O czym należy pamiętać, aby odliczyć VAT od zakupu paliwa

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

W dzisiejszych czasach praktycznie nie można już wyobrazić sobie prowadzenia działalności gospodarczej bez posiadania samochodu. Przedsiębiorcy bardzo często wykorzystują swoje samochody zarówno prywatnie, jak i służbowo w celu łatwiejszego prowadzenia biznesu. Jednocześnie, jako podatnicy, mają prawo rozliczyć koszty ich eksploatacji. Dużym problemem dla właścicieli firm stanowi jednak odliczenie od tych kosztów podatku VAT. Jak tego dokonać po nowelizacji przepisów z 2019 roku? Wyjaśniamy!

Styczeń 2019 roku przyniósł przedsiębiorcom prawdziwą rewolucję w zakresie możliwości odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa do samochodu służbowego lub wykorzystywanego w celach służbowych. Sytuacja nie uległa zmianie tylko w przypadku samochodu ciężarowego o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Naliczony podatek VAT z tytułu zakupu paliwa, części zamiennych, czy innych wydatków związanych z eksploatacją podlega odliczeniu na zasadach ogólnych. Jest to koszt rozliczany jak każdy inny, związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Istotnej zmianie uległa jednak kwestia odliczania VAT z paliwa w przypadku korzystania z samochodu osobowego i tej kwestii przyjrzymy się w poniższym artykule.

Dwie główne kategorie pojazdów

Przepisy związane z możliwością odliczenia VAT od paliwa, które weszły w życie z początkiem 2019 roku są zdecydowanie mniej korzystne dla przedsiębiorców od tych obowiązujących do końca 2018 roku. Obecnie rozliczanie naliczonego podatku VAT związanego z kosztami eksploatacyjnymi pojazdu osobowego zależy od tego w jaki sposób pojazd jest w praktyce wykorzystywany. Można wyróżnić dwie kategorie pojazdów:

  • samochód wykorzystywany tylko i wyłącznie w celach służbowych, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu,
  • samochód wykorzystywany zarówno w celach służbowych, jak i w celach prywatnych, dla którego nie prowadzi się kilometrówki.

Jest też trzecia kategoria – pojazdy ciężarowe i specjalne (z VAT wskazanym w dowodzie rejestracyjnym), jednak w tym artykule skupiamy się przede wszystkim na powyższych dwóch kategoriach pojazdów. W przypadku pojazdów ciężarowych/specjalnych również można odliczyć 100% VAT i nie trzeba prowadzić kilometrówki. 

W każdym z wyżej wymienionych przypadków odliczenie podatku VAT z paliwa będzie możliwe do dokonania w innej wysokości. Przyjrzyjmy się więc każdej z potencjalnych sytuacji.

Samochód wykorzystywany tylko w celach służbowych – 100% odliczenia VAT

W sytuacji, w której samochód jest w wykorzystywany tylko i wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej, istnieje możliwość odliczenia całego podatku VAT (zapłaconego zarówno przy nabyciu samochodu, jak i VAT naliczonego od wszystkich wydatków eksploatacyjnych – czyli między innymi od zakupu paliwa). Konieczne jest jednak, aby pojazd został wpisany do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa.

To ważne: W przypadku wpisania samochodu do ewidencji środków trwałych nie można używać go do celów prywatnych. Za takie postępowanie urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę mandat karny.

Należy pamiętać o tym, że pełne odliczenia podatku VAT jest możliwe tylko, gdy przedsiębiorca spełni pozostałe warunki wskazane w ustawie:

  • pojazd został zgłoszony do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
  • samochód posiada założoną i stale prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu,
  • w przypadku, gdy z samochodu korzystają również inne osoby w firmie, konieczne jest sporządzenie regulaminu zasad użytkowania pojazdu oraz zapoznanie pracowników z jego treścią.

Aby odliczyć cały podatek VAT od zakupu paliwa należy złożyć deklarację VAT-26 w ciągu 7 dni od poniesienia pierwszego wydatku.

