podkreślić, że wirtualne biura to realnie istniejące firmy, które we wskazanym miejscu funkcjonują. Nie jest to zatem wyłącznie adres, ale działająca przestrzeń, w której zawsze obecny jest pracownik – co nabiera szczególnego znaczenia w przypadku np. kontroli urzędników państwowych. 

2. Obsługa korespondencji

Niezwykle ważne jest, że wirtualne biuro to nie tylko adres korespondencyjny, ale też faktyczna obsługa korespondencji. W zależności od szczegółowych ustaleń, wirtualne biuro może zająć się jej odbiorem, skanowaniem, przesyłką w formie mailowej do przedsiębiorcy, przechowywaniem, odbiorem paczek i przesyłaniem ich pod wskazany adres. Przedsiębiorca zyskuje zatem pewność, że wszystkie zaadresowane do niego listy i przesyłki zostaną dostarczone. Oszczędza również czas dzięki przesyłaniu skanów drogą mailową.

3. Oszczędność dla firmy

Rozpoczynając działalność gospodarczą najczęściej myślimy o minimalizowaniu kosztów, a nie generowaniu dodatkowych. Ten problem rozwiązuje wirtualne biuro. Nie musisz wynajmować biura, zatrudniać osoby do obsługi sekretariatu, nie płacisz także za wyposażenie i utrzymanie przestrzeni. Co więcej, rozliczenie z biurem wirtualnym jest dla ciebie kosztem, który możesz odliczyć od osiąganych przychodów. 

4. Profesjonalna przestrzeń do spotkań z klientami

Spotkania z klientami i przyszłymi kontrahentami to nieodzowny element działalności gospodarczej. Dzięki współpracy z biurem wirtualnym możesz zaprosić ich do w pełni wyposażonej sali konferencyjnej, która pozwoli ci na swobodne przedstawienie oferty i poprowadzenie rozmów.

Decydując się na współpracę z wirtualnym biurem Biznes Hub, masz dostęp do wszystkich salek które oferujemy, niezależnie od miasta w którym zarejestrujesz swoją firmę! Przykładowo, jeśli zdecydujesz się na wirtualne biuro w Łodzi, możesz swobodnie umawiać się na spotkanie w naszych komfortowych salkach w wirtualnym biurze Rzeszów Szopena 35C, w wieżowcu w samym centrum miasta!

5. Oddzielenie życia prywatnego od zawodowego

Choć wydawać by się to mogło błahostką, biuro wirtualne pozwoli ci na wyraźne oddzielenie życia prywatnego od zawodowego, przynajmniej w części dotyczącej miejsca podejmowanych działań. Pamiętaj, że podając adres firmy udostępniasz go do powszechnej wiadomości, a zatem znany jest on wszystkim zainteresowanym i skorzystać z niego mogą nie tylko potencjalni klienci, ale też akwizytorzy. 

Dlaczego adres firmy ma znaczenie dla wizerunku?

Rozpoznawalny adres – w biznesie liczy się pierwsze wrażenie

Jak cię widzą, tak cię piszą. To prawda stara jak świat. Choć możemy się z tym spierać i niekoniecznie pochwalać, to jednak badania pokazują jasno – od zaledwie pół sekundy do średnio 7 sekund – tyle czasu wystarczy, aby mózg dokonał pierwszej oceny. A że pierwsze wrażenie możemy zrobić tylko raz, to czemu nie zrobić go podając adres naszej firmy, na której znajdzie się prestiżowy adres biura w centrum Warszawy? 

Taki adres z pewnością zostanie zapamiętany, a tym samym w pamięci utkwi także nasza firma. To ogromny atut w czasach, w których mnogość działalności w każdej niemal branży jest z jednej strony szansą na swój biznes, a z drugiej utrudnia przebicie się na rynku.

Adres przedsiębiorstwa trafia na nasze wizytówki, strony internetowe i media społecznościowe, a potencjalny klient utożsamia firmę z jej lokalizacją. Dobrze więc, aby budziła ona pozytywne skojarzenia. Dodatkowym plusem będzie też nowoczesny wygląd zewnętrzny budynku, w którym znajduje się biuro. Najlepiej, gdy biurowiec posiada charakterystyczną nazwę, która jest rozpoznawalna wśród ludzi biznesu. Do centrum miasta zazwyczaj jest także najlepszy dojazd komunikacją miejską, a w okolicy znajduje się mnóstwo kawiarni i restauracji, do których można zaprosić klienta na lunch lub spotkanie biznesowe. Bardzo często oznaką dobrego wirtualnego biura jest oferowana salka spotkań – w takim wypadku spotkanie z klientem może odbyć się pod dokładnym adresem firmy.

Wirtualne biuro – czy prestiżowa lokalizacja się opłaca?

