W dynamicznym krajobrazie biznesowym, gdzie technologia odgrywa kluczową rolę w każdym aspekcie operacji, wybór właściwego środowiska IT może zdecydować o sukcesie lub porażce organizacji. W obliczu tego wyzwania, wiele firm stoi przed dylematem: czy korzystać z różnorodnego oprogramowania od wielu dostawców, czy zaufać jednolitemu rozwiązaniu, które może zaoferować spójne i zintegrowane środowisko pracy, takie jak Microsoft 365?
Fragmentacja środowiska IT
Praktyka korzystania z oprogramowania od różnych dostawców, często wynikająca z indywidualnych preferencji pracowników, prowadzi do fragmentacji środowiska IT. Ta fragmentacja nie tylko generuje dodatkowe koszty finansowe i administracyjne, ale także stanowi poważne wyzwanie dla integracji systemów. Różnorodność rozwiązań IT może powodować problemy z kompatybilnością, co utrudnia płynną wymianę danych i współpracę między zespołami. Dodatkowo, zarządzanie licencjami, aktualizacjami oprogramowania oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych staje się bardziej skomplikowane i czasochłonne.
Z takimi dylematami spotkaliśmy się w historii naszej firmy. Testowaliśmy różne rozwiązania zaczynając od bezpłatnych produktów Google, potem przechodząc na płatny Google Workspace w zakresie poczty i kalendarzy. Jako systemu wymiany plików używaliśmy Dropbox oraz hostowany na własnym serwerze Nextcloud. Do wymiany dużych plików wykorzystywaliśmy WeTransfer. Do bieżącej komunikacji korzystaliśmy ze Slack’a oraz Discorda. Okazjonalnie z Google Meet oraz Messengera. Jako system planowania testowaliśmy Trello oraz ClickUp. Powyższa lista oprogramowania nie wyczerpuje całej gamy gdyż zarówno pracownicy jak i wspólnicy korzystali także z innych rozwiązań, w zależności od bieżących potrzeb.
Taki stan rzeczy wpływał oczywiście negatywnie zarówno na proces zarządzania licencjami, dostępem do danych w poszczególnych systemach jak i ponoszone koszty. Każda zmiana zatrudnienia powodowała konieczność oddzielnego administrowania dostępem w każdym systemie oraz zakupu / rezygnacji z licencji (jeśli takowe były zakupione) w wielu środowiskach. Być może nie każdy zdaje sobie sprawę, że udostępnianie plików np. w Google Drive polega na nadawaniu dostępu do pliku utworzonego w indywidualnej przestrzeni danego użytkownika. Nie trudno sobie wyobrazić sytuację, gdzie w firmie mamy kilka osób, z których każda tworzy pliki i każda udostępnia je wzajemnie współpracownikom. Nie sposób zapanować nad takim stanem rzeczy, kiedy zasoby nam się rozrastają, szczególnie jeśli mówimy tu o pracy z wykorzystaniem prywatnych kont. Tworzy to potencjalnie niebezpieczną sytuację, kiedy osoba niepracująca już w firmie nadal ma dostęp do danych wewnętrznych organizacji. Spotkaliśmy się też z przypadkiem, gdzie pracownik chcąc pozyskać zasoby przydatne w codziennej pracy musiał zarejestrować się w pewnym popularnym serwisie współdzielenia plików. Niestety przeoczył informację, że rejestracja wiąże się z włączeniem zasobów jego dysku Google do zasobów tego serwisu (serwis uzyskał dostęp do jego plików i udostępnił je publicznie). Na szczęście nie były to istotne pliki i incydent skończył się na usunięciu współdzielenia plików z serwisu i skasowaniu konta.
Microsoft 365 – zalety jednolitego ekosystemu
Microsoft 365, jako kompleksowe rozwiązanie, odpowiada na te wyzwania, oferując jednolite i zintegrowane środowisko pracy. Dzięki połączeniu szeregu narzędzi do komunikacji, współpracy, zarządzania projektami i zabezpieczeń w jednym pakiecie, MS 365 umożliwia organizacjom osiągnięcie wyższego poziomu efektywności i produktywności.
1. Kompleksowe narzędzia w jednym pakiecie
Microsoft 365 to nie tylko tradycyjny pakiet Office. To kompleksowy zestaw narzędzi, który obejmuje m.in. Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, oraz wiele innych. Wszystkie te aplikacje są dostępne w ramach jednej, przystępnej cenowo subskrypcji, co eliminuje potrzebę zarządzania wieloma licencjami i umowami z różnymi dostawcami.
2. Łatwość kontroli dostępu i skalowania
Microsoft 365 oferuje zaawansowane funkcje zarządzania użytkownikami i dostępem, co ułatwia administratorom IT kontrolę nad tym, kto ma dostęp do określonych zasobów i danych. Skalowanie usług w zależności od bieżących potrzeb organizacji jest proste i intuicyjne, co pozwala na elastyczne dostosowanie środowiska IT do zmieniających się wymagań biznesowych.
3. Zwiększona produktywność i współpraca
Dzięki integracji aplikacji Microsoft 365, pracownicy mogą łatwiej współpracować, dzieląc się dokumentami, informacjami i planami w czasie rzeczywistym. Microsoft Teams, jako centrum współpracy zespołowej, umożliwia prowadzenie wideokonferencji, czatów grupowych, dzielenie się plikami, co przekłada się na znaczne usprawnienie komunikacji wewnętrznej.
4. Bezpieczeństwo i zgodność
Microsoft 365 zapewnia zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zgodności, chroniąc dane firmy przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Rozwiązania takie jak Advanced Threat Protection (ATP), Data Loss Prevention (DLP) oraz eDiscovery są integralną częścią pakietu, co zapewnia spokój ducha w kwestii ochrony cennych zasobów informacyjnych.
5. Integracja z Copilotem: Przyszłość sztucznej inteligencji w pracy
Microsoft 365 idzie krok dalej, integrując możliwości sztucznej inteligencji dzięki współpracy z Copilotem. Copilot, działając jako osobisty asystent AI, może pomagać w automatyzacji rutynowych zadań, analizie danych i dostarczaniu inteligentnych wskazówek, co jeszcze bardziej zwiększa produktywność pracowników.
Microsoft 365 – jak my skorzystaliśmy na jednolitym środowisku IT
Decyzja o zmianie systemów IT nie jest łatwa. Utrudniają ją zarówno przyzwyczajenia użytkowników jak i duża ilość danych nagromadzona w aktualnie używanych systemach. W naszym przypadku proces rozciągnęliśmy w czasie tak, aby nie spowodować zakłóceń w bieżącej działalności firmy. Zaczęliśmy od komunikatora (Slack => Teams). Utworzenie struktury zespołów i kanałów w Teams spowodowało automatyczne utworzenie odpowiadającej im struktury witryn i folderów w usłudze Sharepoint, dzięki czemu mieliśmy gotową w części strukturę na nasze pliki. Nadanie dostępów do zespołów i kanałów w Teams nadaje też dostępy do systemu plików. W kolejnym kroku zmigrowaliśmy swoje pliki zarówno z systemu Dropbox jak i Google Drive. Dzięki dedykowanym narzędziom, mogliśmy zautomatyzować ten proces, choć wykorzystaliśmy też okazję do zrobienia porządków w plikach. W kolejnym kroku przenieśliśmy nasze konta pocztowe. Od tego momentu mogliśmy traktować „przesiadkę” za zakończoną, pozostało nam poznawać głębiej produkty zawarte w pakiecie (w naszym przypadku MS365 Standard). Z takich ekstra „perełek” możemy wymienić chociażby aplikację Bookings – pozwalającą kilkoma „klikami” skonfigurować system zarządzania czasem i zasobami. W naszym przypadku sprawdza się to przy rezerwacji sal konferencyjnych. Innym fajnym narzędziem jest aplikacja Shifts, którą zarządzamy czasem pracy naszych pracowników. Świetnie sprawdza się szczególnie w przypadku nieregularnych godzin ich pracy.
Przykładów można by jeszcze przytaczać wiele. W ramach niedrogiej licencji dostajemy do dyspozycji dziesiątki, jeśli nie setki różnych rozwiązań, które możemy włączać w zależności od potrzeb. Oczywiście mamy cały pakiet Office, wraz z narzędziami planowania, zarządzania, analiz. A najlepsza w tym wszystkim jest łatwość zarządzania. Proces zatrudniania czy zwalniania pracownika w kontekście systemów IT to kilka „klików”.
Microsoft 365 – optymalne rozwiązanie dla Twojej firmy
W obliczu wyzwań związanych z zarządzaniem rozdrobnionym środowiskiem IT, Microsoft 365 oferuje potężne rozwiązanie, które może transformować sposób pracy organizacji, zapewniając jednolitość, bezpieczeństwo i efektywność. Zachęcamy do skontaktowania się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Microsoft 365 może pomóc Twojej firmie osiągnąć wyższy poziom produktywności i zwinności operacyjnej.
Nie pozwól, aby wyzwania związane z zarządzaniem IT hamowały Twój rozwój biznesowy. Odkryj potencjał, jaki niesie ze sobą jednolite środowisko IT z Microsoft 365, i zacznij przekształcać swoje operacje biznesowe już dziś. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na demonstrację i zobaczyć, jak Microsoft 365 może wnieść wartość do Twojej organizacji.