Ile wynosi koszt zatrudnienia pracownika w 2026 roku?

Zatrudnienie pracownika to bardzo duża szansa na rozwój prowadzonej działalności. Jednak przed podpisaniem umowy z wybranym kandydatem warto przeanalizować, ile dokładnie będzie to firmę kosztować. Niestety, pensja pracownika to tylko część wydatków, z jakimi należy się liczyć. Przedsiębiorcy bardzo często zadają pytanie: ile faktycznie kosztuje miesięczne zatrudnienie pracownika? Wyjaśniamy.

Wynagrodzenie netto pracownika stanowi tylko około 60% wszystkich obciążeń finansowych, z jakimi musi liczyć się pracodawca w związku z zatrudnieniem. Na pozostałe wydatki składają się, między innymi, należne składki na ubezpieczenia ZUS oraz podatki. W zależności od rodzaju zawartej umowy całkowity koszt zatrudnienia jest różny. W poniższym artykule omówimy trzy najczęściej zawierane typy umów:

1. Umowa o pracę

2. Umowa zlecenia

3. Umowa o dzieło

Koszt zatrudnienia pracownika na umowie o pracę

Płaca minimalna określa najniższy dopuszczalny poziom miesięcznego wynagrodzenia, jaki obowiązuje w danym roku. Kwota ta umożliwia obliczenie pozostałych zobowiązań pracodawcy w związku z zatrudnieniem pracownika. Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku od stycznia wynosi 4806 zł brutto. W porównaniu do grudnia z poprzedniego roku nastąpiła nieznaczna zwyżka o 140 zł. W związku z tym proporcjonalnie wzrosły również całkowite koszty zatrudnienia pracownika.

Aby otrzymać pełny obraz kosztów, jakie leżą po stronie pracodawcy, należy przeanalizować wysokość składek na ubezpieczenia, które pracodawca zobligowany jest uiszczać. Zaprezentujemy to na przykładzie osoby zatrudnionej na pełen etat i otrzymującej minimalne wynagrodzenie za pracę.

• Ubezpieczenie — Wysokość składki pokrywanej przez pracodawcę; Składki obciążające pracodawcę

• Emerytalne — 9,76%; 4806 zł x 9,76% = 469,07 zł

• Rentowe — 6,50%; 4806 zł x 6,50% = 312,39 zł

• Wypadkowe — 1,67%; 4806 zł x 1,67% = 80,26 zł

• Fundusz Pracy — 2,45%; 4806 zł x 2,45% = 117,75 zł

• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych — 0,1%; 4806 zł x 0,1% = 4,08 zł

Jak wynika z powyższej tabeli – całkowity koszt zatrudnienia pracownika otrzymującego wynagrodzenie minimalne wynosi 5789,55 zł (4806 zł + 983,55 zł).

Wynagrodzenie to nie wszystko…

Bardzo często zapomina się, że wynagrodzenie i składki społeczne to nie jedyne wydatki, do poniesienia których zobowiązany jest pracodawca. Nie bez przyczyny zatrudnienie pracownika jest jednym z największych obciążeń, na jakie skarżą się przedsiębiorcy. Będąc pracodawcą należy również pamiętać o:

• odprowadzeniu od wynagrodzenia pracownika do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych w wysokości 17 lub 32 procent;

• wypłacie wynagrodzenia chorobowego przez okres pierwszych 33 dni (14 dni w przypadku osób po 50 roku życia);

• zapewnieniu płatnego urlopu wypoczynkowego w wysokości 20 lub 26 dni w roku;

• wypłacie dodatku bądź możliwości odbioru czasu wolnego za pracę świadczoną przez pracownika w godzinach nadliczbowych;

• zapewnieniu narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków;

• wypłacie wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy, na przykład w trakcie przestoju.

Mając powyższe na uwadze nie trudno zauważyć, że z zatrudnieniem pracownika na umowie o pracę wiąże się wiele “ukrytych wydatków”. Może inaczej jest w przypadku umowy zlecenia lub umowy o dzieło?

Umowa zlecenia

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w przypadku umowy zlecenia jest dużo mniej skomplikowany do obliczenia niż w przypadku umowy o pracę. Zleceniodawca jednak nie jest całkowicie wolny od ponoszenia dodatkowych kosztów, które uzależnione są od kilku czynników charakteryzujących pracownika. Można wyróżnić trzy sytuacje:

• umowa zlecenia to jedyne źródło zatrudnienia zleceniobiorcy – zleceniodawca zobowiązany jest do uiszczania składek ZUS na ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;

• zleceniobiorca jest zatrudniony dodatkowo w innej firmie, w której pobiera co najmniej minimalne wynagrodzenie brutto – brak dodatkowych kosztów;

• zleceniobiorca jest studentem i nie ukończył 26 roku życia – brak dodatkowych kosztów.

Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku.
Od stycznia 2026 roku minimalna stawka godzinowa przy umowie zlecenie wynosi 30,20 zł brutto na godzinę.

Umowa o dzieło

Najprostsza sytuacja występuje w przypadku umowy o dzieło (jeżeli istnieją podstawy do jej zawarcia). Póki co, nie ma konieczności odprowadzania żadnych składek do ZUS. Jedynym kosztem po stronie przedsiębiorcy będzie wynagrodzenie brutto zatrudnionego. Warto jednak w tym miejscu podkreślić, że tylko niektóre zawody mogą być wykonywane jako umowa o dzieło. Także umowy o dzieło są pierwsze do sprawdzenia w przypadku kontroli z ZUS.

Ważna jest też kwestia przeniesienia praw własności intelektualnych. Czasami przy umowie o dzieło można skorzystać z 50% kosztów uzyskania przychodów, a czasami z 20%. Ma to duże znaczenia przy wyliczaniu kwoty uposażenia na rękę.

To ważne: Umowa o dzieło może podlegać obowiązkowi ubezpieczenia, ale tylko w przypadku, gdy umowa zawierana jest pomiędzy pracodawcą a jego własnym pracownikiem.

Wysokie koszty związane z zatrudnieniem pracownika powodują, że coraz częściej pracodawcy decydują się na współpracę na zasadach B2B. Jednocześnie rośnie popularność tak zwanego samozatrudnienia. Jest to bardzo korzystna forma współpracy dla obu stron. Wykonawca, może pracować na własne nazwisko a zatrudniający nie ponosi żadnych kosztów dodatkowych poza tymi wskazanymi na fakturze przez wykonawcę.

Prowadzisz własną firmę i utrzymanie lokalu jest dla Ciebie uciążliwym i zbędnym wydatkiem? A może prowadzisz swoją firmę w mieszkaniu lecz zależy Ci na prywatności i bezpieczeństwie? Skorzystaj z naszych usług wirtualnego biura i zarejestruj swoją działalność w samym centrum Warszawy!