Wiarygodność firmy to duży atut

Jeśli biuro Twojej firmy ma rozpoznawalny adres np. w centrum Warszawy, w łatwym do zlokalizowania biurowcu wśród siedzib innych przedsiębiorców, to z pewnością wypadasz znacznie bardziej wiarygodnie niż Twoja konkurencja, której siedziba mieści się w kawalerce na przedmieściach.

Z drugiej strony, współpraca z wirtualnym biurem wskazuje na Twoją otwartość na nowe rozwiązania i współpracę w biznesie. W wielu branżach – jak choćby w startupach – takie podejście jest pożądane, a wręcz wymagane. 

Wirtualny adres zapewnia łatwość kontaktu

Lokalizacja biura w centrach dużych miast to także gwarancja doskonałego skomunikowania z miastem, Europą i światem. Wszystko to za sprawą niedużej odległości od stacji metra, dworca czy lotniska. Jeśli planujesz spotkania ze swoimi kontrahentami w udostępnianych salach konferencyjnych, wirtualne biuro zapewnia im łatwy i sprawny dojazd do Twojej siedziby. 

Dodatkowym atutem jest bliskie sąsiedztwo wielu restauracji i kawiarni, w których możesz zaaranżować biznesowy lunch lub kolację. Nie bez znaczenia jest też rozwinięta sieć hoteli i hosteli, które zapewnią miejsce noclegowe dla twoich przyjezdnych gości i partnerów biznesowych.

Koszty związane z wirtualnym biurem a usługi

Pamiętaj jeszcze o jednym, niskie koszty które poniesiesz, są niewspółmierne do korzyści, które osiągniesz. Dlaczego? Bo wirtualne biuro w centrum zapewnia usługi w takich samych pakietach, jak te położone w innych dzielnicach miasta. Ceny od kilkudziesięciu do kilkuset złotych i obsługa biura na najwyższym poziomie, sale konferencyjne wyposażone w profesjonalny sprzęt, a także inne możliwości, które pozwolą ci na sprawny outsourcing wielu usług.  

Wirtualne biura Biznes Hub – jakość, profesjonalizm i zaufanie

Jesteś zainteresowany wirtualnym biurem w centrum Warszawy, Łodzi, Rzeszowa a może Białegostoku? Zapoznaj się z ofertami naszych biur, które zawsze mieszczą się w centrach miast i prestiżowych lokalizacjach. Wirtualny adres do rejestracji firmy w biznesowej okolicy, dogodna komunikacja, profesjonalna obsługa i salki spotkań – a to wszystko w atrakcyjnej cenie!

Ile kosztuje wirtualne biuro i co zawiera cena?

Nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, wszystko zależy bowiem od zakresu usług, z których zamierzamy skorzystać. Wirtualne biura najczęściej udostępniają je w formie pakietów. Im szerszy pakiet, tym większa cena. Z drugiej strony zaś, koszt poszczególnych usług jest na ogół znacznie wyższy niż w razie skorzystania z całej ich paczki. 

Wirtualne biuro Warszawa – ceny w Warszawie

Jaka jest cena wirtualnego biura w Warszawie? Znaleźć można oferty, które rozpoczynają się już od 30 zł netto za miesiąc świadczenia usług przy płatności długoterminowej, jak i takie, za które musimy zapłacić nawet kilkaset złotych. Warto pamiętać, że nie zawsze cena najniższa będzie najkorzystniejsza. Przede wszystkim należy porównywać pakiety, które obejmują taki sam zakres usług. Dodatkowo w parze z niską ceną nie musi iść jakość. Dlatego tak ważne jest zweryfikowanie wiarygodności, opinii, ale i rodzaju świadczonych przez wirtualne biuro usług. Nie bez znaczenia pozostaje także lokalizacja. Cena nie powinna być zatem najważniejszym wyznacznikiem naszego wyboru.

Jakim budżetem powinniśmy dysponować, aby móc współpracować z profesjonalnie świadczącym usługi biurem? 

• Decydując się na adres do rejestracji firmy, odbiór korespondencji i mailowe informowanie o niej musimy liczyć się z wydatkiem rzędu około 60 zł netto za miesiąc.
• Za adres do rejestracji firmy, odbiór listów zwykłych i poleconych oraz mailowe i smsowe informowanie o nich, skanowanie do 50 stron korespondencji, odsyłanie korespondencji raz w miesiącu, odbiór paczek oraz godzinę sali konferencyjnej do dyspozycji zapłacimy około 100 zł netto za miesiąc.
• Adres do korespondencji, odbiór listów zwykłych i poleconych oraz mailowe i smsowe informowanie o nich, skanowanie całej korespondencji przychodzącej do wirtualnego biura, odsyłanie korespondencji nawet dwa razy w miesiącu, odbiór i przechowywanie paczek nawet do 30 dni, dwie godziny sali konferencyjnej do dyspozycji, a także udostępnienie adresu do korespondencji dla wspólników lub pracowników firmy to koszt około 130 zł netto miesięcznie. 