Samochód również na cele prywatne – 50%

Jeżeli przedsiębiorca zamierza korzystać z samochodu zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych, ma możliwość odliczenia podatku VAT od zakupu paliwa w wysokości 50%. Często zdarza się również, że w firmach stosowane jest odliczenie 50%, aby nie musieć spełniać szeregu formalności związanych z odliczaniem VAT w pełnej wysokości. Ponadto, w wielu wypadkach trudno jest dowieść, że samochód służy tylko i wyłącznie do celów służbowych.

Jeżeli samochód wykorzystywany jest równocześnie do celów prywatnych i służbowych, to część zapłaconego podatku VAT przy zakupie paliwa, która nie podlega odliczeniu można wpisać w koszty uzyskania przychodu w wysokości:

  • 75% tytułem kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej oraz w celach czysto prywatnych,
  • 20% wartości poniesionych wydatków związanych z eksploatacją prywatnego pojazdu.

Limity związane z kosztami są ustalane od kwoty netto powiększonej o nieodliczony VAT.

Aby odliczyć podatek VAT od paliwa w wysokości 50% nie trzeba spełniać żadnych dodatkowych wymagań informacyjnych względem urzędu skarbowego.

Jak wygląda rozliczenie w praktyce?

Na podstawie przykładowego przedsiębiorcy wykorzystującego samochód osobowy w prowadzeniu działalności przeanalizujmy jak w praktyce wygląda odliczenie podatku VAT od paliwa. Weźmy pod uwagę dwie możliwe sytuacje:

Przykład nr 1: samochód wykorzystywany jest tylko dla celów firmowych;

Przykład nr 2: samochód wykorzystywany jest zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych lub nie jest dla niego prowadzona w firmie ewidencja przejazdu. Pojazd jest wpisany ewidencji środków trwałych firmy. W zakresie kosztów eksploatacyjnych obowiązuje więc podatnika limit 75%.

Przedsiębiorca dokonał zakupu paliwa za na kwotę 200 zł netto (VAT: 46 zł). W jaki sposób może rozliczyć podatek VAT?

Przykład nr 1Przykład nr 2
VAT podlegający odliczeniu100% = 46,00 zł46,00 zł x 50% = 23 zł
VAT niepodlegający odliczeniu0,00 zł46,00 zł x 50% = 23 zł
Koszty podatkowe100 % = 200 zł(200 zł + 23 zł) x 75% = 167,25 zł
Część niebędąca kosztem podatkowym0,00 zł200 zł + 23 zł – 167,25 zł = 55,75 zł

Zwrot VAT za paliwo zakupione za granicą

W przypadku, gdy podatnik dokonałby zakupu paliwa za granicą, ma możliwość ubiegania się o zwrot VAT z 28 krajów Unii Europejskiej oraz zwrot akcyzy w przypadku 7 państw. Należy w tym celu złożyć wniosek do danego kraju członkowskiego. Składa się go w sposób elektroniczny za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego.

Minimalna kwota podatku, o której zwrot może się ubiegać podatnik wynosi 400 euro na kwartał. Jeżeli wniosek składany jest raz do roku próg ten wynosi 50 euro.

Odliczenie VAT za paliwo, nawet po nowelizacji przepisów z 2019 roku nie jest w praktyce tak skomplikowane, jakby się mogło wydawać. Istotne jest jednak to, aby już na samym początku przeanalizować sytuację i zdecydować w jaki sposób zaklasyfikować samochód – jako wykorzystywany tylko w celach służbowych, czy może będzie służył również w celach prywatnych. Jeżeli zachodzi prawdopodobieństwo, że od czasu do czasu będziesz potrzebował podjechać samochodem służbowym na zakupy, albo odebrać dziecko ze szkoły – być może warto od samego początku wybrać możliwość odliczenia 50% VAT i jednocześnie uniknąć dodatkowych formalności.

Zobacz również:
Obowiązkowy Split Payment: wszystko, co musisz wiedzieć
Formularz NIP-8 krok po kroku

Masz pytania dotyczące tego artykułu? Napisz do nas!

Leave this field blank