Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa z punktu widzenia finansowego. Określone przepisami prawa podmioty zobowiązane są do jego złożenia w formie elektronicznej w wyznaczonym terminie. Niezłożenie sprawozdania finansowego wiąże się zaś z surowymi konsekwencjami. Sprawdź, jak złożyć e-sprawozdanie, w jakim terminie to zrobić i co powinien zawierać dokument.
Kto powinien złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa sprawozdanie finansowe do KRS zobowiązane są złożyć firmy, które prowadzą księgi rachunkowe. Dotyczy to zarówno podmiotów, które prowadzą księgi obowiązkowo – obowiązek wynika bowiem z przepisów prawa – ale też dobrowolnie, ponieważ taką formę ewidencjonowania przychodów i kosztów wybrały.
Warto jednak zaznaczyć, że spółki jawne i partnerskie, które nie osiągnęły przychodu powyżej 2 mln euro zwolnione są z obowiązku złożenia sprawozdania finansowego. Co jednak istotne, zobowiązane są one do złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Stosowny dokument składają do właściwego KRS.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe?
Od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe można sporządzić i złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. Jego struktura i format zostały zaś szczegółowo określone przez Ministerstwo Finansów.
Warto podkreślić, że forma elektroniczna ustrukturyzowana dotyczy obecnie także organizacji, które nie są wpisane do KRS, ale są podatnikami CIT. Od 1 stycznia 2022 roku emitenci, których papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym, a także jednostki niebędące emitentami papierów wartościowych, a które dopuszczone zostały do obrotu na rynku regulowanym zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, przygotowywane są w formacie określonym w rozporządzeniu Komisji Unii Europejskiej 2019/815 lub innym przeszukiwalnym formacie.
Dokument złożyć można do:
- do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
- do KRS przez system S24.
Termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS
Sprawozdanie do KRS musi zostać złożone w określonym terminie. Zgodnie z art. 69 ustawy o rachunkowości powinno zostać ono złożone w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie powinno zaś zostać zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Zatem jeżeli rok obrotowy jest jednocześnie rokiem kalendarzowym, sprawozdanie powinno zostać złożone do 30 czerwca, a termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS mija 15 lipca.
Na mocy rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w 2022 roku terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego zostały przedłużone o trzy miesiące.
Jak przygotować e-sprawozdanie?
Sprawozdanie finansowe do KRS można złożyć obecnie wyłącznie w formie elektronicznej. Zgłasza je i przesyła:
- kierownik jednostki,
- zawodowy pełnomocnik,
- prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Warto podkreślić, że w sytuacji, gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, wówczas zgłoszenia sprawozdania finansowego do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba. Jej numer PESEL musi być jednak ujawniony w KRS – wpisana jest ona jako uprawniona do samodzielnego lub łącznego z innymi reprezentowania jednostki.
Sprawozdanie krok po kroku
Struktura i format sprawozdania zostały szczegółowo określone przez Ministerstwo Finansów. Jak przygotować sprawozdanie? Oto instrukcja „krok po kroku”:
Krok 1.
Bez względu na to, czy składasz sprawozdanie za pośrednictwem RDF, czy też S24 musisz założyć konto na eKRS. Niezbędne będzie posiadanie profilu zaufanego lub posługiwanie się podpisem kwalifikowanym.
Krok 2.
Jeśli dodajesz zgłoszenie poprzez RDF, wyszukaj podmiot przez numer KRS. System zweryfikuje wówczas, czy osoba zgłaszająca jest jednocześnie uprawniona do reprezentacji podmiotu. Jeśli okaże się, że nie jest – złóż sprawozdanie z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS za pośrednictwem systemu S24.
Krok 3.
Określ okres, za który zgłaszane jest sprawozdanie finansowe oraz rodzaj zgłoszenia. Następnie dodaj niezbędne dokumenty, uwzględniając daty ich sporządzenia i język. Ważne, abyś załączył je w oddzielnych plikach. Choć szczegółowa lista dokumentów zależy od formy prawnej podmiotu, w przypadku rocznego sprawozdania finansowego zgłasza się:
- roczne sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty,
- uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- opinię biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.
Krok 4.
Konieczne jest uzupełnienie oświadczenia o stwierdzenie, że oryginały załączonych dokumentów zostały podpisane przez odpowiednie osoby. Jeżeli podpisów takich brak, musisz ponadto wskazać tego powód.
Krok 5.
Kolejnym krokiem jest zweryfikowanie poprawności wypełnienia zgłoszenia i jego podpisanie lub przekazanie do podpisu na konto innego użytkownika. Zgłoszenie możesz podpisać:
- podpisem kwalifikowanym,
- profilem zaufanym.
Jeżeli jednak do zgłoszenia e-sprawozdania został dodany chociażby jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym, wówczas zgłoszenie może być podpisane wyłącznie profilem zaufanym. Pamiętaj ponadto, że zgłoszenie musisz wysłać, klikając przycisk „wyślij zgłoszenie”. W przeciwnym wypadku wersja robocza w po upływie 14 dni zostanie automatycznie usunięta.
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego
Niezłożenie sprawozdania finansowego wiąże się z surowymi sankcjami, w tym m.in.:
- karą grzywny nałożoną na kierownika jednostki w wysokości od 10 do 720 stawek dziennych;
- karą ograniczenia wolności kierownika jednostki od miesiąca do dwóch lat;
- postępowaniem przymuszającym, które polega na wezwaniu jednostki do złożenia dokumentów w dodatkowym siedmiodniowym terminie od dnia otrzymania powiadomienia pod rygorem zastosowania kary grzywny;
- rozwiązaniem, jednostki i wykreśleniem z KRS, które ma miejsce w wypadku, gdy do niezłożenia sprawozdania finansowego dochodzi za dwa kolejne lata obrotowe – co ważne, następuje to bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego;
- ustanowieniem kuratora.
Rozumiemy jak przytłaczające potrafi być mierzenie się z rachunkowością swojej firmy. Wybór zaufanego księgowego jest najprostszym sposobem ułatwienia sobie prowadzenia działalności. Jeśli poszukujesz profesjonalnej obsługi księgowej online, zapoznaj się z naszą ofertą!