Warto pamiętać, że wiele biur oferuje najatrakcyjniejsze oferty dla klientów którzy decydują się na płatność za 6 miesięcy, rok, a nawet 2 lata z góry. Takie pakiety mogą okazać się najkorzystniejsze kosztowo, dlatego warto rozważyć te opcje przy wyborze odpowiedniego pakietu.

Jak wybrać najlepsze wirtualne biuro dla swojej firmy?

Zakres usług wirtualnego biura

Wybierając biuro wirtualne, warto kierować się zakresem oferowanych przez nie usług. Jeśli wiemy, że pod adresem wirtualnym będziemy się spotykać z klientami, należy zwrócić uwagę, czy dane biuro ma w swojej ofercie sale konferencyjne i jaki jest ich standard. Być może jednak wynajem biura z salami konferencyjnymi nie będzie konieczny. Wtedy lepiej znaleźć ofertę bardziej dopasowaną do naszych potrzeb, np. oferującą wynajem biurek w ramach coworkingu. Wybór odpowiedniego biura wirtualnego pomoże jeszcze bardziej zredukować koszty prowadzenia działalności.

Szeroka oferta biur wirtualnych pozwala na indywidualne dopasowanie zakresu usług do potrzeb firmy. Jeśli jesteśmy początkującymi przedsiębiorcami, to warto poszukać biura, które oferuje również usługi księgowe. Przepływ informacji pomiędzy wirtualnym biurem, a biurem rachunkowym jest płynny. To ogromne ułatwienie, a w przypadku kontroli urzędu skarbowego, wszystkie dokumenty firmy znajdują się w jednym miejscu. Jako Biznes Hub cieszymy się że możemy oferować naszym klientom dodatkowe usługi księgowości online.

Dodatkowe wsparcie dla przedsiębiorców

Często podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej lub spółki z o.o. brakuje nam wiedzy dotyczącej kierowania firmą, optymalizacji procesów, ustalania strategii biznesowej. Warto, aby wirtualne biuro dodatkowo świadczyło także usługi doradztwa biznesowego, które pomogą rozwiązać nurtujące problemy wielu przedsiębiorców.

Godziny pracy wirtualnego biura

Jeśli pracujemy w standardowych godzinach (np. 9-17), warto wybrać biuro, które będzie otwarte trochę dłużej. Może przecież zaistnieć konieczność, aby się do niego udać. Niektórzy uwielbiają zaczynać pracę z samego rana, inni pracują po nocach. Biuro wirtualne, które wybierzemy powinno być dopasowane do naszych potrzeb.

Wirtualny adres – czas trwania umowy

Niezwykle ważne jest, aby zwrócić uwagę na czas trwania podpisywanej przez nas umowy. Firmy, które często zmieniają adres, nie budzą zaufania klientów. Wirtualne biura przy wyborze długoterminowych pakietów oferują dużo korzystniejsze ceny. Decydując się na skorzystanie z usług biura wirtualnego, warto zainteresować się, czy firma świadczące te usługi posiada długoterminową umowę najmu, aby nie okazało się, że po jakimś czasie konieczna będzie zmiana siedziby, która niestety nie wynika z końca trwania podpisanej przez nas umowy, lecz ze zobowiązań biura wirtualnego.

Wirtualne biuro Biznes Hub – dlaczego warto?

Wirtualne biura Biznes Hub to połączenie prestiżu, doświadczenia i realnego wsparcia administracyjnego. Nasze lokalizacje – Warszawa, ul. Złota 75A, Łódź, ul. Tuwima 48, Białystok, ul. Złota 2 oraz Rzeszów, ul. Szopena 35C – znajdują się w ścisłych centrach miast, w nowoczesnych budynkach. To adresy, które nie tylko budują wizerunek firmy, ale także gwarantują komfort i bezpieczeństwo prowadzenia działalności.

Klienci Biznes Hub otrzymują pewność profesjonalnej obsługi korespondencji. Każda przesyłka jest rejestrowana, odbierana na bieżąco i – w zależności od preferencji – skanowana oraz przekazywana w formie elektronicznej. To oznacza, że żadne ważne pismo nie zostanie przeoczone, a firma działa sprawnie niezależnie od lokalizacji właściciela.
Biznes Hub zapewnia gwarancję odbioru korespondencji – standard, który chroni przed utratą dokumentów i wyróżnia nas na tle innych wirtualnych biur.

Dodatkowym atutem są sale spotkań dostępne dla klientów, które umożliwiają organizację rozmów biznesowych w profesjonalnym, neutralnym otoczeniu. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą zapraszać kontrahentów do domowego biura ani szukać przypadkowych miejsc na spotkania.

Za codzienną obsługę odpowiada doświadczony zespół administracyjny, który dba o terminowość, dyskrecję i jakość komunikacji. Obsługujemy firmy z całej Polski – od jednoosobowych działalności po spółki, które cenią sobie elastyczność i spokój.
Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą!