Formularz VAT-26 – jak wypełnić?

Poradnik przedsiębiorcy Biznes Hub

Pojazdy, które wykorzystywane są przez przedsiębiorców jako samochody firmowe, podlegają odliczeniu od nich 100% podatku VAT. Łączy się to z pewnymi formalnościami, wśród których najważniejsza jest konieczność zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26. W tym celu warto zapoznać się z informacjami, jak wypełnić VAT-26.

Co to jest druk VAT-26?

Druk VAT-26 to deklaracja, którą składa się w urzędzie skarbowym w celu zgłoszenia pojazdu samochodowego, który wykorzystywany będzie tylko do prowadzonej działalności gospodarczej. Podlegają mu również pojazdy w leasingu lub użyczone na potrzeby firmowe. 

W jakim przypadku przysługuje prawo odliczenia VAT?

Podatek VAT można odliczyć w związku z kosztami poniesionymi za zakup i użytkowanie samochodu do celów służbowych. Prawo odliczenia VAT przysługuje na każdy pojazd, którego masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, wykorzystywany będzie do celów służbowych, a sprzedawca i nabywca są czynnymi podatnikami VAT.

Odliczenie pełnej wartość VAT za użytkowanie umożliwia:

  • zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym na druku VAT-26;
  • prowadzenie kilometrówki do VAT, czyli szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu;
  • wprowadzenie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie, który wyklucza używanie go do celów prywatnych.

W jaki sposób można złożyć VAT-26?

Jak wypełnić VAT-26 jest podstawową wiedzą, aby zrealizować deklarację, a samo złożenie dokumentu można załatwić poprzez:

  • osobistą wizytę w urzędzie;
  • list;
  • drogę elektroniczną. 

Jak wypełnić VAT-26 – instrukcja krok po kroku 

Konstrukcja deklaracji jest dość klarowna, warto jednak pamiętać, że pola zaznaczone na szaro przeznaczone są do uzupełnienia przez urząd skarbowy.

Prawidłowe uzupełnienie deklaracji VAT-26 należy rozpocząć od uzupełnienia numeru identyfikacji podatkowej NIP. Pozycja przeznaczona na tę informację to nr 1. ,,Identyfikator podatkowy NIP”, mieści się w lewym górnym rogu dokumentu. 

CZĘŚĆ A. FORMULARZA VAT-26 – MIEJSCE I CEL SKŁADANIA INFORMACJI

W części A. formularza w pozycji nr 5. należy wpisać właściwy urząd skarbowy, do którego złożony ma zostać VAT-26. Następnie należy określić cel złożenia formularza, przewidziane są tutaj dwie możliwości:

  • zgłoszenie, któremu przypisana jest pozycja nr 6.;
  • aktualizacja, w wypadku gdy zmianie ulega sposób wykorzystania samochodu w firmie, co należy wpisać w pozycję nr 7.

Aktualizację zgłasza się w urzędzie skarbowym najpóźniej na dzień przed zachodzącymi zmianami

CZĘŚĆ B. FORMULARZA VAT-26 – DANE IDENTYFIKACYJNE PODATNIKA

W części B. formularza uzupełnić należy informacje dotyczące osoby, która dokonuje zgłoszenia na deklaracji VAT-26, czyli podatnika, takie jak:

  • pełna nazwa – w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną;
  • rodzaj podatnika – w przypadku podatnika niebędącego lub będącego osobą fizyczną;
  • nazwisko, pierwsze imię i data urodzenia – w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną. 

CZĘŚĆ C. FORMULARZA VAT-26 — DANE POJAZDU SAMOCHODOWEGO WYKORZYSTYWANEGO WYŁĄCZNIE DO DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 

Część C. formularza VAT-26 przeznaczona jest na najważniejsze informacje, czyli te dotyczące zgłoszonego pojazdu. Należy tutaj wpisać:

  • markę pojazdu;
  • model pojazdu;
  • numer rejestracyjny;
  • rok produkcji;
  • datę nabycia pojazdu: 
    • data importu – w przypadku importu;
    • data dopuszczenia go do użytku – w przypadku kupna nowego pojazdu;
    • data przejęcia w użytkowanie – w przypadku używania pojazdu na podstawie dzierżawy, leasingu lub umowy najmu;
    • data planowanego przejęcia w użytkowanie – w przypadku uiszczenia pierwszej opłaty w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty na poczet pojazdu, który zostanie przejęty;
  • data poniesienia pierwszych kosztów związanych z pojazdem;
  • datę zmiany wykorzystania pojazdu, jeżeli celem złożenia deklaracji jest aktualizacja. 

CZĘŚĆ D. FORMULARZA VAT-26 – PODPIS PODATNIKA LUB OSOBY REPREZENTUJĄCEJ PODATNIKA 

W części D. formularza należy wpisać:

  • imię;
  • nazwisko;
  • numer telefonu kontaktowego;
  • datę wypełnienia formularza;
  • podpis podatnika lub osoby reprezentującej. 

Jak wypełnić VAT-26 – dodatkowe informacje 

Składając deklarację VAT-26 warto pamiętać, że:

  • termin składania wniosku, to do 25 dnia kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym poniesione zostały pierwsze koszty związane z pojazdem, jeżeli celem składania informacji jest zgłoszenie, a w przypadku aktualizacji – do końca miesiąca, w którym następuje zmiana;
  • pierwszy wydatek związany z pojazdem jest rozumiany już jako wpłata zaliczki na poczet zakupu; 
  • usługa jest bezpłatna, dodatkowe koszty związane są jedynie z pełnomocnictwem;
  • deklaracja przyjmowana jest natychmiastowo i nie wymaga oczekiwania;
  • niewywiązanie się z obowiązku złożenia deklaracji VAT-26 wiąże się z karą do 720 stawek dziennych. 

Jesteś w trakcie poszukiwania zaufanych księgowych? Służymy pomocą. Jako Biznes Hub prowadzimy biuro rachunkowe online. Nasza doświadczona kadra kompleksowo zajmie się księgowością Twojej firmy.