Otwierasz działalność i zastanawiasz się, czy wirtualne biuro to rozwiązanie dla twojej firmy? Jeśli chciałbyś zmniejszyć koszty operacyjne, świadomie optymalizować budżet, a przy tym nie tracić szansy na rozwój biznesu to zdecydowanie tak. Jakie jeszcze korzyści związane są z wirtualnym adresem?
Zmniejszenie kosztów operacyjnych dzięki wirtualnemu biuru
Współpraca z wirtualnym biurem przez przedsiębiorców niesie ze sobą wiele korzyści. U podstaw decyzji o skorzystaniu z jego usług najczęściej leży chęć zmniejszenia kosztów operacyjnych. Jakie oszczędności w firmie może przynieść wirtualne biuro? Jak się okazuje bardzo duże. Przede wszystkim pamiętaj, że tradycyjne biuro to niekończące się wydatki – czynsz, opłaty za media, sprzęt, meble. Decydując się na wirtualne biuro, pozbywasz się tych wszystkich kosztów i zastępujesz je jedną fakturą, która dodatkowo stanowi koszt uzyskania przychodu.
Nie zapominaj o pracownikach i kosztach związanych z ich zatrudnieniem. Mowa tu nie tylko o sekretarce czy asystentce, ale też osobie, które zajmie się choćby sprzątaniem lokalu. Dodatkowo trzeba też zadbać o wsparcie techniczne – żarówki same się nie założą, cieknący w firmowej kuchni kran nie naprawi, a odmawiająca współpracy drukarka nie zacznie drukować pod wpływem próśb. Korzyścią wirtualnego biura jest zaś outsourcing usług, które mają zostać wykonane przez pracowników outsourcera. Jako podmiot zlecający nie musisz zaprzątać sobie głowy tym, jak znaleźć wykwalifikowane osoby i w jakich warunkach będą one wykonywały powierzone im zadania, ani tym bardziej – jaki będzie ich wynagrodzenie.
Wirtualne biuro jako narzędzie do optymalizacji budżetu
Optymalizacja budżetu w firmie sprowadza się do wyeliminowania wydatków, które nie są niezbędne do prowadzenia działalności. Jednym z nich jest z całą pewnością koszt tradycyjnego biura. Organizacja pracy przy wykorzystaniu nowoczesnego narzędzia, jakim bez wątpienia jest e-biuro, możliwa jest zaś na równie wysokim poziomie. Profesjonalna obsługa połączeń telefonicznych, odbiór korespondencji czy obieg dokumentów z powodzeniem wykonywane są bowiem przez pracowników outsourcera.
Wśród zalet wirtualnego biura wymienia się także prestiżowy adres. O tym, że za wynajem lokalu w centrum Warszawy trzeba zapłacić krocie, nie trzeba nikogo przekonywać. Korzystając z wirtualnego adresu zlokalizowanego w renomowanej okolicy lub biurowcu, oszczędzasz zatem pieniądze, ale i czas. Dojazd do takiego biura byłby nie tylko kosztotwórczy, ale i czasochłonny.
Warto także pamiętać, że wirtualne biura świadczą często dodatkowe usługi np. księgowość on-line, wynajem sal konferencyjnych, przechowywanie paczek czy archiwizacjaę dokumentów. Skorzystanie z udostępnianych pakietów pozwala zaś na wynegocjowanie korzystnych warunków cenowych, co przekłada się na niższe koszty prowadzenia działalności.
Zobacz również: Wirtualne biuro – dla kogo się opłaca?
Jak wirtualne biuro wspiera skalowanie biznesu przy niższych kosztach?
Skalowanie biznesu definiowane jest jako zdolność przedsiębiorstwa do poszerzania skali podejmowanych działań w celu zwiększania zysków. Jak wirtualne biuro wspiera takie procesy? Przeniesienie odpowiedzialności za prowadzenie sekretariatu na wirtualne biuro pozwala na wygenerowanie oszczędności, które mogą zostać wykorzystane na rozwój podejmowanych działań.
Z drugiej strony warto pamiętać, że w wypadku zwiększenia zakresu działań przez przedsiębiorstwo, wirtualne biuro pozwala łatwo i szybko dostosować usługi do potrzeb. Nie musisz zatem wynajmować większego biura czy zatrudniać nowych pracowników, wystarczy, że zwiększysz pakiet świadczonych przez biuro usług.
Pięć kluczowych korzyści wirtualnego biura dla twojej firmy
Jakie zatem są największe korzyści z wirtualnego biura? Wśród najważniejszych wymienić należy:
- wymierne oszczędności – wirtualne biuro pozwala obniżyć koszty operacyjne i zoptymalizować budżet;
- oszczędność czasu – nie tracisz go na przejazd do tradycyjnego biura, odbiór korespondencji czy poszukiwanie kompetentnych pracowników administracyjnych i możesz go poświęcić na rozwój działalności;
- zwiększenie prestiżu i konkurencyjności firmy – adres w renomowanej lokalizacji, a także korzystanie z nowoczesnych rozwiązań i technologii powoduje, że stajesz się uczestnikiem rynku, którego można obdarzyć większym zaufaniem;
- wykwalifikowani pracownicy i możliwość korzystania z nowoczesnego sprzętu i udogodnień biurowych – to wirtualne biuro pozyskuje bowiem specjalistów, którzy zajmą się obsługą sekretariatu twojej firmy;
- oddzielenie życia prywatnego od zawodowego – twoje miejsce zamieszkania przestaje być biurem, do którego trafia tona korespondencji, a ty chronisz swoją prywatność i rodzinę.