Podmioty prowadzące działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia odpowiedniej dokumentacji, która obejmuje m.in. regularne podsumowania. Jednym z takich dokumentów jest sprawozdanie finansowe, które jest sporządzane w celu przedstawienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz jego kondycji. Czym dokładnie jest sprawozdanie finansowe i z jakich elementów się składa? Kto i kiedy musi je złożyć? Czy za brak dopełnienia obowiązku grozi kara? O tym piszemy w dalszej części artykułu.
Czym jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który stanowi raport podsumowujący działalność przedsiębiorstwa pod względem finansowym w danym roku. Dzień, w którym takie sprawozdanie jest sporządzane, określa się terminem „dzień bilansowy”. Wszystkie dane finansowe firmy lub spółki przedstawione w sprawozdaniu muszą być zgodne z dokumentami rachunkowymi. Prawidłowo opracowany dokument powinien składać się z takich elementów jak:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
- bilans – zestawienie aktywów i pasywów danego przedsiębiorstwa,
- rachunek zysków i strat – zestawienie przychodów i zysków, która firma osiągnęła w danym roku wraz z poniesionymi przez nią kosztami i stratami, a także obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego,
- informacje dodatkowe – obejmują m.in. stosowane metody rachunkowości oraz inne ważne kwestie, które mogą mieć znaczenie w finansowym zestawieniu, a także informacje dotyczące specyfiki polityki finansowej oraz objaśnienia, umożliwiające prawidłową interpretację danych.
Dodatkowo do sprawozdania należy dołączyć odpis uchwały lub postanowienia zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe oraz uchwałę o podziale zysku, lub pokryciu straty.
W niektórych przypadkach konieczne może okazać się dołączenie dodatkowej dokumentacji, na przykład opinii biegłego rewidenta (w przypadku badania sprawozdania), sprawozdanie z działalności (ma zastosowanie dla spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych), a także sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
Zobacz również: Sprawozdanie finansowe 2023 – co musisz wiedzieć?
Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego jest nałożony na wszystkie podmioty, zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, które muszą prowadzić księgi rachunkowe przykład ze względu na wysokość przychodów (podmioty uzyskujące przychody netto przekraczające wartość 2 000 000 euro) lub status prawny oraz firmy, które księgi rachunkowe prowadzą dobrowolnie. Przykładem może być jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do rejestru CEIDG, której ewidencja jest prowadzona w postaci pełnej księgowości. Kluczowy jest zatem sposób ewidencji księgowej, a nie forma działalności gospodarczej. Obowiązek cyklicznego składania sprawozdania finansowego dotyczy przede wszystkim:
- spółek akcyjnych,
- spółek partnerskich,
- spółek komandytowych,
- spółek, komandytowo-akcyjnych,
- spółek jawnych,
- spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Od 1 stycznia 2020 roku obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej dotyczy także organizacji, które nie są zarejestrowane w KRS, ale są podatnikami CIT – fundacje, stowarzyszenia czy związki zawodowe.
Kto jest zwolniony z obowiązku złożenia sprawozdania do KRS?
Zwolnione z obowiązku złożenia sprawozdania do KRS są niektóre spółki jawne i spółki partnerskie, które nie prowadzą ksiąg rachunkowych i których przychody netto nie przekraczają wartości 2 milionów euro. Działalności te są zobowiązane wówczas do złożenia odpowiedniego oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym w terminie do 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy.
Sprawozdanie finansowe – ważne terminy
Spółki i przedsiębiorstwa, które są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, muszą w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego sporządzić sprawozdanie finansowe. Podmiot gospodarczy jest zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego i innych wymaganych dokumentów do KRS w terminie do 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, o czym mówi art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Jak złożyć do KRS sprawozdanie finansowe?
Od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe można sporządzić wyłącznie w formie elektronicznej, a jego format i struktura muszą być zgodne z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Sprawozdanie wraz z wszelkimi potrzebnymi dokumentami można zatem wysłać do KRS wyłącznie elektronicznie. Również oświadczenie o braku obowiązku złożenia takiego dokumentu należy sporządzić i złożyć przez Internet zgodnie z obowiązującymi wymaganiami. Sprawozdanie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez kierownika danej jednostki, lub osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych. W przypadku jednostki kierowanej przez organ wieloosobowy na dokumencie musi znaleźć się podpis wszystkich członków organu, chyba że zdecydują się oni na złożenie oświadczenia, iż sprawozdanie finansowe spełnia wymagania ustawy lub odmówią złożenia takich oświadczeń – wówczas wystarczy podpis co najmniej jednej osoby, będącej członkiem tego organu.
Aby złożyć sprawozdanie i wszystkie dołączone do niego dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego należy założyć konto na portalu eKRS, a następnie wybrać jedną z opcji złożenia dokumentu:
- do Repozytorium Dokumentów Finansowych – bezpłatnie złożyć dokument może osoba uprawniona do reprezentacji danej firmy, której numer PESEL znajduje się w KRS;
lub
- przez system S24 – usługa kosztuje 140 zł w przypadku osoby składającej dokument, której numer PESEL nie został ujawniony w KRS lub w przypadku pełnomocnictwa, gdy numer PESEL pełnomocnika nie został ujawniony w KRS.
Przedsiębiorstwo zarejestrowane w KRS nie musi składać sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. Po złożeniu dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych zostaną one automatycznie przesyłane przez system teleinformatyczny do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Złożenie sprawozdania przez pełnomocnika
Sprawozdanie finansowe danego przedsiębiorstwa może zostać założone przez pełnomocnika, na przykład przez adwokata czy radcę prawnego. Konieczne jest wówczas przekazanie przez Naczelną Radę Adwokacką lub Krajową Radę Radców Prawnych do sądów oraz Ministerstwa Sprawiedliwości numeru PESEL uprawnionej osoby.
Kary za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS:
- kara grzywny, nałożona na kierownika jednostki lub członka zarządu w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych
- kara ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat
- wdrożenie postępowania przymuszającego
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z rejestru KRS
- sądowe ustanowienie kuratora, który będzie prowadził sprawy firmy.
Odpowiednie przygotowanie sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa lub spółki to ważny obowiązek, dlatego chętnie pomożemy Ci w jego opracowaniu i zadbamy o to, aby był sporządzony w sposób pełny i prawidłowy. Świadczymy usługi księgowości online, dzięki czemu możesz załatwić sprawę bez wychodzenia z domu!